International Alert a été fondée en 1986 pour aider les gens à trouver des solutions pacifiques aux conflits. À cette époque, le nombre de conflits entre les pays diminuait, mais il y avait une augmentation alarmante du nombre de conflits à l’intérieur des pays. Ces conflits compromettent le développement et conduisent à des violations flagrantes des droits de l’homme.
L’archiviste est responsable de l’organisation, de l’indexation et de l’archivage des dossiers de projet conformément aux directives standard d’Alert afin de garantir qu’ils conservent leur authenticité et leur intégrité et qu’ils puissent être rapidement récupérés en cas de besoin. Les enregistrements d’alertes sont des actifs d’entreprise qui contribuent directement à nos principaux résultats. Les enregistrements contribuent à la satisfaction des clients et des employés, à l’impact sur le développement, à la croissance et à l’actionnariat des employés. L’archiviste établira un compte rendu complet des fichiers papier du projet et organisera les fichiers selon le système d’enregistrement standard d’Alerts afin de préparer les enregistrements du projet pour le stockage et la récupération à long terme.
Principales responsabilités:
- Classez et classez les enregistrements du projet pour préparer l’archivage et la récupération rapide, en suivant les instructions standard conformément aux directives standard d’Alert.
- Sous la supervision du directeur financier et du personnel du projet, l’archiviste réalisera un inventaire complet des fichiers papier et électroniques du projet, sur la base des directives de classement et des examens documentaires.
- Coordonner avec les équipes de projet pour incorporer divers documents non classés dans des fichiers en suivant l’index des dossiers de projet sur une page aussi fidèlement que raisonnablement possible.
- Marquez et étiquetez tous les fichiers de projet conformément aux procédures opérationnelles standard d’Alerts.
- Promouvoir les meilleures pratiques conformément aux principes de tenue de dossiers généralement reconnus (GARP) parmi les équipes de projets.
Livrables :
L’archiviste préparera les documents suivants :
- Un modèle de projet d’index de fichier principal de projet qui intègre les fichiers du bureau de projet et du bureau de pays.
- Une fiche d’inventaire pour chaque carton archivé.
- Une étiquette de boîte pour chaque boîte à apposer sur la face de la boîte.
- Une fiche de transmission pour chaque projet réalisé.
- Rapports hebdomadaires pour tenir l’équipe des opérations/finances informée des progrès de l’archivage.
- Créez des rapports et des mémos décrivant l’état des documents.
- Une tranche de cartons entièrement archivés.
Exigences physiques:
- Une présence régulière et une disponibilité pendant les heures normales de bureau sont requises.
- Capacité à travailler dans un environnement de bureau normal et à adhérer au COVID-19 et aux protocoles de sécurité pour un environnement de travail sûr et sécurisé.
- Soulevez et/ou déplacez occasionnellement jusqu’à 25 livres.
- (Toute autre tâche assignée par le directeur pays/responsable financier).
Qualifications et/ou Expérience
Pour accomplir ce travail avec succès, une personne doit être capable d’accomplir chaque tâche et responsabilité essentielle de manière satisfaisante. Les qualifications énumérées ci-dessous sont représentatives des connaissances, compétences et/ou aptitudes requises pour exercer les fonctions principales.
- Expérience démontrée en matière de saisie de données, de classement, d’étiquetage, d’emballage, de récupération et de conservation des dossiers.
- Une expérience de travail avec des projets financés par des donateurs en tant qu’archiviste est fortement appréciée.
- Au moins 1 à 2 ans d’expérience administrative souhaitée.
- Diplôme d’associé ou doit être inscrit à un programme universitaire pour obtenir le diplôme d’études supérieures requis.
- Capacité démontrée à communiquer de manière claire et concise, tant oralement que par écrit.
- Grande attention aux détails et solides compétences organisationnelles
- Polyvalence et intégrité démontrées.
- Capacité démontrée à suivre les pratiques et procédures standard, à recevoir des instructions générales et une supervision sur l’avancement des travaux et à apporter une contribution significative aux résultats finaux.
- Solide connaissance de Microsoft Excel et Word, y compris la création et la modification de documents.
- Capacité à travailler à la fois de manière indépendante et en équipe, en coordination avec le personnel selon les exigences du travail.
Exigence linguistique : Maîtrise de l’anglais (oral et écrit)
Voyage : Basé à Abuja sans déplacement.
Exigences de travail : Il s’agit d’une mission à court terme d’une durée de deux (2) mois avec 30 jours payés à temps plein.
Méthode d’application
- Veuillez envoyer un CV de 3 pages maximum et une lettre de motivation d’une page maximum à [email protected] en copiant soosom@international_alert.org avant 17 heures le 26 mars 2024. Incluez vos exigences salariales dans votre candidature.
- Veuillez noter que les candidatures incomplètes ne seront pas prises en compte.
- Ce poste n’est ouvert qu’aux ressortissants nigérians.
- Notez que seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Si vous n’avez pas eu de nouvelles de nous dans les trois semaines suivant la date limite, vous pouvez supposer que votre candidature n’a pas été retenue à cette occasion. Veuillez ne pas envoyer d’e-mails ou d’appels de suivi.
- International Alert est un employeur garantissant l’égalité des chances. Tous les candidats seront jugés strictement sur la base du mérite.
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