L’UNHCR recrute pour ce poste (20 Juin 2023)

Le Haut Commissariat des Nations unies pour les réfugiés (UNHCR) , aussi connu sous le nom d’Agence des Nations unies pour les réfugiés, basé à Genève, est un programme de l’Organisation des Nations unies. L’UNHCR recrute Associé à l’approvisionnement G6. L’UNHCR recrute Administrative Assistant.

 

Cadre organisationnel et relations de travail

L’assistant administratif fournira une assistance administrative au superviseur immédiat et/ou au chef du bureau et/ou à l’unité dans son ensemble pour s’assurer que les services et activités de routine dans le domaine administratif sont correctement mis en œuvre.

Selon des instructions spécifiques, le titulaire peut avoir besoin d’assurer la liaison avec d’autres entités internes ou externes, afin d’assurer une prestation efficace des services et l’atteinte des objectifs. Les affectations sont pour la plupart des tâches standard, y compris une interprétation limitée du sujet et un échange d’informations entre le personnel du bureau, du lieu d’affectation et les fonctionnaires externes d’autres institutions pour assurer une compréhension mutuelle. La charge de travail du titulaire et les affectations resteront sous la direction et la direction constantes du superviseur. L’adjoint administratif est un poste au sein d’unbureau/division/bureau qui nécessite une connaissance de base des règles administratives, des procédures ainsi que des normes opérationnelles d’un bureau du HCR. La nature de certains administratifs/personnelsles fonctions exigent discrétion et confidentialité. Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de l’exercice de leurs fonctions, comme indiqué dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilité pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière compatible avec les compétences essentielles, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et les valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.

Tâches Dans les limites des pouvoirs délégués, l’adjoint administratif sera responsable des tâches suivantes : (Ces tâches sont génériques et peuvent ne pas être exercées par tous les adjoints administratifs : se référer au contexte organisationnel).

• Organiserrendez-vous/réunionstant internes qu’externes, certaines impliquant des hauts fonctionnaires.
• Recevoir les visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques, répondre aux demandes d’information courantes et prendre des notes lors des réunions au besoin.
• Tenir à jour les dossiers et dossiers de bureau sur support papier et électronique ; classer et coder le matériel relatif à une variété de sujets ;
• Recevoir, examiner, trier et distribuer toute la correspondance entrante et sortante, la pochette et le matériel de bureau, mettre en évidence les éléments prioritaires et joindre les informations de base nécessaires. Maintenir un système de suivi.
• Peut être amené à maintenir/mettre à jour des fichiers confidentiels. – Rédiger la correspondance courante, les mémorandums et les rapports. Formatez des documents plus complexes en utilisant la technologie appropriée.
• Faciliter la mise en œuvre des formalités administratives du personnel et le traitement des documents liés aux voyages officiels, congés et mouvements de personnel. Soutenir les membres du personnel dans le traitement de la documentation relative au personnel.
• Maintenir l’inventaire du bureau et les stocks de fournitures de bureau. Surveiller la piste de gestion des actifs pour s’assurer que tous les achats administratifs et l’élimination des biens du HCR sont effectués et enregistrés avec précision.
• Assister le superviseur pour surveiller et enregistrerdépense/décaissementde fonds.
• Suivant les instructions du superviseur, prendre des dispositions logistiques et administratives pour les séminaires, ateliers et séances d’information qui peuvent être requis par le bureau/la division.
• Peut réglementer et surveiller la prestation de services de routine et/ou les changements de fournisseurs, le cas échéant ;
• Surveiller les installations et l’équipement des bureaux/complexes et, en consultation avec le superviseur, prendre les mesures appropriées pour assurer le bon fonctionnement à tout moment.
• Effectuer d’autres tâches connexes au besoin.

 

Qualifications minimales

Éducation et expérience de travail professionnelle

Années d’expérience / Niveau de diplôme G4 – 1 an d’expérience pertinente avec diplôme d’études secondaires ; ou Baccalauréat ou équivalent ou supérieur

Domaine(s) de formation N/A Certificats et/ou Licences Administration des affaires, finances, gestion de bureau, Ressources humaines ou autre domaine connexe (les certificats et licences marqués d’un astérisque * sont essentiels) Expérience professionnelle pertinente Essentielle Non spécifié Souhaitable Non spécifié Compétences fonctionnelles (ERP) (Les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque * sont essentielles) Exigences linguistiques pour les emplois professionnels internationaux et de service sur le terrain : connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si ce n’est pas l’anglais. Pour les emplois professionnels nationaux : connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, sinon de l’anglais et de la langue locale. Pour les emplois des services généraux : connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si ce n’est pas l’anglais. Tous les membres du personnel du HCR doivent, individuellement et collectivement, contribuer à un environnement de travail où chacun se sent en sécurité et habilité à accomplir ses tâches. Cela inclut en ne faisant preuve d’aucune tolérance pour l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, le sexisme, l’inégalité entre les sexes, la discrimination et l’abus de pouvoir. En tant qu’individus et en tant que responsables, tous doivent être proactifs dans la prévention et la réponse aux comportements inappropriés, soutenir un dialogue continu sur ces questions, s’exprimer et rechercher des conseils et un soutien auprès des ressources compétentes du HCR lorsque ces problèmes surviennent. Il s’agit d’une description de poste standard pour tous les emplois du HCR avec ce titre de poste et ce niveau. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications essentielles et/ou souhaitables supplémentaires relatives à l’opération et/ou au poste spécifique.

 

L’assistant administratif fournit une assistance administrative au supérieur immédiat et/ou au chef du Bureau et/ou à l’ensemble du Bureau pour veiller à ce que les services et activités courants dans le domaine administratif et financier soient correctement exécutés. Conformément aux instructions spécifiques, le titulaire peut avoir besoin d’assurer la liaison avec d’autres entités internes ou externes, afin d’assurer la prestation efficace des services et la réalisation des objectifs. Il s’agit pour la plupart des tâches courantes, notamment d’une interprétation limitée de la question et de l’échange d’informations entre le personnel du bureau, du lieu d’affectation et les fonctionnaires extérieurs d’autres institutions afin d’ assurer la compréhension mutuelle.

L’assistant administratif est un poste au sein d’une division ou d’un bureau qui exige une connaissance de base des règles administratives, des procédures et des normes opérationnelles d’un bureau du HCR. La nature de certaines fonctions administratives et de personnel exige discrétion et confidentialité.

Tous les membres du personnel du HCR sont tenus de s’acquitter de leurs tâches telles qu’elles sont décrites dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilisation pertinente. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière compatible avec les compétences de base, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et les valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.

Francais

Francais

 

Contexte opérationnel

Considérations relatives à la sécurité et à la santé au travail :

Nature du poste :

Conditions de vie et de travail :

Qualifications supplémentaires

Compétences

IT-Computer Literacy, IT-Enterprise Resource Planning (ERP), UN-UN/UNHCR Administrative Rules, Regulations and Procedures

Certificats

Administration des affaires – Autre, Finance – Autre, Programme d’apprentissage du HCR – UNHCR, Ressources humaines – Autre, Gestion de bureau – Autre

Compétences

Responsabilité, Orientation client et résultats, Engagement envers l’apprentissage continu, Communication, Sensibilisation organisationnelle, Planification et organisation, Travail d’équipe et collaboration

https://icsc.un.org/Home/SalaryScales

Compendium

Informations Complémentaires

La version anglaise est considérée comme originale et faisant autorité, la traduction dans d’autres langues sert à l’annonce de postes locaux, le cas échéant, mais n’est pas considérée comme une traduction officielle.

Fonctions :

Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le titulaire s’acquitte des fonctions ci-après : (Ces fonctions sont génériques et ne peuvent pas être reconnues par tous les assistants administratifs : veuillez vous référer au contexte organisationnel).

• Organisateur des rendez-vous / réunions internes et externes, certains impliquant des fonctionnaires de haut rang.
• Recevoir des visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques, répondre aux demandes d’information de routine et prendre des notes lors des réunions au besoin.
• Tenir à jour des dossiers et des dossiers de bureau papier et électroniques; classifier et coder le matériel relatif à une variété de sujets ;
• Recevoir, examiner, trier et distribuer toute la correspondance entrante et sortante, la valise diplomatique et le matériel de bureau, mettre en évidence les éléments prioritaires et joindre les informations de base nécessaires. Maintenir un système de suivi.
• Peut être tenu de maintenir/mettre à jour des dossiers confidentiels.
• Rédiger de la correspondance courante, des mémorandums et des rapports. Formatez des documents plus complexes à l’aide de la technologie appropriée.
• Faciliter la mise en œuvre des formalités administratives du personnel et le traitement des documents relatifs aux voyages officiels, aux congés et aux mouvements du personnel. Soutenir les membres du personnel dans le traitement de la documentation relative au personnel.
• Maintenir l’inventaire de bureau et les stocks de fournitures de bureau. Surveiller la piste de gestion des actifs pour s’assurer que tous les achats administratifs et l’aliénation des biens du HCR sont effectués et enregistrés avec précision.

Aider le superviseur à surveiller et à enregistrer les dépenses / décaissement des fonds.

• Suivre les instructions du superviseur, prendre des dispositions logistiques et administratives pour les séminaires, ateliers et réunions d’information qui peuvent être requis par le Bureau / Division.
• Peut réglementer et contrôler les prestataires de services ;
• Surveiller les installations et l’équipement du bureau et, en consultation avec le superviseur, prendre les mesures prévues pour leur bon fonctionnement à tout moment.
• S’acquitter de toutes les autres tâches connexes en fonction des besoins.

 

Qualifications minimales et expérience professionnelle requises

Qualifications minimales :

Années d’expérience / niveau de diplôme :

Pour G4 – 1 an d’expérience pertinente avec le diplôme d’études secondaires; ou Baccalauréat ou équivalent ou supérieur

Domaine(s) d’études

– Pas spécifié

Certificats et / ou licences :

Administration des affaires, finances, gestion de bureau, ressources humaines ou autre domaine connexe.
(Les certificats et licences marqués d’un astérisque * sont indispensables)

Expérience de travail pertinente :

Essentiel

Non specifié

Souhaitable

Non specifié

Compétences fonctionelles

*Connaissances informatiques
Règles et procédures administratives ONU-HCR/HCR
Règles et procédures financières ONU-ONU/HCR
Applications IT -PeopleSoft
((Les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque * sont essentielles)

Exigences linguistiques
Pour cet emploi des services généraux : le français, étant la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, est essentiel et la connaissance de l’anglais Exigences

Les compétences clés :

• Responsabilité
• Communication
• Conscience organisationnelle
• Travail d’équipe et collaboration
• Engagement envers la formation continue
• Orientation client et résultats

Compétences managériales :
– Pas specifié

Compétences transversales :
– Esprit d’analyse
– Planification et organisation

Eligibilité :

Les candidats doivent être des ressortissants de la République du Congo ou les candidats non citoyens du pays doivent se conformer à toutes les conditions d’éligibilité à l’emploi conformément aux conditions législatives en vigueur dans le pays.

Ce poste ne nécessite pas d’habilitation fonctionnelle

 

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