L’organisation non lucrative INTERSOS recrute (01 Juin 2024)

INTERSOS est une organisation non gouvernementale internationale italienne créée en 1992. Elle intervient dans des situations d’urgence et de crise afin d’apporter une aide immédiate aux personnes dont la vie est menacée par les conflits, la violence, l’extrême pauvreté, les catastrophes naturelles ou humaines.

Objectif général du poste

• Sous la direction continue du coordonnateur de la logistique, le gestionnaire du programme d’entrepôt commun (PM) du PAM sera chargé de la gestion de la qualité des projets d’entrepôt et de fret aérien INTERSOS, conformément aux politiques nationales d’INTERSOS et aux directives du secteur de la logistique humanitaire du Nigéria. Le PM est responsable de l’assurance qualité et du contrôle des fournitures du projet, y compris du respect des normes, des directives et des SOP déjà existantes, et de veiller à ce que les opérations de l’entrepôt soient signalées en temps opportun et efficacement au secteur de la logistique.
• Sous la direction continue du coordonnateur de la logistique, le PM est chargé de superviser les opérations quotidiennes des projets d’entrepôt commun et de fret aérien financés par le PAM et gérés par INTERSOS.
• Le PM est chargé de la coordination avec le secteur de la logistique et des autres agences humanitaires qui utilisent les installations et de la représentation aux réunions liées à la logistique.
• Le Premier ministre travaillera en étroite collaboration avec le personnel du programme et du personnel administratif pour garantir des rapports complets, un soutien et une assistance à toutes les activités du centre humanitaire, lorsque cela est nécessaire.
• Le PM gérera les performances du personnel national affecté aux projets, en garantissant des performances optimales et le respect des politiques INTERSOS et du code de conduite humanitaire, en atténuant la fraude et en signalant tout cas de fraude présumée.

RESPONSABILITÉS

Tâches et responsabilités:

Exécuter les activités de gestion du programme conformément aux demandes de la mission de manière efficace (calendrier et financier) et partager les informations avec les autres parties prenantes (PM, LogCo, Administration, Coordonnateur du programme, Chef de mission/base et secteur logistique) ;

Rapports/suivi et rapports du projet :

• Assure la soumission en temps opportun de l’outil d’évaluation de projet (PAT) de qualité au responsable du S&E/coordonnateur de la logistique et au chef du programme.
• Rapport mensuel sur le récit/sitrep du projet au secteur de la logistique.
• Rapport d’activité hebdomadaire au secteur des grumes.
• Gestion d’INTERSOS et du PAM Google Data Studio pour superviser les activités et suivre (Libération, réception et expédition des envois).
• Signalement en temps opportun des incidents s’ils se produisent.
• Rapport d’événement des visiteurs/donateurs.
• Diriger la communication et les réunions avec l’Autorité aéroportuaire fédérale (FAN) et l’UNHAS pour l’expédition aérienne efficace et efficiente des envois ainsi que le bon déroulement du projet.
• Surveiller le cycle du projet et apporter les ajustements appropriés au plan de travail.
• Assurer la satisfaction des utilisateurs du projet grâce à une enquête et à la communication des résultats de l’enquête.
• Soumission du rapport narratif final du projet aux donateurs.

Gestion budgétaire et reporting :

• Gérer le budget des projets du PAM selon les directives INTERSOS et assurer la soumission des rapports selon les exigences des donateurs.
• Effectuer toutes les tâches liées au travail budgétaire, le cas échéant.
• Suivre les dépenses budgétaires pour garantir que le budget est entièrement dépensé à la fin des projets et conformément aux exigences de conformité d’INTERSOS et des donateurs.
• Approuver les dépenses et suivre la logistique pour garantir que les achats sont terminés à temps.

La gestion d’actifs:

• Entretien global des installations du projet pour garantir la qualité, la sûreté et la sécurité.
• Opérations standard et entretien des actifs de l’entrepôt : approvisionnement en eau, égouts, clôture, générateur d’électricité, système solaire, y compris à l’intérieur des centres et bureaux des entrepôts communs humanitaires ;
• Assurer l’équipement – Ordinateur portable, téléphone, Thuraya, VHF etc. (gestion des réparations, stockage, registre des stocks) ;

Gestion du personnel:

• Superviser tout le personnel du programme logistique et des entrepôts alimentaires du PAM dans les bases de terrain concernées.
• Superviser la gestion (sauvegarde des données, sauvegarde du dossier de courrier électronique) du personnel du projet.
• Aide les RH à recruter en temps opportun le personnel du projet.
• Assure la soumission en temps opportun des feuilles de temps.
• Le personnel quitte la direction.
• Organisation du transport du personnel.
• Gestion du bien-être, de la sûreté et de la sécurité du personnel**.**

Gestion de stock:

• Garantit la gestion et le suivi du stock de la mission, selon les procédures et outils INTERSOS. s’assure que ces procédures sont connues et mises en œuvre sur toutes les bases de la mission ;
• Supervise les projets de logistique humanitaire du PAM gérés par INTERSOS.
• S’assure que les sites de stockage sont adaptés aux besoins de la mission et que les marchandises sont stockées de manière appropriée en termes d’emplacement, d’aménagement et de conditions d’hygiène ;
• Supervise les flux de marchandises, s’assure que les marchandises reçues sont conformes et enregistrées. Il est attentif à la date de péremption des produits, le cas échéant ;
• S’assure que les sites de stockage sont adaptés aux besoins de la mission et que les marchandises sont stockées de manière appropriée en termes d’emplacement, d’aménagement et de conditions d’hygiène.
• Assure une gestion de qualité des entrepôts en s’assurant que tous les mouvements de marchandises sont documentés et partagés avec le PAM et les autres donateurs, toutes les lettres de transport ;
• S’assure que le mouvement/transfert de documents est correctement référencé ;
• Vérifie les rapports de stock sur une base mensuelle et effectue les inventaires physiques.
• Stockage mensuel des matériaux, registre des stocks et reporting,

Gestion du transport/flotte :

• Gérer l’expédition du fret.
• Soutenir son équipe sur la gestion des travailleurs occasionnels (up/offload).
• Superviser le paiement des travailleurs occasionnels conformément aux directives de paiement INTERSOS.
• Coordination et optimisation des transports.
• Point focal du cluster de journaux.

EXIGENCES DU POSTE

Exigences

• Minimum d’un B.Sc./HND en gestion de projet, en administration publique, en économie ou dans un domaine connexe d’un établissement supérieur reconnu
• Certificat en PMD Pro et toute autre étude liée à la gestion de projet

Expérience professionnelle

• Une expérience minimale de 3 ans avec une OING reconnue (1) en tant que cadre supérieur est requise.
• Au moins deux (2) années de travail dans un environnement potentiellement dangereux, avec une expérience avérée de la gestion de la logistique et de la sécurité, sont requises.
• Au moins deux (2) ans d’expérience dans l’élaboration de propositions, la planification, la gestion budgétaire et la gestion de projet
• Excellentes compétences en matière de rédaction, de reporting et de communication.
• Expérience avérée dans la gestion d’un nombre d’employés présentant une diversité culturelle, avec une expérience du recrutement local et de la gestion à distance

Exigence professionnelle

• Très bonne connaissance de Microsoft Office (incluant MS Word, Excel, PowerPoint ou autres logiciels de présentation, Outlook et Skype)
• Excellentes compétences organisationnelles dans le cadre d’opérations d’urgence très complexes
• Capable d’assurer une livraison rapide de qualité dans un environnement stressant
• Très fortes compétences relationnelles : solides compétences en communication et en diplomatie
• Pratique et solutionneur de problèmes
• Excellente capacité à établir des relations interpersonnelles et bonnes capacités de négociation

Langue

• Connaissance pratique maîtrisée/parlant l’anglais

Exigence personnelle

• Réactif, motivé, bonne flexibilité de communicateur pour répondre à la nature changeante du contexte humanitaire et aux difficultés opérationnelles.
• Capacité à communiquer ouvertement et à entretenir de bonnes relations au sein de l’équipe, du gouvernement et des autres autorités locales, des donateurs et des autres parties prenantes.
• Volonté de prendre ses responsabilités.
• Capacité à faire face au stress et à un environnement de vie avec des conditions de vie très basiques. Le titulaire du poste peut être déployé sur le terrain sans Internet et sans diversité de nourriture disponible.
• Capacité à travailler dans un environnement interculturel.
• Disponibilité à s’engager et à adhérer aux valeurs, à la mission et à la vision d’INTERSOS.