RESUME DES FONCTIONS DU POSTE
Dans le but d’assurer une gestion efficace des programmes et projets mis en œuvre par l’UNESCO et assurer la présence, le positionnement et une meilleure visibilité de l’Organisation et de ses actions en République du Congo, il est prévu le recrutement d’un(e) Procurement Officer qui sera basé(e) au Bureau de l’UNESCO à Brazzaville.
Sous l’autorité générale du Directeur du Bureau régional de l’UNESCO à Yaoundé, les supervisions directes du Chef de Bureau de l’UNESCO à Brazzaville et de l’Administrateur du Bureau de Yaoundé, le (la) Procurement Officer sera responsable de la définition de la politique du Bureau de Brazzaville en matière d’achat et d’approvisionnement selon les domaines (produits, services, prestations, services généraux …) dont il assurera le bon déroulement. A cet effet, ll(elle) sera chargé(e) de:
- Collecter les informations pertinentes et actualisées pour l’élaboration des contrats d’achat pour le compte du Bureau ainsi que pour l’évaluation des offres, la gestion des contrats, des offres et des fournisseurs dans le respect des obligations contractuelles, des considérations légales, des normes et procédures de l’Organisation ;
- Préparer les cahiers de charge, des demandes de cotations, des invitations à soumissionner à l’évaluation des offres, aux négociations avec les fournisseurs et au montage des dossiers à soumettre à !’Administrateur le cas échéant ;
- Exécuter la mise en œuvre des stratégies d’achats, y compris le développement ou l’application de logiciels d’achat en ligne (e-procurement), en mettant l’accent sur les outils de gestion, la mise à jour des bases de données contenant entre autres la liste actualisée des fournisseurs et l’évaluation de la performance de ces derniers ; inscrire les nouveaux fournisseurs dans le système et maintenir l’exactitude des données concernant les fournisseurs existants ;
- Analyser et gérer des demandes, en consultation avec les Chargés de Programme pour assurer la clarté et l’exactitude des données entrées dans le système financier de l’Organisation, les caractéristiques, la qualité des produits, les conditions et date de livraison;
- Assurer le traitement et l’édition des bons de commande, la revue et le traitement des factures en liaison avec le staff du Programme ou des Opérations et/ou le fournisseur impliqué, pour résoudre tout problème éventuel;
- Assurer le suivi de toute question liée aux achats et y apporter des réponses (questions soulevées par le siège, tout partenaire ou fournisseur, etc. directement impliqués ou non);
- Suivre, en étroite collaboration avec !’Administrateur, la capacité des fournisseurs à livrer à temps et dans la limite acceptable au plan de mise en œuvre ; Assurer dans la recherche de nouveaux fournisseurs et produits le cas échéant; Effectuer l’élaboration et l’application des stratégies d’économie et de réduction de coût ;
- Organiser des services de logistiques, de gestion, des expéditions, d’exonérations d’impôts, de l’assurance du bâtiment, de l’entretien et de l’assurance des véhicules, de la gestion du carburant, du carnet de bord, de la location de véhicules et d’enregistrement pour toutes activités et programmes du Bureau ;
- Exécuter toute autre tâche supplémentaire requise pour assurer le succès du travail de l’équipe.
COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)
QUALIFICATIONS REQUISES
Education :
- Diplôme universitaire supérieur (Master ou équivalent) en Business Administration, Gestion ou Administration publique ou tout domaine connexe.
Expérience Professionnelle :
- Minimum Deux années d’expérience pertinente dans les domaines de l’administration, de la Gestion, de la finance ou de la comptabilité, avec une évolution constante dans la carrière et des responsabilités administratives dans le domaine des achats, de la logistique ou expérience similaire :
- Expérience pratique dans les environnements financiers des Nations Unies ou des ONG.
Savoir-faire et compétences :
- Très bonne connaissance d’un des systèmes d’ERP (SAP, Oracle …) ;
- Compétences avérées en matière de gestion et de planification stratégique ;
- Bonnes connaissances des normes et procédures d’achat ;
- Capacité de gérer des ressources financières en exerçant une supervision et un contrôle appropriés ;
- Connaissances informatiques avérées de toutes les plates-formes Microsoft Office, en plus de l’expérience des outils collaboratifs en ligne et de l’optimisation des médias sociaux ;
- Excellent sens des relations humaines et aptitude à diriger et motives des équipes pluridisciplinaires dans un environnement multiculturel ;
- Aptitude à travailler de manière autonome, à formuler des opinions, à tirer des conclusions et à donner des conseils et des orientations ;
- Aptitudes à établir des priorités et de planifier, coordonner et suivre son propre plan de travail ;
- Aptitude à proposer de nouvelles manières d’atteindre les objectifs de travail ; développer de manière proactive des solutions efficaces aux problèmes dans son propre domaine d’expertise ;
- Avoir une bonne aptitude à travailler en équipe et sous pression ;
- Aptitude à dialoguer avec un large éventail de partenaires ;
Langues :
Excellente maitrise du français et ou de l’anglais et une bonne connaissance de l’autre langue ;
QUALIFICATIONS SOUHAITEES
Expérience Professionnelle :
- Expérience antérieure au sein du système des Nations Unies et particulièrement au sein de l’UNESCO serait un atout.