Le Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés, aussi connu sous le nom d’Agence des Nations unies pour les réfugiés, basé à Genève, est un programme de l’Organisation des Nations unies.
Description de poste standard
L’associé à l’approvisionnement gère et soutient toutes les activités relatives à la fonction de la chaîne d’approvisionnement, y compris la planification, l’approvisionnement et l’approvisionnement, le transport, l’expédition, le dédouanement, l’entreposage, la gestion des actifs et de la flotte et la surveillance dans la zone de responsabilité.
Le titulaire est supervisé par un poste d’approvisionnement de niveau supérieur et reçoit régulièrement des conseils et des instructions du superviseur sur les étapes successives. Le titulaire du poste peut superviser certains membres du personnel du bureau. Le titulaire entretient des contacts réguliers au niveau opérationnel sur les questions courantes avec d’autres bureaux du HCR, des organismes des Nations Unies, des ONG, des partenaires gouvernementaux et des entrepreneurs commerciaux dans la région afin de faciliter l’exécution de la fonction d’approvisionnement. Le titulaire a pour mission d’appuyer et de suivre les activités d’approvisionnement qui lui sont confiées dans la zone géographique couverte, tout en faisant preuve d’efficacité dans l’utilisation des ressources disponibles.
Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de l’exécution de leurs tâches telles qu’elles figurent dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel de l’ONU, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilisation pertinents. En outre, les fonctionnaires sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière conforme aux compétences de base, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et aux valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.
Tâches
– Conformément aux règles et procédures de la chaîne d’approvisionnement, soutenir les activités d’approvisionnement connexes pour faciliter les processus de bout en bout du HCR afin d’assurer une livraison rapide et de qualité des biens et services aux personnes relevant de la compétence du HCR.
– Préparer des plans pour la livraison de secours et d’autres articles non alimentaires en fonction des besoins opérationnels et mettre régulièrement à jour les informations dans les systèmes
informatiques du HCR – Appliquer la stratégie d’approvisionnement et d’achat du HCR lors de la planification de l’achat de produits et de services importants. Mettre à jour les informations dans les systèmes informatiques du HCR. Assurer le dédouanement des envois en temps voulu.
– Tenir des registres précis et complets sur les activités d’approvisionnement et fournir des rapports et des mises à jour en temps opportun périodiquement et sur demande.
– Évaluer les demandes d’achat pour s’assurer que les spécifications, les dates de livraison et toutes les autres exigences sont en ordre.
– Rédiger et expédier des demandes de devis et/ou des offres, et aider à évaluer les offres et rédiger les tableaux d’offres, préparer des propositions d’attribution de marchés au Comité des marchés.
– Préparer les bons de commande et envoyer les confirmations, les demandes d’inspection et toute autre correspondance, et surveiller la fabrication et le transport des marchandises commandées pour assurer une livraison en temps opportun.
– Fournir des orientations et des conseils sur les politiques et procédures d’achat du HCR pour soutenir et aider les opérations demandeuses, les entités du siège et autres, le cas échéant.
– Fournir des rapports de gestion des actifs, des rapports personnalisés, et recueillir des informations sur tous les actifs et fournir des rapports détaillés périodiquement et sur demande.
– Surveiller la qualité et l’exactitude des données relatives à la chaîne d’approvisionnement dans les systèmes d’entreprise pertinents. Compiler et analyser des informations statistiques, identifier desles fins et les développements dans les questions liées à la chaîne d’approvisionnement qui aideront à la prise de décision.
– Diffuser et promouvoir les politiques, normes et orientations mondiales du HCR en matière de gestion de la chaîne d’approvisionnement.
Dans les bureaux régionaux :
– Suivre l’avancement d’opérations spécifiques et fournir des conseils qui garantissent une mise en œuvre rapide.
– Aider à encadrer et à conseiller les personnes sur demande.
– Suivre les indicateurs clés de performance mondiaux de l’approvisionnement pour la région et aider à concevoir des indicateurs régionaux, au besoin.
– Surveiller tous les exercices périodiques d’approvisionnement tels que les rapprochements mensuels, les exercices d’inventaire physique trimestriels et les procédures de clôture des comptes de fin d’année et s’assurer qu’ils sont mis en œuvre dans toute la région et fournir des rapports pertinents aux cadres supérieurs.
– Aider les opérations nationales dans la gestion du MSRP.
– Soutenir l’analyse des rapports financiers des pays et travailler avec les chefs de l’équipe d’approvisionnement des opérations pays pour traiter les zones rouges liées aux aspects des opérations d’approvisionnement.
– Soutenir les plans d’évaluation des besoins des pays et aider à les combiner dans les plans régionaux d’approvisionnement et suivre leur mise en œuvre et leurs changements en temps opportun en fonction des besoins opérationnels.
– Soutenir le travail du Comité régional des contrats (CCR) en compilant et en vérifiant les documents pour les réunions du CCR, en rédigeant des procès-verbaux et en communiquant les décisions.
Dans les opérations pays :
– Assurer la liaison locale avec les partenaires pour soutenir efficacement les activités d’approvisionnement.
– Gérer le stockage des marchandises conformément aux « meilleures pratiques » et aux règles et règlements du HCR.
– Coordonner les activités d’approvisionnement des partenaires du HCR et/ou des sous-traitants effectuant des activités liées à l’approvisionnement, et s’assurer qu’ils comprennent et respectent les règles et procédures pertinentes du HCR ;
– Mettre en œuvre une gestion efficace des actifs et de la flotte qui surveille régulièrement le parc d’actifs/flotte, réduit les coûts et préserve l’investissement de l’organisation, y compris la réception, l’inspection, l’enregistrement et le marquage des nouvelles immobilisations corporelles, l’organisation de la vérification physique des EPI, s’assurer que les accords d’EPI sont correctement émis et signés, et préparer les formulaires et les dossiers d’élimination pour le conseil de gestion des actifs, et organiser l’élimination des EPI conformément aux décisions du conseil de gestion des actifs.
– Soutenir l’identification et la gestion des risques et chercher à saisir les opportunités ayant un impact sur les objectifs dans le domaine de responsabilité. Assurer la prise de décision en fonction des risques dans le domaine fonctionnel du travail. Soulever les risques, les problèmes et les préoccupations à un superviseur ou à un ou plusieurs collègues fonctionnels concernés.
Effectuer d’autres tâches connexes au besoin.
Qualifications minimales
Éducation et expérience professionnelle
Années d’expérience / Niveau de diplôme Pour G6 – 3 ans d’expérience pertinente avec un diplôme d’études secondaires ; ou 2 ans d’expérience professionnelle pertinente avec un baccalauréat ou l’équivalent ou un ou plusieurs domaines d’études s.o . Certificats et/ou licences en Commerce, administration des affaires, économie, marketing ou dans un domaine connexe (les certificats et licences marqués d’un astérisque* sont essentiels)
Expérience professionnelle pertinente essentielle :
Non spécifiée.
Souhaitable :
Autres formations de l’ONU en matière d’achats et de logistique – telles que le Bureau des services d’achats interorganisations et le PNUD.
Compétences fonctionnelles
Connaissances informatiques
SC-PeopleSoft Gestion de la chaîne d’approvisionnement
SC-Planification de l’approvisionnement
SC-Dédouanement
SC-Logistique
SC-Gestion des entrepôts
SC-Gestion des actifs
SC-Gestion de flotte(Les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque* sont essentielles)
Exigences linguistiques
Pour les postes d’administrateur recruté sur le plan international et d’agent du Service mobile : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, à défaut de l’anglais.
Pour les postes d’administrateur recruté sur le plan national : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, à défaut de l’anglais et de la langue locale.
Pour les emplois d’agent des services généraux : Connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, si ce n’est pas l’anglais.
Tous les membres du personnel du HCR doivent, individuellement et collectivement, contribuer à un environnement de travail où chacun se sent en sécurité et habilité à accomplir ses tâches. Cela inclut de ne faire preuve d’aucune tolérance pour l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, le sexisme, l’inégalité entre les sexes, la discrimination et l’abus de pouvoir.
En tant qu’individus et en tant que gestionnaires, tous doivent être proactifs dans la prévention et la réponse aux comportements inappropriés, soutenir le dialogue continu sur ces questions et s’exprimer et demander conseil et soutien aux ressources pertinentes du HCR lorsque ces problèmes surviennent.
Il s’agit d’une description de poste standard pour tous les emplois du HCR avec ce titre de poste et ce niveau de classe. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications essentielles et/ou souhaitables supplémentaires liées à l’opération et/ou au poste spécifique. Ces exigences sont incorporées par référence dans la présente description de poste et seront prises en compte pour la présélection, la présélection et la sélection des candidats.
Profil du candidat souhaité
Langues requises (la capacité globale attendue est au moins de niveau B2) :
Français
,
Langues souhaitées
Anglais
,
Contexte opérationnel
Considérations relatives à la sécurité et à la santé au travail :
Nature du poste :
Conditions de vie et de travail :
Qualifications supplémentaires
Compétences
Informatique, Gestion des actifs, Dédouanement, Gestion de flotte, Logistique, Gestion de la chaîne d’approvisionnement, Planification de l’approvisionnement, Gestion de l’entrepôt, Gestion de l’entrepôt
Éducation
Lycée : Management de la logistique, Lycée : Supply Chain Management, Lycée : Supply Management
Certifications
Administration des entreprises – Autre, Economie – Autre, Programme de formation du HCR – HCR, Programme de formation de la chaîne d’approvisionnement du HCR – HCR, Bureau des services d’achats du Bureau des services d’achats du PNUD – Autre, Logistique – Autre, Marketing – Autre
Expérience professionnelle
Approvisionnement
Compétences
Responsabilité, Pensée analytique, Orientation client et résultats, Engagement envers l’apprentissage continu, Communication, Gestion des ressources, Conscience organisationnelle, Planification et organisation, Travail d’équipe et collaboration
Calculateur de salaire du HCR
https://icsc.un.org/Home/SalaryScales
Compendium
Informations complémentaires
Dégagement fonctionnel
Ce poste ne nécessite pas d’autorisation fonctionnelle
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