ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)
Numéro du poste : 6CIADM0005RP
Classe : G-4
Secteur de tutelle : Field Office
Lieu d’affectation: Abidjan
Famille d’emplois: Administration
Type de contrat : Engagement de durée définie
Durée du contrat : 2 années
Recrutement ouvert à : Candidats internes et externes
Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 15-OCT-2021
Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme
Seul(e)s les candidat(e)s autorisé(e)s à travailler en Côte d’Ivoire peuvent postuler.
RESUME DES FONCTIONS DU POSTE
Sous l’autorité de la Cheffe du bureau et sous la supervision directe de l’Administrateur/trice Principal(e), le/la titulaire du poste apporte un support à l’Unité Administrative, principalement dans les domaines de la logistique et des ressources humaines.
Ressources Humaines
Maintenir à jour les données et les dossiers de l’ensemble du personnel du bureau en assistant l’Administrateur/trice Principal(e) pour les tâches suivantes:
Suivi des contrats du personnel (renouvellement éventuel) et du planning prospectif des besoins en ressources humaines,
Aide à la préparation du plan annuel ou biannuel (incluant une budgétisation) des besoins en formation pour l’ensemble du personnel du bureau,
Enregistrer et assurer un suivi méticuleux de chaque avis de vacance de poste dans la plate-forme de recrutement SuccessFactors,
Créer et modifier dans IRIS (extension, séparation, etc.) tous les contrats en faveur du personnel sous Service Conctract (SC) et les contrats de stagiaires, volontaires, VNU, etc.
Assister les membres du personnel et leurs dépendants dans les procédures d’obtentions de visas, cartes d’identités, permis de conduire et tout autre document administratif exigible au personnel par le pays hôte,
Procéder à tous les arrangements administratifs requis (incluant les procédures douanières) pour l’expédition, la réception des effets du personnel international en fonction, à l’arrivée comme au départ.
Logistique
Procéder à tous les arrangements administratifs requis (incluant les procédures douanières) pour l’expédition et la réception des équipements acquis par le bureau dans le cadre de la mise en œuvre de ses programmes et projets. Pour toutes les opérations d’achats de biens et de services, procéder à la vérification des dossiers (bons de commandes, contrats, offres, bons de livraisons, etc.), et des biens acquis en s’assurant de la conformité et de la complétude par rapport aux exigences des procédures administratives en matière d’achats.
Assurer le suivi de la bonne mise en œuvre des différents contrats liés à la maintenance et la sécurité du bureau (gardiennage, nettoyage, vidéosurveillance, etc.) et la gestion des stocks (carburant, fournitures de bureau, trousses médicales, etc.).
Veiller à la mise à jour en temps réel du Livre d’Inventaire du bureau et coordonner le contrôle physique annuel de l’ensemble des équipements avant la transmission à l’Unité des rapports financiers et de la Comptabilité au Siège de l’UNESCO.
Contribuer à l’élaboration du plan annuel d’achat des équipements.
Agir en tant que certifying officer dans le processus de préparation des missions de service pour l’ensemble du personnel du bureau (certifier la demande de voyage, gérer les réservations de vol et l’achat des billets d’avion, valider les ordres de mission en veillant aux aspects sécuritaires, etc.).
Administration
Agir en qualité de point focal du bureau auprès des différents services de l’Administration Publique du pays hôte pour toutes les démarches administratives (procédures d’immatriculation, d’exonération, d’autorisations, etc.)
COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)
Responsabilité (F)
Communication (F)
Innovation (F)
Partage des connaissances et volonté constante d’amélioration (F)
Planification et organisation (F)
Culture du résultat (F)
Travail en équipe (F)
Professionnalisme (C)
Pour plus d’informations, merci de consulter le Référentiel des compétences de l’UNESCO.
QUALIFICATIONS REQUISES
Formation
Diplôme d’étude secondaire technique ou professionnelle dans le domaine du secrétariat et/ou en soutien administratif.
Expérience professionnelle
Minimum 3 (trois) ans d’expérience professionnelle dans le domaine de la gestion des ressources humaines, de la gestion ou domaines connexes.
Compétences et Aptitudes
Excellent sens de l’analyse.
Sens de la confidentialité, discrétion, fiabilité professionnelle et facilité à travailler dans un environnement multiculturel.
Très bonne connaissance des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, etc.).
Sens aigu de l’organisation, de la planification et de la gestion des priorités.
Langues
Très bonne maîtrise du français (parlé, lu et écrit) et bonne compréhension de l’anglais (parlé, lu et écrit).
QUALIFICATIONS SOUHAITEES
Formation
Formation/certification spécialisée dans le domaine de l’administration, secrétariat/soutien administratif.
Expérience professionnelle
Expérience professionnelle pertinente dans une unité administrative.
Expérience professionnelle dans une Agence des Nations-Unies ou une autre structure ou organisation internationale.
Compétences et Aptitudes
Connaissance des logiciels de gestion de type ERP (SAP, etc.).
SALAIRES ET INDEMNITES
Les traitements de l’UNESCO se composent d’un traitement de base et d’autres prestations pouvant inclure, le cas échéant: 30 jours de congé annuel, allocations pour charge de famille, assurance maladie, régime de retraite, etc.
Pour plus de précisions sur les salaires et indemnités, veuillez consulter le site Web de la CFPI et le site Web Carrières de l’UNESCO .
PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l’UNESCO carrières. Aucune modification ne peut être apportée à la candidature soumise.
L’évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance de poste et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu’un entretien basé sur les compétences.
L’UNESCO utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l’évaluation des candidats.
Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l’étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies.
L’UNESCO applique une politique de tolérance zéro envers toute forme de harcèlement.
L’UNESCO s’est engagée à atteindre et à maintenir la parité des genres parmi les membres de son personnel dans toutes les catégories et à tous les niveaux. En outre, l’UNESCO est résolue à créer une diversité de personnel sur le plan du genre, de la nationalité et de la culture. Les personnes issues de groupes minoritaires, de groupes autochtones et les personnes handicapées, ainsi que les ressortissants d’États membres non représentés ou sous-représentés (veuillez cliquer ici pour la dernière mise à jour) sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité. Une mobilité internationale est requise pour les membres du personnel nommés sur des postes internationaux. L’UNESCO ne prend de frais à aucune étape du recrutement
