L’UNESCO recrute pour ce poste (20 Octobre 2023)

L’Organisation des Nations unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO) est une institution spécialisée internationale de l’Organisation des Nations unies, créée le 16 novembre 1945 à la suite des dégâts et des massacres de la Seconde Guerre mondiale.

Le gouvernement de Guinée-Bissau, avec l’aide de l’UNESCO et de l’Union européenne, mettra en œuvre le projet « Développement, à l’insertion et au renforcement des compétences techniques en Guinée Bissau (DIRECT) » pour reconnaître l’avancement des compétences comme catalyseur pour le progrès sociétal et économique. L’objectif principal de ce projet quinquennal est de fournir au secteur de l’enseignement et de la formation techniques et professionnels (EFTP) en Guinée-Bissau les ressources nécessaires pour s’adapter aux demandes changeantes du marché du travail et aux aspirations des jeunes à améliorer leurs compétences et leur employabilité. Le projet visera en particulier à développer les compétences pertinentes des jeunes et des groupes défavorisés des régions rurales, telles que Bafatá et Gabu.

APERÇU DES FONCTIONS DU POSTE

Sous l’autorité générale du Sous-Directeur général pour l’éducation (ADG/ED), l’autorité fonctionnelle du Directeur, du Chef et du Chef du pôle de compétences de la Section de l’éducation du Bureau régional multisectoriel de l’UNESCO pour l’Afrique de l’Ouest (UNESCO Dakar), et la supervision directe du chef de projet en Guinée-Bissau, l’assistant de projet apportera un soutien à l’équipe de projet (Guinée-Bissau et UNESCO Dakar) en gérant les tâches programmatiques et administratives afin d’assurer le bon fonctionnement de l’équipe de projet. .

Les responsabilités spécifiques comprennent :

RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES

• Aider le chef de projet en Guinée-Bissau dans l’établissement, la gestion des contrats et des relations avec plusieurs partenaires de mise en œuvre/consultants/entrepreneurs conformément aux règles et règlements de l’UNESCO.
• Assurer la liaison avec l’unité administrative du Bureau régional de l’UNESCO pour l’Afrique de l’Ouest sur les questions administratives et financières afin de garantir une mise en œuvre efficace et fluide des activités du projet, y compris les achats et la logistique.
• Préparer tous les documents financiers et administratifs liés à la mise en œuvre du programme conformément aux règles et procédures de l’UNESCO et assurer leur soumission dans les délais.
• Rédige et prépare la correspondance courante, les notes de service et les rapports non substantiels.
• Tient à jour les dossiers confidentiels et généraux et établit des systèmes de référence.

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RESPONSABILITÉS DE MISE EN ŒUVRE DU PROJET

• Accompagner toutes les phases de mise en œuvre du projet : identification des besoins, proposition d’actions, suivi technique et financier.
• Soutenir l’identification, l’évaluation, la systématisation et la diffusion des expériences, des initiatives et des meilleures pratiques dans le domaine de l’ED.
• Participer et préparer des documents pour des réunions impliquant des discussions sur le développement du projet ; participer et préparer des documents à utiliser lors de discussions, réunions, ateliers, séminaires, séances d’information, missions et autres événements liés aux projets.
• Examine les projets de rapports, vérifie l’exactitude et la cohérence globales et recoupe la cohérence des chiffres.

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RESPONSABILITÉS BUDGÉTAIRES

• Surveille et contrôle les engagements et les dépenses et prépare des estimations de coûts détaillées et d’autres données à utiliser dans l’analyse et les propositions budgétaires.
• Assure le suivi des niveaux budgétaires et alerte le superviseur et les gestionnaires concernés pour éviter d’éventuels déficits de fonds (validation des informations et identification de toute erreur ou irrégularité).
• Génère des rapports de dépenses à partir des bases de données automatisées du système d’information ; compile les données budgétaires.
• Aide à la préparation, à l’estimation des coûts et à la finalisation des rapports budgétaires, effectue une analyse préliminaire des écarts entre les budgets et les dépenses réelles, vérifie la cohérence des chiffres.
• Identifie toute autre anomalie et erreur ; alerte le superviseur et entreprend des transactions pour corriger les erreurs/omissions.

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LOGISTIQUE, ACHATS ET VOYAGES

• Assure un bon entretien des actifs de bureau tels que l’équipement et le mobilier afin de maximiser leur durée de vie et de minimiser les coûts de réparation.
• Coordonne tous les aspects de l’expédition, y compris l’organisation de la logistique, la fourniture de conseils sur les procédures d’expédition et la liaison avec les agents des douanes pour garantir le respect des réglementations en vigueur.
• Aide à lancer les activités d’approvisionnement, à préparer les bons de commande et les contrats, et à surveiller l’état des demandes pour garantir la livraison en temps opportun des biens et des services.
• Maintient une communication régulière avec les fournisseurs pour assurer le bon déroulement des processus d’approvisionnement.
• Fournit des conseils et une assistance dans la planification des voyages, l’examen des demandes de remboursement, la préparation des commandes de voyage et l’émission d’avances de voyage au personnel du projet.
• Aider à l’organisation des visites sur le terrain et des missions du personnel conformément aux procédures standard.
• Participer à toutes les questions liées à la sécurité, y compris assurer la liaison et la coopération avec l’UNDSS sur les questions liées à la sûreté et à la sécurité.

COMPÉTENCES (Core / Managériales)

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ÉDUCATION

• Études secondaires et/ou techniques terminées.

EXPÉRIENCE MONDIALE

• Minimum de cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente en soutien administratif et financier ou dans un domaine connexe.

APTITUDES ET COMPÉTENCES 

• Capacité démontrée à conceptualiser, analyser, compiler et synthétiser des informations dans des formats cohérents et succincts.
• Maîtrise démontrée des outils Microsoft Office, y compris Microsoft Excel.
• Capacité à établir d’excellentes relations de travail au sein d’une équipe multiculturelle.

LANGUES

• Excellente connaissance (orale et écrite) de l’anglais et du portugais.

QUALIFICATIONS SOUHAITÉES

ÉDUCATION

• Diplôme en administration des affaires, finance, communication.
• Formation ou certification en comptabilité, finance ou administration.

L’EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

• Expérience dans des organisations internationales ou des agences des Nations Unies.
• Expérience démontrée dans le soutien administratif/financier aux exigences des projets financés par l’UE et/ou d’autres projets/organisations internationales.

APTITUDES ET COMPÉTENCES 

• Familiarité ou connaissance des outils administratifs de l’UNESCO.

AVANTAGES ET DROITS

Les salaires de l’UNESCO se composent d’un salaire de base et d’autres avantages qui peuvent inclure le cas échéant : 30 jours de congé annuel, des allocations familiales, une assurance médicale, un plan de retraite, etc.

Le salaire annuel de départ approximatif pour ce poste est de 13 110 000 francs CFA (brut).

Pour des informations complètes sur les avantages et les droits, veuillez consulter notre Guide des avantages sociaux du personnel .