Le Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés (HCR) a été créé en 1950, au lendemain de la Seconde Guerre mondiale, pour aider des millions d’Européens qui avaient fui ou perdu leur maison. Nous avons eu trois ans pour terminer notre travail et ensuite nous dissoudre. Aujourd’hui, plus de 65 ans plus tard, notre organisation travaille toujours d’arrache-pied pour protéger et aider les réfugiés du monde entier.
Le titulaire est au service des membres du personnel qui partent en mission ou en voyage officiel et traite donc avec différentes entités du HCR ainsi qu’avec des partenaires externes ; l’exposition étendue aux usagers comprend des partenaires d’autres agences des Nations Unies, des bureaux de terrain du HCR et des compagnies de voyage.
L’associé à l’administration des voyages a un sens aigu du service aux voyageurs et du développement des relations de travail en équipe au-delà des limites de l’unité fonctionnelle.
Ce poste comporte également une partie importante de responsabilité financière en assurant la conformité avec les politiques de voyage du HCR et en déclenchant la confirmation des réservations auprès des agences de voyage et le paiement des droits de voyage au(x) voyageur(s).
L’associé à l’administration des voyages communique régulièrement avec les voyageurs, ce qui exige une approche positive, bien informée, orientée vers les solutions et le service. Pour assurer un soutien administratif sans faille aux voyageurs, il est de la plus haute importance que le titulaire soit capable de travailler sous pression de manière précise et avec une supervision limitée.
2. Description de tâchesSous
la supervision directe de lAdministrateur Principal chargé de lAdministration, lAssocié(e) à ladministration des voyages entreprendra les tâches suivantes :
– Servir de point de focal pour les questions relatives aux voyages officiels et aux visas et donner des conseils sur les questions liées aux processus et procédures de voyage.
– Maintenir et mettre à jour les données et les informations sur le processus d’autorisation et de demande de remboursement des TA (Travel autorisation), ainsi que les statistiques pertinentes pour la gestion des voyages et le contrôle budgétaire.
– Organiser et confirmer les réservations de voyage pour les membres du personnel, les affiliées et les participants aux réunions externes, conformément aux règles et règlements en vigueur,
– Créer et traiter les autorisations de voyage (TA), les avances de voyage et les demandes de remboursement de frais de voyage conformément aux règles et règlements administratifs pertinents ; répondre à toute question et/ou commentaire de l’agent certificateur ou approbateur.
– S’assurer que les passagers bénéficient des mesures de sécurité standard lors de chaque voyage.
– Contrôler le processus de certification et de demande de remboursement de frais de voyage et assurer la liaison avec les voyageurs pour les exigences de conformité.
– Produire des rapports et des analyses sur les dépenses de voyage et les statistiques connexes.
– Analyser les données à la demande de l’agence de voyage ou des fournisseurs de vols humanitaires. À ce titre, répondre aux demandes de renseignements du personnel et rédiger la correspondance de routine destinée à ces services externes.
– Assister les collègues en ce qui concerne les demandes de documents des Nations Unies et le traitement des demandes de visa, le cas échéant.
– Assurer le suivi des remboursements de billets d’avion auprès de l’agence de voyage.
– Informer le personnel international sur les questions administratives générales relatives aux visas, aux permis, à la sécurité ; fournir des conseils et assurer un soutien administratif si nécessaire.
– Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.
3. Qualifications minimales
Éducation et expérience professionnelle
Années d’expérience / Niveau de diplôme
Pour le G6 – 3 ans d’expérience pertinente avec un diplôme d’études secondaires ; ou 2 ans d’expérience pertinente avec un baccalauréat ou l’équivalent ou plus.
Certificats et/ou licences
Administration des entreprises, finances, comptabilité, Ressources Humaines ; ou tout autre domaine pertinent
Expérience professionnelle pertinente Essentiel
Familiarité avec Oracle-PeopleSoft ou tout autre système ERP. Bonne connaissance des politiques et procédures de voyage de l’ONU, du HCR, d’autres organisations internationales ou du secteur privé. Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite. Très bonne connaissance d’Excel.
SouhaitableOutils
Microsoft Office tels que Word, PowerPoint et Outlook. Expérience de la gestion de bases de données. Connaissance d’un GDS (de préférence Galileo ou Amadeus) et des tarifs aériens.
Compétences fonctionnelles
TV-Travel-Galileo (système de réservation mondial indiquant les prix des tarifs complets IATA)
TV-Travel-Amadeus Altéa (Système de gestion des clients)
CO-Communication interculturelleUN-UN
/UNHCR Règles, règlements et procédures administrativesExigences
linguistiques
Pour les emplois de services généraux : Connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si ce n’est pas l’anglais.
Eligibilité de candidats internes :
Les membres du personnel intéressés devraient consulter la politique sur le Recrutement et laffectation du personnel recruté localement (RALS du 1er mai 2020). Si vous avez des questions concernant votre admissibilité, vous pouvez également communiquer avec l’unité des RH.
Seuls les demandeurs qui ont un statut éligible au groupe 2 peuvent postuler les postes publiés en internes en vertu du RALS cité ci-dessus
Membres du personnel du HCR recrutés localement et actuellement titulaires d’un engagement temporaire (TA)
Anciens membres du personnel du HCR recrutés localement qui occupaient un poste à durée indéterminée ou à durée déterminée (dans les 2 ans suivant la séparation de service pour les hommes et 5 ans pour les femmes).
Volontaires nationaux des Nations Unies travaillant actuellement pour le HCR.
UNOPS national et les »Individual Contractor » travaillant actuellement pour le HCR.
Les membres actuels du personnel des services généraux du HCR occupant un poste à durée indéterminée ou à durée déterminée et qui postulent sur un poste de deux grades au-dessus du grade personnel du/de la fonctionnaire.
Les membres actuels du personnel du HCR dans la catégorie des administrateurs internationaux (P) occupant un poste à durée indéterminée ou à durée déterminée.
Les administrateurs (NO) recrutés sur le plan national du HCR en poste pour une durée indéterminée ou déterminée.
Des membres du personnel féminin recrutés localement dans d’autres organisations du système des Nations Unies détenant l’équivalent d’une nomination à durée indéterminée ou à durée déterminée.
Soumission des candidatures :
Les Candidats Interne (UNHCR) :
Login to MSRP Main Menu – Self-Service -Recruiting Careers Puis entrer le numéro de Job Opening pour trouver le Poste en question
Les Candidatures Externes
www.unhcr.org / puis naviguer sur Careers => Careers opportunities=> Vacants Central African Republic Numéro du Job opening
ou
https://public.msrp.unhcr.org/psc/RAHRPRDX/EMPLOYEE/HR/c/HRS_HRAM.HRS_APP_SCHJOB.GBL?FOCUS=Applicant&SiteID=2#_ga=2.51730089.1850961284.1602490176-21712462.1601555542
Aucune demande tardive ne sera acceptée. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Les candidats présélectionnés peuvent être soumis à un test écrit qui peut etre éliminatoire ou complémentaire et/ou une entrevue qui est une étape éliminatoire. Le HCR ne facture aucune redevance à aucun stade du processus de recrutement (demande, entrevue, traitement ou tout autre frais).
Le HCR encourage vivement les candidates qualifiées à ce poste. Le HCR cherche à faire en sorte que les hommes et les femmes reçoivent des chances égales de carrière. Le HCR s’est engagé à atteindre la diversité des effectifs en termes de sexe, de nationalité et de culture. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus stricte confidentialité.
Considération importante pendant la pandémie COVID-19 :
Comme nous continuons à fournir des services aux bénéficiaires au milieu de la pandémie COVID-19, cette dernière peut présenter un risque accru pour les personnes de plus de 65 ans et pour celles qui ont des conditions médicales préexistantes, don’t certaines sont énumérées ci-dessous. Les candidats sont fortement encouragés à les prendre en considération avant de postuler à cette affectation du HCR en République centrafricaine, où les installations médicales sont en général très pauvres, et à la nécessité d’une présence physique sur le lieu d’affectation pour cette affectation :
Diabète mal contrôlé (Hb1AC supérieur à 7%) ;
Des antécédents d’insuffisance cardiaque ;
Angine de poitrine instable ou infarctus du myocarde au cours des 6 derniers mois ;
Trouble pulmonaire obstructif chronique ou asthme nécessitant l’utilisation quotidienne d’un inhalateur ;
Chimiothérapie, radiothérapie ou immunothérapie en cours pour le traitement du cancer ;
Traitement à long terme avec des médicaments immunosuppresseurs ;
Patients en dialyse ;
Tout type de transplantation d’organe ;
VIH avec une charge virale détectable et un nombre de CD4 inférieur à 500 ;
Les grossesses ;
Toute autre condition qui affaiblit le système immunitaire ;
