Le HCR, l’Agence des Nations Unies pour les réfugiés, prend l’initiative de protéger les personnes forcées de fuir les guerres et les persécutions dans le monde, en leur fournissant une aide vitale, notamment un abri, de la nourriture et de l’eau pour garantir leur sécurité, leurs droits et leur dignité. Avec 18 879 femmes et hommes travaillant dans 137 pays, nous travaillons sans relâche pour faire une différence dans la vie de 89,3 millions de personnes déplacées de force dans le monde.
Fonctions
– Aider à l’interprétation et au traitement des droits, à l’émission des contrats et à la tenue de divers dossiers et dossiers du personnel.
– Assister aux réunions sur les questions administratives quotidiennes ; administrer les mouvements des membres du personnel du HCR et surveiller leurs registres de présence, leurs plans de congés, leurs heures supplémentaires et leurs exigences en matière de visa.
– Rechercher des dossiers et des dossiers de bureau relatifs à une variété de sujets à des fins d’information et de référence.
-Sélectionner des informations et des dossiers dans un format spécifié ou sur la base d’instructions générales à utiliser par des tiers pour préparer des rapports, de la correspondance, des documents techniques, des plans de projet ou de programme et des documents de référence généraux.
– Aider à la réquisition des fournitures et équipements de bureau et organiser la distribution avec les registres d’inventaire appropriés.
– Aider aux formalités administratives liées aux préparatifs de voyage et à la délivrance/renouvellement des visas, licences, préparatifs de voyage et autres documents similaires.
– Rédiger la correspondance et les rapports, selon les besoins, sur des tâches administratives générales ou spécialisées pouvant revêtir un caractère confidentiel dans le domaine de responsabilité assigné ; Tapez la correspondance, les documents et les rapports, dont certains peuvent être hautement confidentiels.
– Organiser les rendez-vous et tenir à jour le calendrier du superviseur, recevoir les visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques et répondre aux requêtes avec discrétion ; Conserver des listes de noms, adresses et numéros de téléphone des ministres, des représentants du gouvernement et des membres du corps diplomatique.
– Aider la direction à organiser et gérer le bureau du HCR et les complexes résidentiels (le cas échéant).
– Faciliter diverses missions officielles du personnel du HCR et d’autres personnes relevant de la compétence du HCR.
– Préparer les attestations et certificats requis par les membres du personnel pour la signature du cadre supérieur.
– Aider au traitement du MIP et de diverses autres demandes du personnel du HCR et d’autres clients du HCR.
– Soutenir l’identification et la gestion des risques et chercher à saisir les opportunités ayant un impact sur les objectifs dans le domaine de responsabilité. Assurer la prise de décision en matière de risques basée sur le domaine fonctionnel de travail.
-Faire part des risques, des problèmes et des préoccupations à un superviseur ou à un ou plusieurs collègues fonctionnels concernés.
– Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.
Qualifications minimales
Éducation et expérience professionnelle
Années d’expérience/niveau de diplôme
Pour G5 – 2 ans d’expérience pertinente avec un diplôme d’études secondaires ; ou 1 an d’expérience professionnelle pertinente avec un baccalauréat ou un ou
plusieurs domaines d’études équivalents ou supérieurs
Sans objet.
Certificats et/ou licences
Administration des affaires, finance, gestion de bureau, ressources humaines ou autre domaine connexe.
(Les certificats et licences marqués d’un astérisque* sont essentiels.)
Expérience professionnelle pertinente
essentielle
Non précisé.
Souhaitable
Achèvement des programmes d’apprentissage du HCR ou d’une formation spécifique pertinente aux fonctions du poste.
Compétences fonctionnelles
*Connaissances en informatique et en informatique
Règles, réglementations et procédures administratives de l’ONU/HCR
Applications informatiques-PeopleSoft
(les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque* sont essentielles)
Exigences linguistiques
Pour les emplois d’administrateur national : connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, sinon de l’anglais et de la langue locale.
Pour les emplois des services généraux : connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si ce n’est pas l’anglais.
Profil du candidat souhaité
Le Bureau Multi Pays (MCO Sénégal) du HCR à Dakar, au Sénégal, couvre-le Cabo Verde, la Gambie, la Guinée, la Guinée-Bissau, le Sénégal et la Sierra Leone et dessert, à la fin du mois d’octobre En 2023, une population de 19 235 personnes déplacées de force, y compris des réfugiés, des demandeurs d’asile et d’autres personnes relevant de la compétence du HCR, dont 94 % se trouvent dans des situations prolongées.
Informations particulières :
-Une fois la date de clôture de l’avis de vacance passée, aucune candidature en ligne ne sera possible ;
-Seuls les candidats présélectionnés seront contactés ;
-Les candidats présélectionnés seront tenus de passer un test écrit et un entretien oral ; selon le besoin.
-L’évaluation des candidats se fera sur la base des informations mentionnées lors de la soumission de la candidature. Les candidats doivent fournir des informations complètes et exactes concernant leur profil personnel et leurs qualifications. Aucun amendement, ajout, suppression, révision ou modification ne sera apporté aux demandes qui ont été soumises.
-Les candidats sérieusement envisagés pour la sélection seront soumis à une vérification des références afin de vérifier les informations fournies dans la candidature ;
-Le HCR encourage vivement les candidatures féminines qualifiées pour ce poste. Le HCR s’efforce de garantir que les employés hommes et femmes bénéficient de l’égalité des chances en matière de carrière.
-Toutes les candidatures seront traitées de manière confidentielle ;
-Le HCR ne facture aucun frais à aucun stade du processus de recrutement ;
– Le HCR a une politique de tolérance zéro contre l’exploitation et les abus sexuels (SEA). L’exploitation et les abus sexuels est un comportement inacceptable et une conduite interdite pour le personnel du HCR.
Elle constitue des actes de grave et motif donc des mesures faute disciplinaires, y compris le licenciement ;
-Le HCR n’accepte que les qualifications scolaires et académiques reconnues par l’UNESCO
« World Guide to Higher Education » – La liste des établissements accrédités est disponible ici : http://www.whed.net/home.php
-Le HCR est un environnement NON-FUMEUR.
Langues requises (la capacité globale attendue est d’au moins le niveau B2) :
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Langues souhaitées
Contexte opérationnel
Considérations relatives à la sécurité et à la santé au travail :
Nature du poste :
Conditions de vie et de travail :
Qualifications supplémentaires
Compétences
Connaissances en informatique, planification des ressources d’entreprise (ERP), règles, réglementations et procédures administratives ONU-ONU/HCR.
Source : site de l’UNHCR
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