L’UNESCO recrute pour ce poste (10 Octobre 2023)

Secteur de tutelle : Field Office

Lieu d’affectation: N’Djamena

Catégorie d’emplois: Administration

Type de contrat : Contrat de Service

Grade : SB3

Durée du contrat : 1 année (renouvelable en fonction de la disponibilité des fonds et de l’évaluation des performances)

Recrutement ouvert à : Candidats externes

Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 22 OCTOBRE 2023

Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

Sous l’autorité générale du Directeur du Bureau régional multisectoriel de l’UNESCO pour l’Afrique centrale basé à Yaoundé en collaboration avec le coordonnateur de l’Antenne de l’UNESCO basée à N’Djamena et sous la supervision directe du Responsable de des Finances et de l’Administration le titulaire fournit une série de services de soutien administratif conformément aux règles et règlements de l’UNESCO, pratiques, normes et procédures.

Responsabilités générales: 

-Agir en tant qu’agent de certification jusqu’au niveau autorisé délégué par le Directeur des finances (CFO);
-Rédiger et préparer les correspondances courantes, les notes de service et les rapports non substantiels ;
-Tenir des dossiers confidentiels et généraux et établir des systèmes de référence ;
-Aider à la préparation de rapports budgétaires et financiers, de statistiques ou de projections pour l’usage des gestionnaires;
-Examiner les projets de rapports, vérifier l’exactitude et la cohérence globales, recouper la cohérence des chiffres ;
-Peut aider à superviser les activités liées à l’entretien des bureaux, à la sécurité, au transport et aux services similaires ;
-Fournir des conseils et une interprétation sur les règles, réglementations et procédures administratives non complexes.

Responsabilités financières:

-Assister et informer le superviseur sur la situation financière, en utilisant des systèmes d’information de gestion et des rapports ;
-Coder, enregistrer et rapprocher les opérations comptables ;
-Vérifier et traiter les paiements ;
-Tenir des comptes spécifiques, calculer et compiler des données financières, préparer des rapports de routine;
-Générer des rapports de dépenses à partir des systèmes automatisés;
-Fournir une assistance et des conseils au personnel sur les procédures financières de base, les exigences liées aux paiements et sur les dispositions bancaires et monétaires;
-Agir en tant que point focal bancaire en charge de la réconciliation ;
-Suivi des documents bancaires.

Responsabilités budgétaires:

-Suivre et contrôler les engagements et les dépenses ;
-Préparer des estimations de coûts détaillées et d’autres données à utiliser dans l’analyse et les propositions budgétaires ;
-Assurer le suivi des niveaux budgétaires et alerter le superviseur et les responsables concernés pour éviter d’éventuelles insuffisances de fonds (validation des informations et identification d’éventuelles erreurs ou irrégularités) ;
-Générer des rapports de dépenses à partir des bases de données du système d’information automatisé ; compiler les données budgétaires ;

-Aider à la préparation, à l’estimation des coûts et à la finalisation des rapports budgétaires, effectuer une analyse préliminaire des écarts entre les budgets et les dépenses réelles ; vérifier la cohérence des chiffres;

-Examiner l’exactitude et la cohérence globales des projets de rapports; vérifier la cohérence des chiffres;
-Identifier toutes autres anomalies et erreurs ; alerter le superviseur et entreprendre des opérations pour corriger les erreurs/omissions.

Responsabilités RH:

-Assister dans les questions administratives RH;
-Rédiger la correspondance et d’autres documents pour les actions du personnel, assurer le suivi des actions RH à venir, maintenir la base de données;
-Récupérer et analyser les données liées aux RH à partir de systèmes automatisés ; alerter le superviseur des incohérences/erreurs et proposer des actions correctives ;
-Traiter les salaires, les droits, les réclamations, les contrats des non-fonctionnaires, etc. conformément aux directives et procédures établies;
-Fournir une assistance, des conseils et des séances d’information au personnel nouvellement arrivé, aux experts et aux consultants sur les procédures de base ; aider et soutenir les questions liées aux visas, cartes d’identité, permis de conduire et autres documents nécessaires relatifs au personnel conformément aux exigences de l’Organisation et du pays hôte (assurer la liaison, le cas échéant, avec le ministère des Affaires étrangères);

-Assister dans les formalités de pré-recrutement et apporter un soutien sur la conduite du processus de recrutement ; coordonner les horaires des entrevues, préparer l’ordre du jour et la documentation.

Logistique:

-Expédition : prendre des dispositions, assister et conseiller sur l’expédition ; assurer la liaison avec les douanes;
-Achats : aider à lancer des actions d’approvisionnement, à préparer les bons de commande et les contrats, suivre l’état des demandes et maintenir le contact avec les fournisseurs;
-Voyages : aider et fournir des conseils dans la préparation des plans de voyage, examiner les demandes de voyage, préparer les commandes de voyage ; émettre des avances de voyage;
-Aider dans toutes les questions liées à la sécurité. Peut assurer la liaison et coopérer avec l’UNDSS sur des questions liées à la sûreté et à la sécurité.

COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)

QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation:

• Diplôme d’étude secondaire, technique ou professionnelle

Expérience professionnelle:

• Au moins 5 ans d’expérience professionnelle progressive dans le domaine de l’administration, des ressources humaines, des finances et des achats ou domaines connexes.

Aptitudes et compétences:

-Bonnes compétences interpersonnelles et de communication, y compris la préparation des correspondances et correction de documents.
-Excellentes compétences analytiques et techniques.
-Bonnes capacités de planification et de coordination.
-Capacité à prendre des initiatives et à fournir un soutien et des services de qualité et en temps opportun.
-Capacité à identifier les erreurs ou irrégularités et à proposer des actions correctives.
-Très bonnes capacités informatiques de l’utilisation de MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, etc.).

Langues:

• Excellente connaissance (lu, écrit, parlé) du français ou de l’anglais et bonne connaissance de l’autre langue.

QUALIFICATIONS SOUHAITEES

Éducation:

• Formation/certification en comptabilité, finance ou administration.

Expérience professionnelle:

• Expérience professionnelle au sein du système des Nations Unies ou d’une organisation internationale

Aptitudes et compétences:

• Connaissance en ERP (Enterprise Resource Planning systems) tel que SAP (Systems Applications and Products in Data Processing) ou autre.

Langues:

•    Connaissance de la langue espagnole.
•    Connaissance de la langue portugaise

SALAIRES ET INDEMNITES

Les titulaires d’un contrat de service sont rémunérés en fonction du niveau de mission spécifié dans le contrat, lequel doit prendre en compte les qualifications requises et la nature des tâches et responsabilités qui leur sont confiées

Dans les bureaux hors Siège/de liaison et les instituts, la rémunération des titulaires d’un contrat de service est établie par le directeur/chef du bureau (hors Siège/de liaison) ou de l’institut en consultation avec HRM.

La rémunération est normalement versée en monnaie locale.

Le titulaire d’un contrat de service a droit à 30 jours de congé annuel.