L’Organisation mondiale de la Santé est une agence spécialisée de l’Organisation des Nations unies pour la santé publique créée en 1948. Elle dépend directement du Conseil économique et social des Nations unies et son siège se situe à Pregny-Chambésy, dans le canton de Genève, en Suisse.
POSTE 1 : Assistante administrative et financière – ( 2405808 ) CONGO
Date de clôture : 25 Juillet 2024
OBJECTIFS DU PROGRAMME
Les objectifs généraux de la gestion des comptes et des finances (AFM) sont de fournir des services efficaces de soutien budgétaire et financier aux programmes et à l’administration de l’OMS, ainsi que de soutenir la gestion des actifs financiers de l’organisation dans la Région Afrique, conformément aux politiques et procédures de l’organisation.
DESCRIPTION DES DEVOIRS
Français Sous la supervision générale du Responsable des comptes et des finances :
FINANCES : Faciliter la communication administrative avec les institutions financières : Initier et gérer la correspondance avec les institutions bancaires pour faciliter l’ouverture et la clôture des comptes bancaires de l’OMD. En outre, mettre à jour les panels de signataires pour assurer l’exactitude et la conformité. Surveiller la liste des transactions en cours pour les comptes d’avances alloués afin de s’assurer qu’elles ne sont pas en retard de plus de 90 jours.
Soutien au rapprochement des comptes d’avances : aider les bureaux de pays qui rencontrent des difficultés pour rapprocher les comptes d’avances, en offrant des conseils et un soutien si nécessaire. Tenir à jour et mettre à jour un fichier Excel complet détaillant les comptes bancaires de la région africaine afin de garantir l’exactitude et l’accessibilité des informations financières.
RESSOURCES HUMAINES : Assurer le renouvellement rapide des contrats en lançant des demandes de SSA, de personnel temporaire et à durée déterminée dans le plan d’action des RH. Tenir à jour et surveiller les dossiers de congés des SSA.
GESTION DES DOSSIERS : Tenir à jour des systèmes de classement manuels et informatisés pour organiser et stocker les informations de manière efficace et assurer l’accessibilité et l’exactitude des dossiers.
SOUTIEN ADMINISTRATIF : Assumer la responsabilité de la commande de fournitures de bureau et de la tenue d’un inventaire organisé pour soutenir des opérations efficaces. Examiner les soumissions de Bizagi pour s’assurer que les transactions d’introduction en bourse pour les dépenses d’exploitation ne dépassent pas la limite d’avance autorisée de 2 500 $ par transaction.
Distribution du courrier et flux d’informations : superviser la distribution du courrier postal et électronique et des autres documents reçus.
ACHAT ET VOYAGE : Création de contrats et génération de bons de commande : Générer des contrats pour les consultants, les accords de services spéciaux (SSA), les stagiaires, etc., en utilisant la plate-forme GSM. De plus, créer des bons de commande liés aux dépenses de l’unité pour faciliter les processus d’approvisionnement. Surveiller et documenter la réception des livrables et gérer les processus de paiement en conséquence. Soumettre des demandes de voyage à la haute direction si nécessaire.
AUTRES TÂCHES : Agir en tant que personne focale et aider à coordonner les programmes d’intégration dans l’unité AFM. Établir des priorités pour les tâches, superviser le respect des procédures et s’assurer que les délais sont respectés efficacement. *Difficulté, sensibilité, nature et importance des relations de travailDifficulté : Les relations de travail dans ce rôle impliquent la gestion de tâches sensibles en matière de finances, de ressources humaines, de gestion des dossiers, de soutien administratif, d’approvisionnement et de voyage au sein de l’AFM. La complexité découle de la diversité des responsabilités qui exigent une attention aux détails, de la précision et le respect des politiques et procédures organisationnelles.
Sensibilité : Les relations de travail à ce poste sont sensibles car elles impliquent la gestion des transactions financières, des données sur les ressources humaines et des dossiers confidentiels. Le maintien de la confidentialité, de l’intégrité et des normes éthiques lors du traitement d’informations sensibles est essentiel pour l’unité et l’organisation dans son ensemble.
Nature :La nature des relations de travail dans ce rôle est principalement axée sur les tâches et exige un niveau élevé d’organisation, de coordination et d’efficacité. Les tâches consistent à faciliter la communication avec les parties prenantes internes et externes, à assurer le respect des réglementations financières et administratives et à soutenir le bon fonctionnement des différentes fonctions.
Importance : Des relations de travail efficaces dans ce poste sont essentielles au bon fonctionnement des processus financiers, des ressources humaines, administratifs et d’approvisionnement de l’AFM. De solides relations de travail sont essentielles pour maintenir des dossiers financiers précis, assurer le renouvellement des contrats en temps opportun, organiser efficacement les informations et soutenir l’efficacité opérationnelle globale. L’établissement de relations de collaboration avec les membres de l’équipe, les parties prenantes et les partenaires est essentiel pour atteindre les objectifs organisationnels et fournir des services de soutien de haute qualité.
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation
Essentiel : Diplôme d’études secondaires ou formation technique ou commerciale équivalente avec spécialisation en finance, comptabilité, droit budgétaire ou administration des affaires.
Souhaitable : Un diplôme ou une formation supérieure en administration, comptabilité ou finance constituerait un avantage.
Expérience
Essentiel : 8 années d’expérience professionnelle dans les domaines de l’administration, des finances, de la budgétisation ou de la comptabilité
Souhaitable : Une expérience au sein de l’ONU ou d’autres organisations internationales ou multinationales sera un avantage.
Compétences
Tact, discrétion et capacité à préserver la confidentialité des informations sont essentiels. Excellentes compétences en matière d’organisation et de gestion du temps. Bonnes capacités d’analyse. Bonnes compétences en planification.
Compétences de l’OMS
Travail d’équipe
Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
Communication
Produire des résultats
Assurer l’utilisation efficace des ressources
Utilisation des compétences linguistiques
Essentiel : Connaissance intermédiaire de l’anglais. Connaissance approfondie du français.
Souhaitable :
RÉMUNÉRATION
L’OMS offre au personnel de la catégorie des services généraux un ensemble de rémunérations attractif, qui pour le poste ci-dessus comprend un salaire de base net annuel à partir de 11 368 000 XAF (sous réserve des retenues obligatoires pour les cotisations de retraite et d’assurance maladie, le cas échéant) et 30 jours de congés annuels.
POSTE 2 : CHAUFFEUR – Personnel temporaire modèle 420.4 (avec concours) – ( 2405810 ) RDC
Date de clôture : 2 août 2024, 21 h 59 min 00 s
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CONTEXTE ET JUSTIFICATION (Raison d’être du poste)
Au sein de l’Unité d’Appui administratif du bureau de pays, fournir un appui en transport au personnel du Sous Bureau de pays de l’OMS (Bandundu et Mbuji-Mayi) et conduire les véhicules officiels de l’OMS et veiller à ce que les véhicules soient maintenus en bon état de marche
DESCRIPTION DU POSTE
OBJECTIFS DU PROGRAMME ET OBJECTIFS STRATÉGIQUES IMMÉDIATS
Les Unités d’appui administratif des bureaux de pays (CSU) ont été mises en place pour fournir un appui aux responsables et aux membres du personnel afin de leur permettre d’exercer pleinement leurs responsabilités dans l’environnement du GSM et de garantir la conformité aux politiques, procédures, règles et règlements dans toutes les transactions ou pour toutes les questions administratives et financières, dans le contexte d’un système de planification des ressources institutionnelles (ERP).
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
Le titulaire travaille sous la supervision du Chef du Sous Bureau qui identifie les voyages/missions. Le titulaire du poste dispose d’une flexibilité pour la planification et la programmation des itinéraires. Les manuels à notre disposition sont : Les instructions relatives à la circulation/les plans des rues ; les directives/instructions du Chargé du Transport, et le manuel d’entretien des véhicules.
CV DES TACHES ASSIGNEES
Sous la supervision directe du Chef de Sous-bureau, le titulaire s’acquitte des tâches suivantes :
– Conduire les véhicules du service pour assurer le transport du personnel autorisé et la livraison et la collecte du courrier, des documents et autres éléments ;
– Accueillir le personnel officiel à l’aéroport et faciliter les formalités douanières et d’immigration, au besoin ;
– Assurer l’entretien quotidien du véhicule affecté, vérifier l’huile, l’eau, la batterie, les freins, les pneus, etc., effectuer les réparations mineures et prendre les dispositions pour les autres réparations, l’entretien régulier et veiller à ce que le véhicule reste toujours propre et en bon état de marche;
– Consigner au quotidien les voyages officiels, le kilométrage, les consommations de carburant, la vidange, le graissage, etc.
– Veiller à ce que les mesures prescrites par les règles et règlements soient prises en cas d’accident ;
– S’acquitter d’autres tâches selon le besoin sur la base de l’autorisation de la Chargée des Opérations
PROFIL DE RECRUTEMENT
COMPÉTENCES GÉNÉRIQUES
*1Communiquer de manière crédible et efficace
*2. Produire des résultats
*3. Connaissance et gestion de soi
COMPÉTENCES FONCTIONNELLES
- Connaissance parfaite de la conduite, du code de la route, des règles de sécurité et d’entretien journalier d’un véhicule;
- Connaissance des premiers secours. Apte à lire, comprendre et exécuter les instructions et les cartes dans la langue de travail ;
- Conduisez prudemment. Apte à détecter et expliquer les pannes. Faire les réglages et réparations courantes. Une capacité à rédiger un rapport concis et fidèle des accidents.
FORMATION (QUALIFICATION)
ÉDUCATION
Essentielle : Études secondaires avec un permis de conduire des catégories B, C, D.
Souhaitable : Une formation en mécanique automobile serait un atout.
EXPÉRIENCE
Essentielle : – Avoir au moins deux ans d’expérience dans la conduite en tant que chauffeur
Souhaitable : – Une expérience au sein du système des Nations Unies ou avec les ONG internationales serait un avantage
LANGUES :
FRANÇAIS : INTERMÉDIAIRE
FRANÇAIS : DÉBUTANT
Autres considérations (cadre de travail, si différent du cadre normal; compétences informatiques, etc.)
Connaissance élémentaire en traitement de texte ou d’autres logiciels et matériel de bureau habituels. Formation officielle ou auto-formation à l’utilisation des logiciels de bureautique usuels
Commentaires:
Le travail pourrait nécessiter des temps de conduite prolongés, de soulever des sacs de courrier, dont certains ont plus de 25 kg et comporter également des risques lors de la conduite liée aux intempéries et à la circulation
