L’Organisation des Nations unies pour l’éducation, la science et la culture est une institution spécialisée internationale de l’Organisation des Nations unies, créée le 16 novembre 1945 à la suite des dégâts et des massacres de la Seconde Guerre mondiale.
RESUME DES FONCTIONS DU POSTE
Sous l’autorité du Directeur du Bureau Régional Multisectoriel de l’UNESCO pour l’Afrique de l’Ouest, la supervision directe du Responsable Principal de Projet (éducation pour la santé), et les orientations du Chef du Secteur Education, le/la titulaire du poste sera chargé(e) des tâches suivantes :
- Préparer les correspondances, les lettres ou tout autre document pour les représentants du gouvernement, des organisations internationales et d’autres organismes externes, à soumettre au Directeur du Bureau par l’intermédiaire du Responsable Principal de Projet et du Chef du Secteur de l’Education pour signature ;
- Fournir un appui à l’organisation et à la gestion quotidienne du Cluster Santé et Bien-être dans le secteur de l’éducation : organisation de réunions, envoi, réception et distribution de divers éléments de correspondance, classement, maintien d’un environnement de travail propre et sûr pour le personnel ;
- Organiser les voyages de mission du personnel ;
- Assister à l’engagement, au paiement et à la clôture des contrats dans le système, en veillant à ce que les pièces justificatives soient complètes ;
- Contrôler l’exécution des contrats, la réception des biens et des services et vérifier la conformité avec les spécifications de la demande ;
- Traiter les demandes de paiement et contrôler l’exécution des paiements ;
- Soutenir l’administration des processus de recrutement (e.g. sélection, organisation de réunions et vérification des références) ;
- Soutenir l’organisation d’ateliers et de réunions : (i) Préparation de documents et de matériels techniques tels que les notes d’information, le programme, les invitations, la documentation, la gestion des arrangements hôteliers, les contrats avec les prestataires de services.
- Prise en charge des participants : réservation de fonds, achat de billets d’avion, paiement des indemnités journalières.
- Exécuter toute autre tâche demandée par le superviseur.
COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)
QUALIFICATIONS REQUISES
Qualifications
Enseignement secondaire, technique ou professionnel dans le domaine de l’administration ou domaines connexes.
Expérience professionnelle
Minimum 3 ans d’expérience professionnelle dans le domaine des services administratifs, de la gestion administrative de projet ou dans un domaine équivalent.
Compétences et aptitudes
- Excellente connaissance des logiciels bureautique (Outlook, Word, Excel, Power Point, etc.).
- Excellentes compétences en communication écrite et orale y compris une excellente aptitude à rédiger en français et en anglais.
- Capacité à gérer l’information de façon objective, précise et confidentielle.
- Capacité à travailler sous pression, flexibilité et faculté d’adaptation aux horaires de travail et priorités selon le volume de travail, les urgences et les échéances du secteur.
- Capacité à concevoir, à travailler et à exécuter des tâches de façon autonome avec minutie, soin et méthode.
- Capacité à travailler avec et au sein d’équipes multiculturelles.
Exigences linguistiques
Excellente connaissance du français et bonne connaissance de l’anglais.
QUALIFICATIONS SOUHAITEES
Qualifications
Diplôme post-enseignement secondaire.
Expérience professionnelle
Expérience de travail dans une agence des Nations Unies ou une autre structure ou organisation internationale.
Exigences linguistiques
Bonne connaissance du portugais.
