L’UNFPA est l’agence directrice des Nations Unies en charge des questions de santé sexuelle et reproductive. Notre mission est de créer un monde dans lequel chaque grossesse est désirée et chaque accouchement sans danger. Un monde dans lequel chaque jeune réalise pleinement son potentiel.
La position:
Le poste d’assistant personnel du directeur régional adjoint est situé au bureau régional Ouest et Centre de l’UNFPA à Dakar et relève du directeur régional adjoint.
L’assistant personnel du directeur régional adjoint fournit un soutien administratif et de secrétariat, en maintenant une confidentialité totale dans tous les aspects de la mission, le maintien des procédures protocolaires, la circulation de l’information et le suivi des délais et des engagements pris.
Comment vous pouvez faire la différence :
L’UNFPA est la principale agence des Nations Unies chargée de créer un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement se déroule en toute sécurité et le potentiel de chaque jeune est pleinement réalisé. Le plan stratégique de l’UNFPA (2022-2025) réaffirme la pertinence de l’orientation stratégique actuelle de l’UNFPA et se concentre sur trois résultats transformateurs : mettre fin aux décès maternels évitables ; mettre fin aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale ; et mettre fin à la violence sexiste et aux pratiques néfastes. Ces résultats reflètent nos engagements stratégiques visant à accélérer les progrès vers la réalisation de la CIPD et des ODD au cours de la Décennie d’action menant jusqu’en 2030. Notre plan stratégique appelle les États membres, les organisations et les individus de l’ONU à « mieux construire vers l’avant », tout en s’attaquant aux impacts négatifs de la crise. la pandémie de Covid-19 sur l’accès des femmes et des filles à la santé sexuelle et reproductive et aux droits reproductifs,
Dans un monde où les droits humains fondamentaux sont menacés, nous avons besoin d’un personnel doté de principes et d’éthique, qui incarne ces normes et standards internationaux et qui les défendra avec courage et avec pleine conviction.
L’UNFPA recherche des candidats qui transforment, inspirent et produisent un impact élevé et des résultats durables ; nous avons besoin de personnel transparent, exceptionnel dans la manière dont il gère les ressources qui lui sont confiées et qui s’engage à fournir des résultats d’excellence dans les programmes.
Objectif du poste :
L’assistant fournit un soutien administratif et financier au programme et à l’équipe technique, notamment pour conseiller et soutenir les bureaux de pays de la région, et pour soutenir la gestion du programme régional. L’assistant personnel du directeur régional adjoint fournit également une aide en matière de données et de recherche.
L’assistant personnel du directeur régional adjoint travaille et fournit son soutien aux membres de l’équipe des opérations et des ressources humaines du WCARO, ainsi qu’à l’équipe du personnel de coordination du programme dans les bureaux de pays, à l’assistant personnel du directeur régional adjoint et aux agents de Siège, bureaux régionaux et bureaux de pays ainsi que tout le personnel du bureau régional. Les contacts avec le personnel et d’autres membres du personnel favorisent la réalisation de buts et d’objectifs communs et démontrent un engagement personnel envers le mandat et la vision organisationnelle de l’UNFPA.
Les contacts internes et externes incluent l’échange d’informations sur des aspects plus larges du domaine de travail, ce qui peut inclure la fourniture de clarifications sur des questions non routinières impliquant un apport technique.
Vous seriez responsable de :
Assurer des flux de communication optimaux entre le bureau du directeur régional adjoint et le personnel du bureau régional et des autres unités (Cos et QG) ainsi que les homologues externes, grâce à une utilisation efficace de la communication écrite, verbale et électronique ;
Enregistrer et acheminer les documents entrants du DRD au personnel du bureau pour action ; examiner et assurer la conformité aux lignes directrices et aux procédures du Fonds de toute la correspondance sortante et la soumettre via le SA pour signature du DRD ;
Rédiger la correspondance non substantielle, prend les dictées et types de correspondance, les documents et rapports en s’assurant que l’orthographe, la ponctuation et le format sont corrects ; et en consultation avec l’AS, répondre aux demandes d’informations, qui peuvent être de nature confidentielle, de manière opportune, discrète et précise ;
En collaboration avec le SA, rechercher les dossiers, recueillir les informations demandées et organiser le matériel pour répondre aux besoins du DRD. Cela comprend la préparation des informations et/ou des brefs résumés et de la documentation de base requis par le DRD pour toutes les missions officielles et réunions spéciales ;
Assembler des briefings et préparer des power-points et autres présentations, y compris des visuels générés par ordinateur tels que des graphiques pour la Direction ; prendre les dispositions logistiques, administratives et financières, en consultation avec le bureau du responsable régional des opérations, pour les réunions et ateliers organisés par la Direction ;
Mettre en place et surveiller le système de classement et le système de suivi de la WCARO ; organiser et maintenir le système de classement de la direction et maintenir à jour les listes de diffusion électronique ;
Informer et former les nouveaux secrétaires, donner des conseils aux autres secrétaires sur les procédures du bureau et coordonner les services de secrétariat du bureau ; distribuer des missions spéciales aux secrétaires ;
Responsable des questions de protocole, gérer le calendrier et l’horaire des rendez-vous et des réunions du DRD, en collaboration avec le SA; recevoir des visiteurs/fonctionnaires de haut rang ; prendre des procès-verbaux et/ou des notes, selon les besoins ; et répondre et filtrer les appels avec tact et discrétion ;
Organiser les déplacements du DRD et du SA ; suivre le budget de la direction ; établir et gérer les dossiers administratifs sur les déplacements en mission du WCARO, les rapports de mission, administrer les congés du WCARO ; et coordonner la préparation et la mise à jour du plan de voyage du WCARO ;
Aider à la préparation et à la finalisation du plan de gestion du bureau WCARO ; et préparer des traductions informelles ; peut agir à titre d’interprète, au besoin et
Effectuer toute autre tâche pouvant être exigée par la Direction.
Qualifications et expérience :
Éducation:
Diplôme ou diplôme universitaire/collégial en administration/gestion/ou sciences sociales
Connaissance et expérience:
Au moins 5 ans d’expérience en aide à la recherche ;
Expérience antérieure à l’ONU et avantage, et connaissance du protocole ; ▪ Solides compétences interpersonnelles et organisationnelles;
Connaissances informatiques – Word, Excel, Power-point, etc. ;
Bonne connaissance du système d’information Oracle;
Bonnes compétences rédactionnelles et de communication en anglais et en français
Langues :
Anglais courant. Connaissance pratique du français et/ou du portugais, un atout.
Compétences requises :
Valeurs:
Un exemple d’intégrité,
Démontrant son engagement envers le FNUAP et le système des Nations Unies,
Embrasser la diversité culturelle,
Les compétences de base:
Obtenir des résultats,
Être responsable,
Développer et appliquer une expertise professionnelle/un sens des affaires,
Penser de manière analytique et stratégique,
Travailler en équipe/gérer nous-mêmes et nos relations,
Compétences requises :
Support logistique,
Gestion des données,
Gestion des documents, correspondances et rapports,
Gestion des informations et du workflow,
Planification, organisation et multitâche,
Gérer les processus financiers,
Connaissance du métier / expertise technique,
Maîtrise des logiciels bureautiques actuels,
Bonnes connaissances de base en finance et maîtrise d’une série de logiciels financiers et de tableurs.
Avantages et compensation:
Ce poste offre un package de rémunération attractif comprenant un salaire net compétitif ainsi qu’une assurance maladie et d’autres avantages, le cas échéant.
Clause de non-responsabilité:
L’UNFPA ne facture aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre en relation avec le processus de candidature ou de recrutement. Les avis, lettres ou offres frauduleux peuvent être soumis à la ligne d’assistance téléphonique anti-fraude de l’UNFPA http://www.unfpa.org/help/hotline.cfm
Conformément au Statut et Règlement du personnel des Nations Unies, les personnes postulant à des postes de la catégorie professionnelle internationale et qui détiennent le statut de résident permanent dans un pays autre que leur pays de nationalité peuvent être tenues de renoncer à ce statut lors de leur nomination.
