L’organisation mondiale de santé MSH recrute pour ces 02 postes (12 Février 2024)

À propos du rôle :

• L’associé des finances et de l’administration de l’État est chargé d’assurer le bon fonctionnement des finances et de la logistique fournies par l’unité des opérations en fournissant un soutien financier et administratif.
• Elle ou il travaille avec le spécialiste principal des opérations et des achats et le spécialiste de l’État pour coordonner et gérer le fonctionnement et la mise en œuvre des activités du projet dans l’État.

Les responsabilités spécifiques comprennent :

• Préparer les bons de paiement et les calendriers pour les fournisseurs et les participants.
• Codez correctement toutes les transactions.
• Tenir les dossiers administratifs et comptables.
• Effectuer le suivi des paiements impayés des fournisseurs et assurer un rapprochement en temps opportun
• Veiller à ce que les paiements soient compilés, examinés et envoyés au bureau de pays en temps opportun pour traitement.
• Veiller à ce que les entrées soient saisies dans les journaux de suivi des activités du projet avec précision et en temps opportun.
• Gérer les paiements d’impôts et autres paiements légaux au niveau de l’État.
• Organiser un hôtel pour le personnel, les participants et les consultants qui viennent dans l’État pour des missions
• Aider à organiser l’expédition des marchandises et des équipements chaque fois que nécessaire et veiller à ce que la liste de colisage, les lettres de transport et les documents d’exportation, le cas échéant, soient préparés et veiller à ce que les détails de l’expédition soient communiqués par écrit dans les plus brefs délais au destinataire.
• Gestion du calendrier, en veillant à ce que les salles de conférence soient réservées et à la logistique des réunions/conférences/activités et en veillant à mettre à jour les dossiers régulièrement
• Aménager des espaces pour les nouveaux employés en s’assurant que la disponibilité des bureaux, des chaises, etc. est prête à être utilisée le jour du début
• Gestion des stocks et des actifs
• Coordonner les profils d’activité approuvés en s’assurant que le matériel, l’équipement, etc. requis pour l’activité sont organisés et prêts pour l’activité.
• Coordonner l’approvisionnement et l’engagement des fournisseurs pour les biens et services.
• Coordonner les services de restauration pour les réceptions officielles à l’intérieur et à l’extérieur du bureau
• Contrôler la consommation du projet (essence, électricité, eau, téléphone,)
• Participer à l’amélioration du système comptable et du système de contrôle interne.
• Assurer le respect des politiques et procédures de MSH, y compris les systèmes de contrôle interne, les directives du fonds mondial ainsi que les réglementations du gouvernement du Nigeria.
• Créer mensuellement tous les rapports administratifs et financiers demandés par le superviseur.
• Veiller à ce que les activités de fin de mois et d’année soient effectuées avec précision et conformément aux politiques et procédures de MSH.
• Autres tâches assignées.

QUALIFICATIONS

EXPÉRIENCE MINIMALE REQUISE

• Minimum de 1 à 3 ans d’expérience en tant que comptable et en administration
• Compréhension des aspects clés de la comptabilité
• Expérience avec les projets du Fonds mondial et du gouvernement américain
• Maîtrise des programmes Microsoft Office, en particulier des feuilles de calcul Excel, ou d’un logiciel comparable
• Compétences linguistiques verbales et écrites en anglais requises.
• Capacité à travailler de manière indépendante et à prendre des initiatives.
• Capacité à apprendre des procédures de programme complexes.

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES

• Bonnes compétences en dactylographie. Bonnes compétences en rédaction et en édition de mémos. Bonnes compétences informatiques avec une bonne connaissance des logiciels d’application couramment utilisés
• Familier avec les moteurs de recherche Internet et capable d’effectuer des recherches en arrière-plan sur des tâches bien définies
• Capable de travailler de manière autonome en gérant les priorités et la charge de travail dans le cadre de l’horaire général de travail, des instructions et des pratiques standardisées.
• Excellente maîtrise de l’anglais écrit et oral
• Prend des initiatives et peut démarrer/terminer des tâches avec une direction de base
• Excellente connaissance en informatique. Maîtrise de Word, Excel, Outlook, Power Point et connaissance de Photoshop. Apprendre et maîtriser le système de gestion de l’entreprise (appliqué) et d’autres logiciels ou sites Web de l’opérateur, selon les besoins
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à organiser des projets en cours, en recherchant des moyens de devenir plus efficace dans l’exécution des tâches
• Cherche constamment des moyens d’aider à soutenir

COMPÉTENCES

• Compétence démontrée pour évaluer les priorités, gérer une variété d’activités dans un environnement urgent et respecter les délais avec une attention aux détails et à la qualité.
• Solides compétences bureautiques et organisationnelles
• Capacité démontrée à travailler en tant que membre efficace d’une équipe dans un environnement complexe et en évolution rapide.
• Excellentes compétences interpersonnelles et capacité démontrée à interagir professionnellement avec du personnel, des clients et des consultants de cultures diverses.
• Adaptabilité, communication, résolution de problèmes, créativité et innovation, rapidité du travail, qualité du travail et relations d’équipe, utilisation efficace des ressources.

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À propos du rôle :

• Sous la supervision générale du directeur de projet, le comptable sera chargé de protéger les actifs (financiers et physiques) de MSH et, en fin de compte, du Fonds mondial ou d’un autre donateur contre la fraude, la perte ou l’utilisation abusive.
• Le comptable sera chargé de veiller à ce que tout argent dépensé sur le terrain soit effectué conformément aux principes comptables généralement reconnus, à la politique de MSH et à tous les principes de coûts imposés par l’agence donatrice.
• Le comptable connaîtra et respectera les normes d’intégrité des achats de MSH dans toutes les activités.

Les responsabilités spécifiques comprennent :

• Préparer les bons de paiement.
• Codez correctement toutes les transactions.
• Contrôlez et saisissez toutes les dépenses de la petite caisse.
• Paiement des dépenses, y compris les indemnités journalières et le transport des participants lors des activités sur le terrain.
• Préparer et contrôler les avancées.
• Assurez-vous que les soldes des parties inutilisées des avances sont déposés sur le compte MSH.
• Préparez les bordereaux de dépôt pour que les espèces soient déposées sur le compte bancaire.
• Rapprocher les avances, y compris l’examen des reçus, le codage des dépenses sur le bon général et la saisie dans QuickBooks.
• Tenir les fichiers comptables.
• Faire le suivi des avancées en suspens et assurer un rapprochement en temps opportun.
• Contrôler la consommation du projet (essence, électricité, eau, téléphone).
• Participer à l’amélioration du système comptable et du système de contrôle interne.
• Créer tous les rapports financiers demandés par le superviseur.
• Préparation et dépôt des formulaires de paiement des impôts et de la sécurité sociale.
• Autres tâches demandées par le superviseur.
• Assurez-vous que les paiements sont traités avec précision, dans les délais et en toute sécurité (afin de minimiser l’exposition aux risques de MSH).
• Veiller à ce que les pratiques de trésorerie du pays minimisent l’exposition à la trésorerie de MSH.
• Veiller à ce que les entrées soient saisies dans le système financier avec précision et en temps opportun.
• Veiller à ce que les activités comptables de fin de mois et d’année soient effectuées avec précision et conformément aux politiques et procédures de MSH.
• Veiller à ce que des systèmes soient en place dans le pays pour garantir que les opérations sont gérées et que le personnel agit en totale conformité avec les lois locales, adhère aux exigences des contrats/attributions et des donateurs, et se conforme aux politiques et procédures opérationnelles standard de MSH.
• Des systèmes sont en place pour garantir que les membres du personnel concernés connaissent et comprennent les lois, les exigences en matière de contrats/attributions et de donateurs, ainsi que les politiques et procédures de MSH.
• Surveiller et assurer la conformité.
• Les responsabilités et devoirs sont donnés à titre indicatif seulement et sont sujets à changement pour répondre aux besoins du projet, de l’organisation et du donateur.
• Et toute autre tâche assignée.

QUALIFICATIONS

QUALIFICATION REQUISE

• Minimum d’un diplôme universitaire ou HND en comptabilité/finance.

EXPÉRIENCE MINIMALE REQUISE

• Expérience professionnelle significative dans la conception et la direction du financement de la santé pour des programmes de santé publique, de préférence pour le VIH et la tuberculose à grande échelle.

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES

• Minimum de 3 à 5 ans d’expérience post-diplôme/HND ou master avec 0 à 2 ans d’expérience en comptabilité/finance.
• Connaissance des programmes, réglementations et exigences du Fonds mondial.
• Expérience ou compréhension des aspects clés de la comptabilité.
• Expérience avec des projets du Fonds mondial utile, mais pas obligatoire.
• Maîtrise des programmes Microsoft Office, notamment des feuilles de calcul Excel.
• Expérience dans l’utilisation d’un logiciel de comptabilité (QuickBooks de préférence).
• Compréhension des principes de base du contrôle de trésorerie, de la gestion d’actifs et du rapprochement bancaire.
• Faire preuve d’un bon jugement et d’un bon « bon sens » financier.
• Compétences linguistiques verbales et écrites en anglais requises, y compris parler, écrire, comprendre et lire, ainsi que la capacité de mener des affaires en anglais.
• Excellentes aptitudes de communication.
• Excellentes compétences organisationnelles et interpersonnelles avec une perspective orientée service.
• Compétences avancées en matière de reporting.
• Compétences informatiques, y compris la maîtrise des applications de la suite Microsoft Office (feuilles de calcul Excel, traitement de texte et courrier électronique ainsi qu’une expérience en saisie de données).

COMPÉTENCES

• Capacité à travailler sous pression.
• Capacité à travailler de manière autonome, à prioriser les tâches et à respecter les délais.
• La capacité de travailler en équipe avec une connaissance approfondie des règles et réglementations du Fonds mondial et une expérience des projets du Fonds mondial est utile.
• Compréhension des principes du contrôle de trésorerie et de la gestion des actifs et doit être capable d’effectuer des rapprochements de comptes précis et en temps opportun.
• Capacité à suivre les politiques et procédures de MSH et des donateurs en matière d’approvisionnement et de documentation et à garantir une documentation comptable adéquate pour une piste d’audit appropriée.

Compétences de base de MSH :

• Adaptabilité, communication, résolution de problèmes, créativité et innovation, rapidité du travail, qualité du travail et relations d’équipe, utilisation efficace des ressources.