Le Haut Commissariat des Nations unies pour les réfugiés, aussi connu sous le nom d’Agence des Nations unies pour les réfugiés, basé à Genève, est un programme de l’Organisation des Nations unies.
Cadre organisationnel et relations de travail
L’agent d’approvisionnement associé prend en charge toutes les activités relatives à la fonction de la chaîne d’approvisionnement, y compris la planification, l’approvisionnement, le transport, l’expédition, le dédouanement et la gestion de l’entreposage dans le domaine de responsabilité (AoR). Le poste peut être situé au Siège (au sein du DESS), dans un Bureau Régional ou dans un Bureau Pays.
Le titulaire est normalement supervisé par l’officier (principal) de l’approvisionnement ou un autre cadre supérieur ayant une fonction de supervision de l’approvisionnement qui définit les objectifs et fournit des orientations générales. Il / elle se référera également aux manuels du HCR et aux documents de politique pertinents. Le titulaire supervise normalement certains membres du personnel et/ou l’AWF.
Dans les bureaux et les opérations nationales, il/elle entretient des contacts réguliers au niveau opérationnel avec les autres agences des Nations Unies, les partenaires du HCR, les ONG, les partenaires gouvernementaux et les entrepreneurs commerciaux dans la zone d’opération.
Il / elle soutiendra une chaîne d’approvisionnement efficace qui permet au bureau de répondre aux besoins des personnes prises en charge ainsi que la livraison en temps opportun de biens et services de qualité aux personnes prises en charge. En outre, le titulaire contribuera à la maintenance d’une infrastructure de chaîne d’approvisionnement suffisamment robuste et flexible pour répondre aux besoins de l’opération et permettant des interventions d’urgence en temps opportun, ainsi que des partenaires efficaces pour soutenir les activités d’approvisionnement.
L’agent d’approvisionnement associé entretient des relations impartiales, éthiques et axées sur le client avec les fournisseurs et les organisations partenaires ; échange des informations avec ses homologues d’autres agences des Nations Unies et des organisations internationales dans les limites établies par les règles d’approvisionnement de l’ONU / HCR et aide aux actions d’approvisionnement conjointes si, selon les besoins et chaque fois que nécessaire.
Le titulaire soutiendra la coordination de la livraison de l’aide à partir de l’entrepôt régional, le cas échéant. Il / elle assurera la liaison avec le personnel du SMS qui gère les stocks mondiaux et qui gère la gestion globale des actifs et de la flotte, si et selon les besoins et le cas échéant.
Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de l’exercice de leurs fonctions, comme indiqué dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilité pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière compatible avec les compétences essentielles, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et les valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.
Fonctions
– Soutenir toutes les activités relatives à la fonction de la chaîne d’approvisionnement, y compris la planification, l’approvisionnement, le transport, l’expédition, le dédouanement, l’entreposage, la gestion des actifs et de la flotte, selon le cas.
– Soutenir le processus d’approvisionnement pour assurer une livraison rapide, rentable et adéquate des produits et services pour répondre aux besoins opérationnels.
– Identifier les partenaires pour les projets de chaîne d’approvisionnement en fonction des objectifs, des priorités, des forces et des ressources du partenaire et/ou du sous-traitant du HCR, selon des critères conformes aux règles et règlements du HCR.
– Développer des contacts pertinents et établir des relations constructives avec les agences des Nations Unies, les partenaires du HCR, les autorités gouvernementales et d’autres partenaires, le cas échéant.
– Garantir des enregistrements précis et complets sur les activités d’approvisionnement et fournir des rapports et des mises à jour en temps opportun, périodiquement et sur demande.
– Gérer les processus liés aux fournisseurs, y compris l’identification, l’évaluation et la sélection des fournisseurs en fonction de leur capacité à fournir des produits et des services. Assurez-vous que les bases de données principales des fournisseurs et des articles sont à jour.
– Superviser les processus d’appel d’offres et gérer la préparation des propositions d’attribution de contrats aux CoC concernés.
– Veiller à ce que les normes de qualité des produits et services soient respectées par les fournisseurs en fonction des besoins de l’emplacement et des spécifications d’appel d’offres/d’achat.
– Préparer des plans de livraison de secours et d’autres articles non alimentaires en fonction des besoins opérationnels et mettre régulièrement à jour les informations dans les systèmes informatiques du HCR.
– Appliquer la stratégie d’approvisionnement et d’approvisionnement du HCR lors de la planification de l’achat de produits et services importants.
– Assurer le dédouanement en temps opportun des envois et l’établissement et l’entretien de l’entreposage conformément aux « meilleures pratiques » et aux règles et réglementations du HCR.
– Gérer un système efficace de mainlevée et de redéploiement des marchandises.
– Superviser et coordonner, selon les besoins, la libération et le transport des secours et autres articles non alimentaires.
– Surveiller la qualité et l’exactitude des données liées à la chaîne d’approvisionnement dans les systèmes commerciaux pertinents. Compiler et analyser des informations statistiques, identifier les tendances et les développements dans les questions liées à la chaîne d’approvisionnement qui aideront à la prise de décision
– Mettre en œuvre les opérations d’approvisionnement en fonction des interprétations de la situation et des conclusions sur la meilleure façon de mettre en œuvre l’opération.
– Résoudre les difficultés de la chaîne d’approvisionnement locale en trouvant des solutions aux problèmes et aux goulots d’étranglement, et fournir des rapports réguliers sur les activités de la chaîne d’approvisionnement, l’état des demandes et la disponibilité des articles dans la chaîne d’approvisionnement.
– Diffuser, promouvoir l’engagement et surveiller le respect des politiques, normes et orientations mondiales du HCR en matière de gestion de la chaîne d’approvisionnement.
– Soutenir un flux d’informations efficace dans la chaîne d’approvisionnement et adapter les processus et les documents à l’environnement en vigueur.
Dans les bureaux régionaux :
– Soutenir les opérations pays dans la mise en œuvre des opérations d’approvisionnement sur la base des interprétations de la situation et des conclusions sur la meilleure façon de mettre en œuvre l’opération, en particulier dans un contexte d’urgence.
– Aider les opérations nationales à se conformer pleinement aux règles et réglementations dans toutes les activités d’approvisionnement.
– Suivre l’avancement des opérations périodiques spécifiques et fournir des conseils qui garantissent une mise en œuvre rapide.
– Faciliter la formation du personnel d’approvisionnement et aider à encadrer et à conseiller les individus ou les équipes d’approvisionnement, à la demande.
– Suivre les KPI globaux d’approvisionnement pour la région et concevoir des KPI régionaux si nécessaire.
– Surveiller tous les exercices d’approvisionnement périodiques tels que les rapprochements mensuels, les exercices d’inventaire physique trimestriels et les procédures de clôture des comptes de fin d’année et s’assurer qu’ils sont mis en œuvre dans toute la région et fournir des rapports pertinents aux cadres supérieurs.
– Soutenir l’analyse des rapports financiers des pays et travailler avec les chefs d’équipe d’approvisionnement des opérations nationales pour traiter les zones rouges liées aux aspects d’approvisionnement des opérations.
– Soutenir les plans d’évaluation des besoins des pays et aider à les combiner dans les plans d’approvisionnement régionaux et surveiller leur mise en œuvre en temps opportun et les changements en fonction des besoins opérationnels.
Dans les Opérations Pays :
– Adapter les structures standard de la chaîne d’approvisionnement à l’environnement local qui sont compatibles avec les besoins opérationnels.
– Aider le bureau s’il a besoin d’espace de bureau supplémentaire ou d’extensions de ses baux de bureaux, d’améliorations de ses baux ou de toute autre construction. Réaliser le volet approvisionnement de la mise en place des baux de bureaux ou des extensions.
– Aider à la coordination avec les parties prenantes de la CBI dans la conception et la mise en œuvre de l’évaluation du marché et de la surveillance du marché pour déterminer si la CBI est une option. Réaliser l’action d’approvisionnement pour contracter les prestataires de services financiers (PSF).
– Soutenir la mise en place et le maintien d’une main-d’œuvre efficace et qualifiée capable de soutenir les opérations en cours.
– Soutenir l’identification des partenaires pour les projets de chaîne d’approvisionnement en fonction des objectifs, des priorités, des forces et des ressources du partenaire et/ou du sous-traitant, selon des critères conformes aux règles et règlements du HCR.
– Mettre en œuvre une gestion efficace des actifs et de la flotte qui surveille régulièrement le pool d’actifs/de flotte, augmente l’efficacité et préserve l’investissement de l’organisation.
– Soutenir les activités de coordination des partenaires et / ou des sous-traitants exécutant des activités liées à l’approvisionnement, et s’assurer qu’ils comprennent et respectent les règles et procédures pertinentes du HCR.
– Maintenir une vue d’ensemble à jour de la capacité et de la préparation de la chaîne d’approvisionnement du site, ainsi que de celles de ses partenaires, afin de s’assurer qu’une capacité adéquate existe également pour couvrir les urgences.
– En fonction de la taille de l’opération, agir en tant qu’office dans l’examen du LCC et clarifier les cas d’approvisionnement pour l’autorité d’approvisionnement compétente.
– Effectuer d’autres tâches connexes au besoin.
Qualifications minimales
Éducation et expérience de travail professionnelle
Années d’expérience / Niveau de diplôme
Pour P2/NOB – 3 ans d’expérience pertinente avec un diplôme de premier cycle ; ou 2 ans d’expérience pertinente avec un diplôme d’études supérieures ; ou 1 an d’expérience pertinente avec un doctorat
Domaine(s) de la gestion de
la chaîne d’approvisionnement en éducation ; Administration des affaires; Commerce international; Ingénierie;
ou autre domaine pertinent.
(Les domaines d’études marqués d’un astérisque* sont essentiels)
Certificats et/ou licences
Certificat du Chartered Institute of Purchasing & Supplies, par exemple CFIPS, CMIPS, MCIPS ;
(Les certificats et licences marqués d’un astérisque * sont essentiels)
Expérience de travail pertinente
Essentiel :
Connaissance approfondie des systèmes logistiques/d’approvisionnement avec une expérience avérée dans des postes de travail antérieurs, de préférence à l’ONU. Bonne connaissance pratique et expérience dans le traitement des questions contractuelles dans le contexte des politiques et normes des Nations Unies. Expérience en négociation de contrats ; aptitude à fournir des conseils techniques au personnel subalterne ; aptitude à planifier et à organiser des tâches, souvent dans des délais serrés. Capacité avérée à gérer plusieurs tâches rapidement, de manière courtoise et axée sur le service.
Souhaitable:
Des compétences en gestion de bases de données et une expérience et une connaissance pratique des systèmes ERP, idéalement du module de chaîne d’approvisionnement MSRP du HCR, seraient un avantage. Solides compétences interpersonnelles et de négociation pour traiter avec des personnes de différents horizons culturels et éducatifs. Une connaissance technique des types de services, de fournitures et de biens achetés par le HCR pour le siège, les bureaux régionaux et les bureaux extérieurs serait un avantage. Formation pertinente, telle que CIPS, ou d’autres formations sur les marchés publics. Connaissance du règlement financier et des règles de gestion financière de l’ONU et du HCR relatifs aux achats et du chapitre 8 du HCR. Connaissance des services aéronautiques pour les mouvements de marchandises/passagers. Aptitude avérée à gérer une équipe.
Compétences fonctionnelles
SC-PeopleSoft Supply Chain Management
SC-Supply Planning
SC-Warehouse Management
SC-Asset Management
SC-Fleet Management
UN-UN/UNHCR Administrative Rules, Regulations and Procedures
SC-UN/UNHCR Procurement Rules and Procedures
IT-Computer Literacy
SC- Dédouanement
SC-Logistique
(Les Compétences Fonctionnelles marquées d’un astérisque* sont indispensables)
Exigences linguistiques
pour les emplois professionnels internationaux et de service sur le terrain : connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si ce n’est pas l’anglais.
Pour les emplois professionnels nationaux : connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, sinon de l’anglais et de la langue locale.
Pour les emplois des services généraux : connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si ce n’est pas l’anglais.
Tous les membres du personnel du HCR doivent, individuellement et collectivement, contribuer à un environnement de travail où chacun se sent en sécurité et habilité à accomplir ses tâches. Cela inclut en ne faisant preuve d’aucune tolérance pour l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, le sexisme, l’inégalité entre les sexes, la discrimination et l’abus de pouvoir.
En tant qu’individus et en tant que responsables, tous doivent être proactifs dans la prévention et la réponse aux comportements inappropriés, soutenir un dialogue continu sur ces questions, s’exprimer et rechercher des conseils et un soutien auprès des ressources compétentes du HCR lorsque ces problèmes surviennent.
Il s’agit d’une description de poste standard pour tous les emplois du HCR avec ce titre de poste et ce niveau. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications essentielles et/ou souhaitables supplémentaires relatives à l’opération et/ou au poste spécifique. Toutes ces exigences sont incorporées par référence dans la présente description de poste et seront prises en compte pour la présélection, la présélection et la sélection des candidats.
Profil du candidat recherché
En tant que membre du personnel d’approvisionnement le plus ancien de l’opération, le titulaire doit avoir la capacité d’aider le représentant à s’assurer que toutes les activités sont menées conformément au livre, à mettre en place des mécanismes de contrôle efficaces et à posséder de solides compétences en gestion pour que les activités d’approvisionnement soient adéquates et opportunes. menées. Par conséquent, le titulaire doit être un collègue mature, avec la capacité de travailler avec peu de supervision et les compétences nécessaires pour former et soutenir ses collègues. Le titulaire doit avoir une connaissance particulière de toutes les règles et réglementations liées à l’approvisionnement, la capacité de vérifier, d’analyser et de prendre les mesures appropriées pour résoudre les difficultés. Il / elle aura la capacité de représenter le HCR dans les groupes de travail techniques UNCT / UNDAF. Il/elle devra avoir une excellente maîtrise du français écrit et oral.
Langues requises (la capacité globale attendue est au moins de niveau B2) :
Français
Langues souhaitées
Contexte opérationnel
Considérations relatives à la sécurité et à la santé au travail :
Pour consulter les considérations relatives à la sécurité et à la santé au travail pour ce lieu d’affectation, veuillez consulter ce lien :
Nature du poste :
Le poste P2, Associate Supply Officer (ASO) situé au bureau de pays de Brazzaville est une nomination de l’équipe de direction en République du Congo (ROC). Sous la supervision directe du représentant, l’ASO a un rôle de supervision pour toutes les activités d’approvisionnement et fournit un soutien à l’approvisionnement aux deux bureaux extérieurs du ROC, Betou et Gamboma. Le HCR en République du Congo met en œuvre au moins 30 % des activités opérationnelles dans le cadre de la mise en œuvre directe par le biais de diverses modalités, notamment des contrats de service et des contrats directement avec les fournisseurs, etc. Le titulaire doit être en mesure de diriger et de gérer toutes les activités d’approvisionnement et de livraison du bureau liées à la réponse COVID-19 de l’évaluation des besoins, de l’approvisionnement, des appels d’offres à la livraison et des rapports après livraison. Le bureau de Bétou, situé à 1 600 km de Brazzaville accueille principalement des PoC de la RCA, et l’accès est très difficile car les inondations rendent les routes impraticables de novembre à décembre ; ainsi, la difficulté d’accès aux réfugiés centrafricains dans le département de la Likouala reste la principale contrainte d’approvisionnement actuelle. Ainsi, le titulaire doit avoir une planification et une vision stratégiques solides, une capacité technique et une expérience dans son domaine d’expertise. Il / elle doit avoir un fort esprit d’équipe, avoir une forte orientation vers le service, de la flexibilité et de la proactivité pour gérer les situations et les défis qui se présentent. De plus, le titulaire doit coordonner étroitement avec les autres unités, promouvoir la collaboration et contribuer à un environnement de travail positif. L’ASO devra se rendre sur le terrain. Il / elle travaillera en étroite collaboration avec le personnel d’approvisionnement sur le terrain pour assurer une chaîne d’approvisionnement efficace qui permet au bureau de répondre aux besoins des PoC et de fournir en temps opportun des biens et services de qualité aux PoC. Le poste nécessite un membre du personnel dédié qui travaillera avec tout le personnel d’approvisionnement de l’opération et d’autres agences des Nations Unies, des ONG, des partenaires gouvernementaux et des entrepreneurs commerciaux pour faciliter les activités d’approvisionnement des opérations afin d’assurer le bon déroulement de l’opération. Le titulaire fournira une formation à tous les partenaires d’exécution sur la politique, les règles et les réglementations du HCR en matière d’achat de biens et de services, examinera les systèmes d’achat actuels des partenaires et aidera à répondre aux observations d’audit du projet, y compris les constatations récurrentes sur l’approvisionnement, la gestion des actifs, etc. .
Conditions de vie et de travail :
Brazzaville est la capitale administrative enclavée de la République du Congo, située sur la rive nord du fleuve Congo, juste en face de Kinshasa, la capitale de la République démocratique du Congo, et compte la plus grande population urbaine du pays avec 2,5 millions d’habitants. Brazzaville abrite toutes les institutions, ministères, agences des Nations Unies, universités, lycées et collèges, ainsi que des hôpitaux et des cliniques. Le français est la langue officielle et le lingala et le kituba sont les langues nationales du ROC. (Pointe Noire, la deuxième plus grande ville étant le centre producteur et commercial du pays, se trouve sur la côte atlantique et peut être atteinte en voiture en 6 heures). La vie à Brazzaville est chère et cela se reflète dans l’ajustement au coût de la vie. Il y a des embouteillages aux heures de pointe et les routes sont d’un niveau acceptable. La sécurité dans le centre-ville est bonne (niveau 2) car la présence policière est importante et il est recommandé au personnel international de résider dans le périmètre de sécurité. Le bureau de pays du HCR se trouve au centre-ville et à proximité de la clinique des Nations Unies qui est à la disposition des collègues du HCR et des membres de la famille. La norme du système de soins de santé est faible et n’est pas à la hauteur d’autres grands centres tels qu’Accra, Casablanca, Nairobi, Pretoria et Tunis. Les cas médicaux graves, y compris le COVID-19, nécessitent une évacuation médicale hors du pays. Le paludisme est un problème de santé endémique. Le climat de Brazzaville est subtropical et a deux saisons sèches et deux saisons des pluies chaque année. Le bureau de pays se trouve au centre-ville et à proximité de la clinique des Nations Unies qui est à la disposition des collègues du HCR et des membres de la famille. La norme du système de soins de santé est faible et n’est pas à la hauteur d’autres grands centres tels qu’Accra, Casablanca, Nairobi, Pretoria et Tunis. Les cas médicaux graves, y compris le COVID-19, nécessitent une évacuation médicale hors du pays. Le paludisme est un problème de santé endémique. Le climat de Brazzaville est subtropical et a deux saisons sèches et deux saisons des pluies chaque année. Le bureau de pays se trouve au centre-ville et à proximité de la clinique des Nations Unies qui est à la disposition des collègues du HCR et des membres de la famille. La norme du système de soins de santé est faible et n’est pas à la hauteur d’autres grands centres tels qu’Accra, Casablanca, Nairobi, Pretoria et Tunis. Les cas médicaux graves, y compris le COVID-19, nécessitent une évacuation médicale hors du pays. Le paludisme est un problème de santé endémique. Le climat de Brazzaville est subtropical et a deux saisons sèches et deux saisons des pluies chaque année.
Qualifications supplémentaires
Compétences
Éducation
BA : administration des affaires (obligatoire), BA : ingénierie (obligatoire), BA : logistique (obligatoire), BA : marketing (obligatoire), BA : mathématiques (obligatoire)
Certificats
Institut des achats et des approvisionnements – Autre
L’expérience professionnelle
Budget annuel OL dans l’opération/bureau, nombre de personnes concernées desservies, nombre de main-d’œuvre dans l’opération/environnement de travail, main-d’œuvre à superviser, travail avec les personnes concernées : demandeurs d’asile, travail avec les personnes concernées : personnes déplacées à l’intérieur du pays, travail avec les personnes Personnes relevant de la compétence : Autres personnes relevant de la compétence, Travailler avec des personnes relevant de sa compétence : Réfugiés, Travailler avec des personnes relevant de sa compétence : Apatrides
Compétences
Responsabilité, Pensée analytique, Orientation client et résultats, Engagement envers l’apprentissage continu, Communication, Autonomisation et renforcement de la confiance, Jugement et prise de décision, Gestion de la performance, Conscience organisationnelle, Planification et organisation, Gestion des parties prenantes, Travail d’équipe et collaboration
Calculateur de salaire du HCR
https://icsc.un.org/Home/SalaryScales
Compendium
Add.2 au Recueil semestriel 2022 – Partie B
Jeu fonctionnel
Ce poste ne nécessite pas d’habilitation fonctionnelle
Comment s’inscrire
Pour une description complète du poste et pour postuler, les candidats intéressés sont priés de visiter https://bit.ly/3DzrrKH
Le personnel du HCR est composé de nombreuses nationalités, cultures, langues et opinions diverses. Le HCR cherche à maintenir et à renforcer cette diversité pour garantir l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel. Les candidatures sont encouragées de la part de tous les candidats qualifiés sans distinction de race, de couleur, de sexe, d’origine nationale, d’âge, de religion, de handicap, d’orientation sexuelle et d’identité de genre.
Veuillez noter que le HCR ne facture aucun frais à aucune étape de son processus de recrutement (candidature, entretien, réunion, voyage, traitement, formation ou tout autre frais).
Date limite de réception des candidatures : 16 février 2023 (minuit heure de Genève).
