L’Agence des Nations Unies pour les réfugiés (UNHCR) prend l’initiative de protéger les personnes forcées de fuir les guerres et les persécutions dans le monde, en leur fournissant une aide vitale, notamment un abri, de la nourriture et de l’eau pour garantir leur sécurité, leurs droits et leur dignité. L’UNHCR recrute un Agent administratif.
Description de poste standard
Cadre organisationnel et relations de travail
L’agent administratif est responsable de la mise en œuvre des tâches administratives générales et de gestion des ressources déléguées par le superviseur.
- Il/elle travaillera sous la supervision du superviseur, qui fournira des orientations générales et des plans de travail pour identifier les priorités de travail et les approches appropriées ; le travail est contrôlé pour atteindre les résultats attendus.
- Il / elle établira et maintiendra des mécanismes de contrôle administratif efficaces pour garantir le respect des règles et procédures administratives, financières et des ressources humaines de l’ONU. Les contacts sur les questions administratives/budgétaires se font principalement avec les sections/unités/bureaux au sein de l’organisation, tant au siège que sur le terrain, ainsi qu’avec les fournisseurs/services locaux pour assurer la fourniture de services et la résolution de problèmes difficiles.
- Le titulaire entretiendra des contacts externes fréquents avec ses homologues d’autres organisations ou au niveau opérationnel des gouvernements nationaux sur des questions importantes pour les programmes de l’Organisation.
- Il/elle agit en tant que conseiller ou représentant de l’Organisation avec autorité pour discuter des problèmes et rechercher un terrain d’entente sur lequel recommander des solutions basées sur des lignes directrices prédéterminées fournies par une autorité supérieure.
Le titulaire du poste peut superviser directement le personnel local.
Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de s’acquitter de leurs fonctions comme indiqué dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilisation pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière conforme aux compétences de base, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et aux valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.
Fonctions
- Contribuer à la fourniture des ressources (humaines, matérielles et services) nécessaires au soutien des activités quotidiennes du personnel du bureau.
- Surveiller le personnel quotidien et les opérations administratives du bureau.
- Fournir des conseils sur les politiques et procédures en matière de personnel et d’administration.
- Assurer la liaison avec le gouvernement et d’autres acteurs externes pour fournir des services de soutien essentiels (c’est-à-dire traitement des demandes de résidence, visas, exonérations fiscales, etc.).
- Assister à des réunions inter-agences et autres, en mettant un accent particulier sur l’administration générale, la sécurité du personnel et les questions de ressources humaines (c’est-à-dire les services communs), sur demande.
- Mettre en œuvre des processus et des procédures pour améliorer et renforcer les contrôles internes conformément aux règles et réglementations du HCR.
- Coordonner la préparation des besoins en matière de personnel et de budget administratif pour le bureau.
- Participer à un processus de passation de marchés compétitif pour la sélection, l’attribution et l’émission de contrats locaux, conformément aux réglementations, règles et procédures du HCR.
- Gérer les contrats pour les locaux, les services de nettoyage et de sécurité, ainsi que d’autres services, selon les besoins.
- Servir de membre du Comité Local des Contrats (LCC).
- Entreprendre des missions sur le terrain pour examiner les dispositions administratives et faire des recommandations appropriées si nécessaire.
- Fournir des conseils et une supervision sur les processus liés aux voyages en mission du personnel.
- En l’absence d’un RH Officer, préparer le recrutement, les nominations et les formalités administratives concernant le personnel local.
- Examiner et approuver le règlement des droits des employés, y compris l’indemnité journalière de subsistance, les salaires locaux et le plan d’assurance médicale (MIP).
- Coordonner les activités de formation et de renforcement des capacités du personnel dans les domaines liés à l’administration.
- En coordination avec les ressources humaines et la sécurité sur le terrain, entreprendre des examens périodiques pour garantir que les locaux du Bureau sont aménagés et que les logements du personnel sont gérés conformément aux politiques organisationnelles et que toutes les questions connexes sont portées à l’attention du DHR.
- Soutenir l’identification et la gestion des risques et chercher à saisir les opportunités ayant un impact sur les objectifs dans le domaine de responsabilité. Assurer la prise de décision en matière de risques basée sur le domaine fonctionnel de travail. Faire part des risques, des problèmes et des préoccupations à un superviseur ou à un ou plusieurs collègues fonctionnels concernés.
- Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.
Qualifications minimales
Années d’expérience/niveau de diplôme
Pour P3/CNP – 6 années d’expérience pertinente avec un diplôme de premier cycle ; ou 5 ans d’expérience pertinente avec un diplôme d’études supérieures ; ou 4 ans d’expérience pertinente avec un doctorat
Domaine(s) de l’éducation
Comptabilité, administration publique, administration des affaires, économie
ou autre domaine pertinent.
Certificats et/ou licences
Non précisé
Expérience professionnelle pertinente
Essentielle
Au moins 2 ans d’expérience professionnelle pertinente dans une organisation intergouvernementale (Nations Unies ou similaire). Bonne connaissance des règles et procédures administratives et des ressources humaines des Nations Unies. Excellentes compétences informatiques, en particulier dans les applications MS Office.
Souhaitable
Achèvement du programme d’apprentissage pertinent du HCR.
Compétences fonctionnelles
MG-Resource Management
GB-Building Maintenance
SC-Contract management
SC-Inventory / Stock management
MG-Office Management
(Les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque* sont essentielles)
Exigences linguistiques
Pour les emplois professionnels internationaux et de service sur le terrain : Connaissance de l’anglais et de l’ONU langue de travail du lieu d’affectation si ce n’est l’anglais.
Pour les emplois d’administrateur national : connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, sinon de l’anglais et de la langue locale.
Pour les emplois des services généraux : connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si ce n’est pas l’anglais.
Tous les membres du personnel du HCR doivent, individuellement et collectivement, contribuer à un environnement de travail où chacun se sent en sécurité et habilité à accomplir ses tâches. Cela inclut le fait de ne faire preuve d’aucune tolérance à l’égard de l’exploitation et des abus sexuels, du harcèlement, y compris du harcèlement sexuel, du sexisme, de l’inégalité entre les sexes, de la discrimination et de l’abus de pouvoir.
En tant qu’individus et en tant que gestionnaires, tous doivent être proactifs pour prévenir et répondre aux comportements inappropriés, soutenir un dialogue continu sur ces questions et s’exprimer et rechercher des conseils et un soutien auprès des ressources compétentes du HCR lorsque ces problèmes surviennent.
Il s’agit d’une description de poste standard pour tous les emplois du HCR avec ce titre de poste et ce niveau de grade. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications essentielles et/ou souhaitables supplémentaires liées à l’opération et/ou au poste spécifique. Toutes ces exigences sont incorporées par référence dans la présente description de poste et seront prises en compte pour la présélection, la présélection et la sélection des candidats.
Profil du candidat souhaité
- Adaptabilité, technologie pour faire face à l’introduction récente de Workday et de Cloud ERP
- Capacité à superviser une charge de travail importante liée aux ressources humaines pour le personnel MCO
- Disponibilité de la mission pour soutenir d’autres bureaux SO.
- Une expérience en cas d’urgence est un atout car le contexte local peut changer facilement avec la possibilité d’un afflux supplémentaire important de PoC -Connaissance des finances/budget/Compass.
Langues requises (la capacité globale attendue est d’au moins le niveau B2) :
Français
Contexte opérationnel
Considérations relatives à la sécurité et à la santé au travail
Pour consulter les considérations en matière de sécurité et de santé au travail pour ce lieu d’affectation, veuillez visiter ce lien : https://wwwnc.cdc.gov/travel.
Nature du poste
Le bureau auxiliaire de Bertoua enregistre près de 330 000 réfugiés centrafricains, situés dans les régions de l’Est, de l’Adamaoua et du Nord du Cameroun où ils sont installés dans des sites aménagés ou hors de ceux-ci dans des zones où les populations sont déjà très vulnérables à la sécurité alimentaire, à la malnutrition, aux épidémies. et où l’accès aux services sociaux de base reste limité.
Au niveau opérationnel, Admin est confronté chaque année à une réduction des financements, ce qui a un impact global significatif sur la qualité de la réponse opérationnelle en faveur des réfugiés.
L’agent administratif fait partie de la haute direction d’un bureau. Il/elle sera supervisé directement par le chef du sous-bureau. Il/elle établira et maintiendra des mécanismes de contrôle administratif efficaces pour garantir le respect des règles et procédures financières, administratives et du personnel des Nations Unies.
Le titulaire du poste doit avoir une bonne maîtrise des outils de gestion des ressources du HCR tels que Workday, Compass, MSRP Supply and Financial Module, le nouveau logiciel Cloud ERP à venir et être capable de travailler couramment en français et en anglais étant donné que le poste est basé dans la partie francophone du HCR. pays.
Le titulaire devrait animer des sessions de renforcement des capacités sur les nouveaux outils ERP du HCR.
Le candidat supervisera le personnel administratif et financier des bureaux du HCR à Bertoua et supervisera et soutiendra techniquement le personnel administratif et financier à Batouri, Meiganga, Djohong et fournira un soutien physique et à distance à l’antenne de Touboro après la décision de déclasser le bureau en antenne avec un minimum de ressources présente du HCR.
Conditions de vie et de travail
Bertoua est un lieu d’affectation classé C et, à ce titre, ne connaît pas de cycle R&R. Les activités récréatives et sportives sont limitées avec une seule petite salle de fitness publique et un stade de football. Il n’y a pas de supermarché mais peu de magasins où le personnel doit se rendre régulièrement pour faire ses courses de produits de première nécessité. La vie est généralement abordable, y compris la nourriture et le logement. L’approvisionnement en électricité n’est pas conforme aux paramètres standards, des coupures de courant régulières sont observées à Bertoua et il faut compter sur un générateur ou sur l’énergie solaire. Il y a également une pénurie récurrente d’eau dans la région. Une maison autonome décente de 3 chambres variera entre 600 et 1 200 USD. Le climat à Bertoua est modéré : la température moyenne varie de 23 º à 29 º tout au long de l’année, la température étant de 31 º entre novembre et février. Il n’existe que quelques banques locales opérant à Bertoua, certaines d’entre elles disposant de services bancaires électroniques et de guichets automatiques.
Sécurité :
Bien que Bertoua reste au niveau de sécurité 1, l’ensemble reste propice au personnel et aux opérations du HCR en raison de l’environnement instable en République centrafricaine.
Écoles
Pas d’écoles internationales. Les écoles locales sont peu nombreuses et surpeuplées.
Equipements sanitaires (et risques sanitaires) : Bertoua qui est un centre important de la région de l’Est ne dispose que d’un seul hôpital public qui n’est pas bien équipé. Il existe des cas où le personnel est orienté vers les hôpitaux de la ville de Yaoundé pour un traitement approprié. Dans un pays où il n’existe pas de convention/accord avec certains hôpitaux, les soins de santé du personnel peuvent constituer un problème sérieux.
Installations de transport (c’est-à-dire accès aux établissements de santé par exemple)
Certaines entreprises privées assurent le transport uniquement entre Bertoua et Yaoundé et d’autres grandes villes du pays, ce qui rend difficile les déplacements du personnel et des familles. Le transport dans ce type de voitures particulières mal entretenues est fortement déconseillé par la DSS.
La ville ne dispose pas de taxis et le personnel rencontre des difficultés lorsque des membres de sa famille tombent malades au milieu de la nuit, sans espoir.
Qualifications supplémentaires
Éducation
Baccalauréat ès arts (BA) : Comptabilité, Baccalauréat ès arts (BA) : Administration des affaires, Baccalauréat ès arts (BA) : Économie, Baccalauréat ès arts (BA) : Finance, Baccalauréat ès arts (BA) : Administration publique.
Certifications
Comptabilité – Autres, Gestion Financière – Autres, Programme d’apprentissage en gestion du HCR – HCR
L’expérience professionnelle
Nombre de personnes relevant de la compétence du HCR servies, main-d’œuvre à superviser, travaillant avec des personnes relevant de sa compétence : réfugiés, travaillant avec des personnes relevant de sa compétence : apatrides.
Compétences
Responsabilité, orientation client et résultats, engagement envers l’apprentissage continu, communication, jugement et prise de décision, gestion de la performance, conscience organisationnelle, gestion des parties prenantes, travail d’équipe et collaboration.
Calculateur de salaire du HCR
https://icsc.un.org/Home/SalaryScales
Compendium
Ajouter. 2 au Recueil semestriel 2023 – Partie B
Informations Complémentaires
Jeu fonctionnel
Ce poste nécessite une autorisation fonctionnelle.
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