L’objet du poste est de fournir un soutien aux chargés de programme afin qu’ils assument pleinement leurs responsabilités dans l’environnement Global Service Management et pour assurer la conformité avec les politiques organisationnelles, procédures, règles et règlements sur toutes les questions administratives, financières et d’opérations dans le cadre de la planification, la mise en œuvre, le suivi évaluation de l’initiative des programmes et tout autre soutien requis par l’administration.
Le candidat retenu sera en charge d’appuyer le bureau de l’OMS, à ce titre :
Sous la supervision directe du Chargé des opérations et du Chargé de Programme, et la supervision générale de la Représentante de l’OMS, l’assistant programme fournit un appui aux chargés de programme et aux membres du personnel dans la réalisation des tâches ci-après :
I-Dans le domaine de l’Administration
• Initier les mémos et les projets de correspondances sur orientation des Chefs de programmes et les finaliser conformément aux règles et procédures de l’OMS et du département
• Organiser la préparation administrative des réunions internes et externes, y compris la préparation des plans d’activités dans le système, les lettres d’invitation, les estimations de coûts et les demandes de voyage ; aider à la préparation des documents ; envoi de matériel et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquées
• Analyser les correspondances et les requêtes reçues, mettre en évidence les documents entrants et joindre des informations pouvant servir de background et identifier les domaines nécessitant une action par les Chefs de programmes, en attirant leur attention sur des points importants. Planifier les réunions des Chargés de programmes, selon les horaires et les besoins ; prendre les comptes rendus des réunions et faire le suivi des points nécessitant une prise d’action afin d’assurer une réponse rapide aux requêtes de l’OMS
• Obtenir des documents d’information pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels prennent part les Chargés de programmes, vérifier leur disponibilité et s’assurer qu’ils ont les dossiers d’information et documents appropriés
• Veiller à ce que les rapports techniques et les documents soient conformes aux normes, règles pratiques, procédures et style d’édition de l’OMS et les corriger si nécessaire avant leur soumission à la signature du Représentant
• Utiliser des outils de suivi appropriés, faire le suivi et veiller à ce que les échéances soient respectées, et que les correspondances et les requêtes soient analysées et traitées dans les meilleurs délais
• Utiliser le système (Global Service Management) pour préparer les demandes de voyages officiels des Chargés de programmes. Faire les réservations d’avion et d’hôtel, préparer les dossiers de voyage et traiter d’autres questions connexes, sur demande
II-Dans le domaine du budget et des finances
• Participer à l’élaboration du budget des programmes et le suivi de leur exécution
• Créer les Bons de commandes locales (POs) et suivre les dépenses et réconciliation par rapport aux budgets et au financement des projets
• Etablir les rapports financiers sur le budget et les dépenses des activités du programme
• Suivre la justification des charges en rapport avec les coûts de voyage et l’acquisition de biens et services
• Contribuer à l’établissement des rapports sur l’évaluation de performance du bureau
• Fournir une assistance aux supérieurs hiérarchiques dans tous les aspects de la justification des dépenses et du contrôle budgétaire, par des rapports sur la situation financière, les procédures, le taux de change, les coûts, ainsi que les problèmes de financement éventuels
• Établir des données financières destinées aux prévisions budgétaires et financières.
• S’acquitter d’autres taches connexes selon les besoins ou les instructions du superviseur
Qualifications académiques :
Education
Essentielle : Diplôme de secondaire avec une formation en gestion financière ou autres domaines connexes
Désirable : Avoir un diplôme d’expertise en finances
Expérience :
Essentielle : Avoir une expérience professionnelle de 5 ans en gestion administrative et financière
Désirable : Avoir une expérience au sein d’une Agence du Système des Nations Unies ou dans une structure internationale ou multinationale seraient un atout
Langues : Excellente connaissance du français et connaissance pratique de l’anglais. La connaissance des langues locales serait un atout.
Informations additionnelles : Le poste impose la maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel, Powerpoint et Outlook, ainsi que l’internet
Compétences :
• Communiquer de manière crédible et efficace
• Produire des résultats
• Favoriser l’intégration et le travail d’équipe
• Gérer les ressources de manière efficace
Durée et lieu d’affection :
Le poste sera basé à Niamey et sera pour une durée de 6 mois renouvelable au grade G5 de la grille de rémunération des consultants du Système des Nations Unies
