Le Haut Commissariat des Nations unies pour les réfugiés, aussi connu sous le nom d’Agence des Nations unies pour les réfugiés, basé à Genève, est un programme de l’Organisation des Nations unies.
Description de poste standard
L’assistant(e) administratif(ve) fournira une assistance administrative au superviseur immédiat et/ou au chef du Bureau, et/ou à l’unité dans son ensemble, afin de veiller à ce que les services et activités courants dans le domaine administratif soient correctement mis en œuvre. Selon des instructions précises, le titulaire peut avoir besoin d’assurer la liaison avec d’autres entités internes ou externes afin d’assurer la prestation efficace des services et l’atteinte des objectifs. Il s’agit pour la plupart de tâches courantes, notamment d’une interprétation limitée des sujets et d’un échange d’informations entre le personnel du bureau, du lieu d’affectation et des fonctionnaires externes d’autres institutions afin d’assurer la compréhension mutuelle. La charge de travail du titulaire et les affectations demeureront sous la direction constante du superviseur.
L’assistant administratif est un poste au sein d’un bureau, d’une division ou d’un bureau qui exige une connaissance de base des règles administratives, des procédures et des normes opérationnelles d’un bureau du HCR. La nature de certaines fonctions administratives et du personnel exige discrétion et confidentialité.
Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de l’exécution de leurs tâches telles qu’elles figurent dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel de l’ONU, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilisation pertinents. En outre, les fonctionnaires sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière conforme aux compétences de base, fonctionnelles, inter fonctionnelles et de gestion et aux valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.
Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, l’adjoint(e) administratif(ve) s’acquitte des tâches suivantes : (Ces tâches sont génériques et peuvent ne pas être exercées par tous les adjoint(e)s administratif(ve)s : veuillez vous référer au contexte organisationnel).
– Organiser des rendez-vous/réunions internes et externes, certains impliquant des fonctionnaires de haut rang.
– Recevoir les visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques, répondre aux demandes d’information courantes et prendre des notes lors des réunions au besoin.
– Tenir à jour les dossiers et les dossiers du bureau papier et électronique ; classer et coder des documents relatifs à divers sujets ;
– Recevoir, examiner, trier et distribuer toute la correspondance entrante et sortante, la valise de bureau et le matériel, mettre en évidence les éléments prioritaires et joindre les informations générales nécessaires. Maintenir un système de suivi.
– Peut être tenu de maintenir/mettre à jour des dossiers confidentiels.
– Rédiger la correspondance, les notes de service et les rapports courants. Formatez des documents plus complexes en utilisant la technologie appropriée.
– Faciliter l’exécution des formalités administratives du personnel et le traitement des documents relatifs aux voyages, congés et mouvements du personnel. Aider les membres du personnel à traiter les documents liés au personnel.
– Maintenir l’inventaire du bureau et les stocks de fournitures de bureau. Surveiller la gestion des biens pour s’assurer que tous les achats administratifs et la cession des biens du HCR sont effectués et enregistrés avec précision.
– Aider le superviseur à surveiller et à enregistrer les dépenses et les décaissements de fonds.
– Suivre les instructions du superviseur prendre les dispositions logistiques et administratives nécessaires pour les séminaires, ateliers et réunions d’information qui peuvent être demandés par le Bureau ou la Division.
– Réglementer et surveiller la prestation régulière de services et/ou les changements de fournisseurs, le cas échéant ;
– Surveiller les installations et l’équipement des bureaux et des complexes et, en consultation avec le superviseur, prendre les mesures appropriées pour assurer le bon fonctionnement à tout moment.
– Soutenir l’identification et la gestion des risques et chercher à saisir les opportunités ayant un impact sur les objectifs dans le domaine de responsabilité. Assurer la prise de décision en fonction des risques dans le domaine fonctionnel du travail. Soulever les risques, les problèmes et les préoccupations à un superviseur ou à un ou plusieurs collègues fonctionnels concernés.
– Effectuer d’autres tâches connexes au besoin.
Qualifications minimales Éducation et expérience professionnelle
Années d’expérience / Niveau de diplôme G4 – 1 an d’expérience pertinente avec un diplôme d’études secondaires ; ou Baccalauréat ou l’équivalent ou plus.
Domaine(s) d’études
Sans objet.
Certificats et/ou licences Administration des
affaires, Finance, Gestion de bureau,
Ressources humaines ou autre domaine
connexe (Les certificats et licences marqués d’un astérisque* sont essentiels)
Expérience professionnelle pertinente Essentiel
Non spécifié
Souhaitable
Non spécifié
Compétences fonctionnelles*Informatique Informatique Alphabétisation
Règles, règlements et procédures administratifs de l’ONU/HCR Planification
des ressources informatiques (ERP)
(Les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque* sont essentielles)
Exigences linguistiques
Pour les postes d’administrateur recruté sur le plan international et les postes d’agent du Service mobile : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, si ce n’est pas l’anglais.
Pour les postes d’administrateur recruté sur le plan national : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, à défaut de l’anglais et de la langue locale.
Pour les emplois d’agent des services généraux : Connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, si ce n’est pas l’anglais.
Tous les membres du personnel du HCR doivent, individuellement et collectivement, contribuer à un environnement de travail où chacun se sent en sécurité et habilité à accomplir ses tâches. Cela inclut de ne faire preuve d’aucune tolérance pour l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, le sexisme, l’inégalité entre les sexes, la discrimination et l’abus de pouvoir.
En tant qu’individus et en tant que gestionnaires, tous doivent être proactifs dans la prévention et la réponse aux comportements inappropriés, soutenir le dialogue continu sur ces questions et s’exprimer et demander conseil et soutien aux ressources pertinentes du HCR lorsque ces problèmes surviennent.
Il s’agit d’une description de poste standard pour tous les emplois du HCR avec ce titre de poste et ce niveau de classe. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications essentielles et/ou souhaitables supplémentaires liées à l’opération et/ou au poste spécifique. Ces exigences sont incorporées par référence dans la présente description de poste et seront prises en compte pour la présélection, la présélection et la sélection des candidats.
Profil du candidat souhaité
Candidat capable d’utiliser Cloud ERP, e-SAFE, d’assurer la gestion de guest-house et de suivre les opérations financières liées aux avances opérationnelles, à la gestion de Cash Account et de Petty Cash. Experience UNHCR serait un atout.
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