L’UNHCR – Haut Commissariat des Nations unies pour les réfugiés, aussi connu sous le nom d’Agence des Nations unies pour les réfugiés, basé à Genève, est un programme de l’Organisation des Nations unies.
Cadre organisationnel et relations de travail
Le responsable administratif adjoint est chargé de soutenir le bureau dans la mise en œuvre des tâches générales administratives et de gestion des ressources. Le titulaire aide le superviseur dans toutes les questions administratives sur les tâches quotidiennes et contribuant à la livraison des activités administratives.
Il contribuera à établir et à maintenir des mécanismes de contrôle administratif efficaces pour garantir la conformité aux règles et procédures administratives, financières et des ressources humaines des Nations Unies. Les contacts sur les problèmes administratifs / budgétaires concernent principalement les sections / unités / bureaux au sein de l’organisation à la fois au siège et dans le domaine et avec des fournisseurs / services locaux pour assurer la prestation des services et la résolution de problèmes difficiles. Les contacts externes fréquents sont des homologues d’autres organisations ou des gouvernements nationaux au niveau de travail liés aux questions importantes pour les programmes de l’organisation.
La supervision directe est reçue du superviseur immédiat. Le titulaire fera également référence aux manuels du HCR et des Nations Unies et des documents de politique concernant les règles et règlements administratifs.
Le titulaire peut superviser directement le personnel de service général.
Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de l’exécution de leurs fonctions, comme en témoignent leur description de poste. Ils le font au sein de leurs autorités déléguées, conformément au cadre réglementaire du HCR, qui comprend la Charte des Nations Unies, les réglementations et les règles du personnel des Nations Unies, les politiques du HCR et les instructions administratives ainsi que les cadres de responsabilité pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière conforme aux compétences centrales, fonctionnelles, interfonctionnelles et managériales et les valeurs fondamentales du professionnalisme, de l’intégrité et du respect de la diversité du HCR.
Devoirs
– Surveillez le personnel quotidien et les opérations administratives du bureau.
– Participe au recrutement et à la formation du personnel des services généraux pour un travail spécialisé et non spécialisé et affectez le personnel de service général pour répondre aux exigences de travail.
– Supervise les activités concernées par l’entretien des bureaux et des terrains, la sécurité, les transports et les services similaires.
– Briefes du personnel international sur les questions administratives générales, donnez des conseils et assurez le soutien administratif au besoin.
– Contribue à la préparation des soumissions de procédures et de pratiques nouvelles ou révisées.
– Prépare la correspondance, les rapports spéciaux, les évaluations et les justifications requis sur les questions administratives générales.
– gère toutes les questions de personnel liées aux dossiers de fréquentation, délivrance des visas, licence, etc.
– Coordonner les activités de formation et de renforcement des capacités au personnel des zones liées à l’administration.
– Faciliter le voyage de mission de mission, notamment le suivi des autorisations de voyage, des réservations, des billets.
– Soutenir l’identification et la gestion des risques et chercher à saisir les opportunités ayant un impact sur les objectifs dans le domaine de la responsabilité. Assurer la prise de décision dans le risque basé dans le domaine fonctionnel du travail. Soulever des risques, des problèmes et des préoccupations à un superviseur ou à des collègues fonctionnels pertinents.
– Effectuer d’autres tâches connexes au besoin.
Qualifications minimales
- Éducation et expérience de travail professionnel
Années d’expérience / niveau - Pour P1 / NOA – 1 an d’expérience pertinente avec un diplôme de premier cycle; ou aucune expérience en diplôme d’études supérieures; ou aucune expérience avec doctorat
Domaine (s) de l’éducation
Administration publique ou commerciale; Économie; ou tout autre champ pertinent.
Certificats et / ou licences
Non spécifié.
Expérience professionnelle pertinente
Essentiel
Non spécifié.
Souhaitable
Bonne connaissance des règles et procédures administratives du HCR. Achèvement des programmes d’apprentissage du HCR ou une formation spécifique pertinente aux fonctions du poste.
Compétences fonctionnelles
* L’alphabétisation informatique
Règles, réglementations et procédures administratives du HCR / HCR
Communication co-stratégique
Co-rédaction et documentation
Règles et procédures d’approvisionnement SC-UN / HCR
BU-PEOPLESOFT EPM / Budget
Gestion des ressources MG
(Les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque * sont essentielles)
Exigences linguistiques
Pour les emplois internationaux de service professionnel et de terrain: connaissance de l’anglais et de la langue de travail des Nations Unies de la station des droits sinon en anglais.
Pour les emplois professionnels nationaux: connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU de la station de devoir sinon l’anglais et la langue locale.
Pour les emplois de service général: Connaissance de l’anglais et / ou de la langue de travail de l’ONU de la station de devoir si ce n’est pas l’anglais.
Tous les membres de la main-d’œuvre du HCR doivent contribuer individuellement et collectivement à un environnement de travail où chaque personne se sent en sécurité et habilitée à exercer ses fonctions. Cela inclut en démontrant aucune tolérance à l’exploitation sexuelle et aux abus, le harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, le sexisme, les inégalités de genre, la discrimination et l’abus de pouvoir.
En tant qu’individus et en tant que gestionnaires, tous doivent être proactifs pour prévenir et répondre à une conduite inappropriée, soutenir le dialogue continu sur ces questions et parler et rechercher des conseils et un soutien à partir de ressources pertinentes du HCR lorsque ces problèmes surviennent.
Il s’agit d’une description de poste standard pour tous les travaux du HCR avec ce titre et le niveau scolaire. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications essentielles et / ou souhaitables supplémentaires relatives à l’opération et / ou à la position spécifiques. Toutes ces exigences sont incorporées par référence dans cette description de poste et seront prises en compte pour le dépistage, la présélection et la sélection des candidats.
Profil candidat souhaité
Le candidat idéal devrait avoir au moins 2 ans d’expérience progressivement responsable en administration, finance, logistique ou opération, de préférence dans un contexte humanitaire, ONG ou ONU. Les qualifications clés comprennent de solides compétences en gestion du budget, en achat, en administration des contrats et en coordination logistique. La familiarité avec les processus de gestion financière et les tâches administratives (par exemple, les dossiers du personnel, le traitement des paiements et la documentation) est essentielle.
L’expérience des opérations de réfugiés et humanitaires, de compréhension des procédures opérationnelles du HCR et de maîtrise des systèmes ERP (par exemple, PeopleSoft, SAP, Vision) et Microsoft Office Suite (en particulier Excel) est hautement souhaitable. La connaissance de base des systèmes d’approvisionnement et des outils de gestion de la logistique est un plus.
Le candidat doit avoir de solides compétences en organisation, en résolution de problèmes et en communication, avec la capacité de hiérarchiser les tâches, de gérer les délais et de travailler efficacement dans une équipe multiculturelle. L’adaptabilité, l’attention aux détails et la capacité de maintenir la confidentialité sont également cruciaux pour réussir dans ce rôle.
Considérations de sécurité et de santé au travail:
Pour consulter la sécurité au travail et les considérations de santé pour ce poste, veuillez visiter : https://wwwnc.cdc.gov/travel
Nature de la position:
En République du Congo, le HCR est exploité à partir de trois emplacements: Country Office à Brazzaville, bureau de terrain à Betou et Bureau de terrain Gamboma répondant aux besoins de protection des réfugiés (situation prolongée et urgence L1). L’urgence L1 a conduit à une augmentation du personnel et du personnel affilié dans l’opération.
Le responsable administratif adjoint relèvera du responsable des opérations, assume les tâches administratives pour assurer le fonctionnement global du bureau du HCR en République du Congo.
Assurer le traitement approprié des transactions financières, y compris la gestion des budgets, la garantie des procédures financières est respectée, le traitement des paiements et la coordination avec l’équipe financière.
Cette position nécessite une coordination avec tous les collègues de l’opération.
Conditions de vie et de travail:
Brazzaville, la capitale de la République du Congo, est une ville enclavée située sur la rive nord de la rivière Congo, directement en face de Kinshasa, la capitale de la République démocratique du Congo. Avec une population de 2,5 millions d’habitants, c’est la plus grande ville du pays. Brazzaville abrite toutes les principales institutions gouvernementales, ministères, agences des Nations Unies, universités, écoles et installations médicales, y compris les hôpitaux et les cliniques. En revanche, Pointe-Noire, la deuxième plus grande ville du pays, sert de centre commercial et de pétrole, situé sur la côte atlantique et à environ six heures en voiture.
La vie à Brazzaville est la plus chère du Congo, avec une congestion régulière du trafic et des routes de qualité modérée. Le centre-ville bénéficie d’une bonne sécurité en raison d’une forte présence policière, et il est recommandé que le personnel international vive dans des zones sécurisées désignées. Le bureau de campagne du HCR est situé au centre, près de la clinique des Nations Unies, qui dessert le personnel du HCR et leurs familles. Cependant, le système de santé est sous-développé par rapport à d’autres grandes villes comme Accra, Casablanca, Nairobi, Pretoria et Tunis. Des problèmes de santé graves, notamment Covid-19, nécessitent généralement une évacuation médicale. Le paludisme est répandu, donc des précautions supplémentaires sont nécessaires.
Brazzaville éprouve un climat subtropical, avec deux saisons sèches et deux saisons de pluie par an.
Qualifications supplémentaires
Compétences
BU-PEOPLESOFT EPM / Budget, co-rédaction et documentation, communication co-stratégique, alphabétisation informatique, gestion des ressources MG, règles et procédures d’achat SC-UN / HCR
Éducation
Baccalauréat ès arts (BA): Administration des affaires, baccalauréat ès arts (BA): Économie, baccalauréat ès arts (BA): Administration publique.
Certifications
Expérience de travail
Compétences
Responsabilité, pensée analytique, orientation des clients et des résultats, engagement en faveur de l’apprentissage continu, de la communication, de l’autonomisation et de la construction de la confiance, du jugement et de la prise de décision, de la gestion des performances, de la gestion des ressources, de la sensibilisation à l’organisation, de la planification et de l’organisation, de la gestion des parties prenantes, du travail d’équipe et de la collaboration.
Informations Complémentaires
La version anglaise est considérée comme originale et faisant autorité, la traduction vers d’autres langues sert l’objectif de la publicité des postes locaux, le cas échéant, mais ne sont pas considérés comme des traductions officielles
Le candidat idéal doit avoir au moins 2 ans d’expérience progressive dans l’administration, la finance, la logistique ou les opérations, de préférence dans un contexte humanitaire, ONG ou ONU. Les qualifications clés incluent de solides compétences en gestion de budget, approvisionnement, administration des contrats et coordination logistique. La connaissance des processus de gestion financière et des tâches administratives (par exemple, gestion des dossiers du personnel, traitement des paiements et archivage de documents) est essentielle.
Une expérience dans les opérations de réfugiés et humanitaires, la compréhension des procédures opérationnelles du HCR, ainsi que la maîtrise des systèmes ERP (par exemple, PeopleSoft, SAP, VISION) et de la suite Microsoft Office (en particulier Excel) est fortement souhaitée. Une connaissance de base des systèmes d’approvisionnement et des outils de gestion logistique constitue un atout.
Le candidat doit posséder de solides compétences en organisation, résolution de problèmes et communication, avec la capacité de prioriser les tâches, de gérer les délais et de travailler efficacement au sein d’une équipe multiculturelle. L’adaptabilité, l’attention aux détails et la capacité à maintenir la confidentialité sont également cruciales pour réussir dans ce rôle.
Clairance fonctionnelle
Cette position nécessite un dégagement fonctionnel.
