L’UNESCO recrute pour ce poste (18 Juillet 2023)

APERÇU DES FONCTIONS DU POSTE

L’administrateur national associé est chargé de fournir une gamme de services administratifs au Bureau de l’UNESCO à Accra, dans les domaines de l’administration générale, du budget, des finances, des ressources humaines, de la logistique, des locaux et de la sécurité au sein du Bureau de l’UNESCO. Il/elle relève directement du chef du bureau avec une ligne hiérarchique fonctionnelle vers l’ADG/ADM. Il / elle recevra des orientations / instructions politiques de la Section de l’appui administratif, du Bureau de la gestion financière, de la gestion des ressources humaines, de la Division des opérations, de la Section de la sécurité et de la sûreté et des ADG du secteur de programme sur leurs domaines de responsabilité respectifs. En matière de contrôle interne financier, il reçoit une délégation de pouvoir du Directeur Financier en qualité de certificateur.

Plus précisément, le titulaire sera responsable de ce qui suit :

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Administration générale 

• Conseiller et soutenir le chef du Bureau sur les questions administratives, y compris le budget, les finances, les ressources humaines, la logistique, les locaux et la sécurité, au sein du Bureau de l’UNESCO.
• Contribuer à l’examen et à l’ajustement des systèmes, processus et procédures en vue de parvenir à une mise en œuvre efficace du programme.
• Superviser le travail du personnel de l’unité administrative en fournissant des directives continues, un soutien et des directives opérationnelles pour l’exécution des travaux. 
• Représenter le Bureau et contribuer au travail de l’équipe de gestion des opérations des Nations Unies. Soutenir les initiatives d’efficacité des Nations Unies, en particulier la stratégie des opérations commerciales (BOS)

Finances et budget

• Assister le chef du bureau ou la personne désignée dans la préparation du budget (documents C/5 et plans de travail connexes, contributions volontaires et documents de projet connexes), le suivi et l’établissement de rapports.
• Mettre en œuvre des contrôles financiers et maintenir un journal/registre des risques, des données et des informations pour faciliter la fourniture d’informations pertinentes pour soutenir une prise de décision efficace.
• Approuver/certifier les décaissements jusqu’à un niveau autorisé.
• Veiller à ce que les ressources financières et les dépenses du Bureau soient entièrement et correctement comptabilisées et que les systèmes de contrôle interne fonctionnent. 
• Fournir des conseils au personnel du Bureau sur l’application des règles, règlements et procédures financiers et faciliter leur formation selon les besoins.

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Ressources humaines 

• Informer et conseiller le chef de bureau ou la personne désignée sur les questions liées aux RH, telles que le traitement des actions RH, l’installation du personnel international, les registres des congés, les droits du personnel, la définition des objectifs de performance et l’évaluation de tout le personnel – conformément aux règles et règlements de l’UNESCO
• Administrer les problèmes RH quotidiens au sein du Bureau et assurer un suivi approprié et opportun.
• Interpréter et assurer l’application des politiques, règles et dispositions connexes en matière de ressources humaines de l’entreprise.
• Répondre aux questions du personnel sur leurs droits et devoirs et sur les démarches et procédures administratives connexes, et les assister ou les référer au collègue RH approprié pour les questions impliquant des problèmes de gestion du personnel.

Achats, logistique et sécurité

• Veiller à ce que l’achat d’équipements et de fournitures soit conforme aux règles et procédures, et conseiller le personnel du bureau sur les procédures appropriées.
• Superviser le maintien de systèmes d’inventaire, de classement et d’enregistrement appropriés.
• Superviser la maintenance, l’entretien, la sauvegarde et l’exploitation du patrimoine, des installations techniques et des installations en limitant au maximum les risques.
• Assurer la liaison avec les autorités du pays hôte du Bureau sur les questions logistiques et les contributions aux opérations conformément à l’accord avec le pays hôte. 
• Le cas échéant, assister le chef du bureau ou la personne désignée dans la négociation des contrats de location. 
• Agir en tant que point focal du Bureau pour la sûreté et la sécurité du personnel de l’UNESCO et des locaux de l’UNESCO dans le pays hôte.
• Aider le chef de bureau à assurer le respect des politiques, procédures et normes de sécurité communes des Nations Unies en vigueur et à assurer le suivi des recommandations de l’UNDSS.

COMPÉTENCES (Core / Managériale)

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QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation

• Diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) dans le domaine de la finance, de l’administration des affaires, de la comptabilité ou d’une discipline connexe.

L’expérience professionnelle

• Au moins deux années d’expérience pertinente, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans les domaines de la gestion, des finances et de l’administration ou dans un domaine connexe.
• Expérience en matière de budgétisation, de passation de marchés et de suivi.
• Expérience dans l’identification de solutions et la formulation de recommandations dans le cadre de directives et de procédures internes.
• Expérience à assurer la conformité aux règles et règlements et aux processus administratifs et à fournir des conseils aux autres.

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Aptitudes et compétences

• Connaissance et compréhension des mandats institutionnels de l’UNESCO dans le pays.
• Capacité à coordonner et à suivre son propre plan de travail et ceux sous sa supervision.
• Capacité à fournir un soutien et des services de qualité et en temps opportun.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et à établir de bonnes relations de travail avec des partenaires externes et internes.
• Capacité à diriger, gérer et motiver du personnel et des équipes.
• Capacité à prendre des initiatives et à rechercher des moyens innovants d’améliorer les résultats.
• Bonnes compétences informatiques, Connaissance des ERP et des outils de gestion financière, des ressources humaines ou administrative.
• Capacité d’analyser les opérations, d’identifier les risques et les opportunités, de proposer des mesures d’atténuation et d’établir un cadre de suivi adéquat conformément à la capacité de mise en œuvre du bureau.
• Capacité à collaborer avec le responsable désigné pour la sécurité et avec le conseiller en chef de la sécurité de l’UNDSS sur toutes les questions liées à la sécurité.
• Capacité à contribuer efficacement aux groupes de travail et aux équipes de l’ONU, y compris la participation à la stratégie des opérations commerciales (UN BOS).

Langues

• Excellente connaissance (parlée et écrite) de l’anglais.

QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

L’expérience professionnelle

• Expérience de travail au sein des Nations Unies ou d’organisations internationales.
• Expérience dans la direction d’équipes.
• Expérience dans la gestion financière et administrative de projets financés par des contributions volontaires.

Langues

• Connaissance d’une autre langue officielle de l’UNESCO (français, arabe, chinois, russe et/ou espagnol).