Le Bureau du directeur régional (RDO) aide le directeur régional à s’acquitter efficacement de son mandat et à assurer une direction et une coordination efficaces du travail de l‘OMS dans la Région africaine, y compris les partenariats et la collaboration avec les pays, le système des Nations Unies, organisations internationales, agences bilatérales et multilatérales et autres parties prenantes.
DESCRIPTION DES DEVOIRS
Sous la supervision directe du directeur régional (RD), le titulaire assure la supervision budgétaire et financière en vue de l’exécution efficace des fonctions et responsabilités du directeur régional. Superviser et surveiller le flux d’informations du bureau de RDO ; assurer un suivi efficace et opportun des demandes d’information, des briefinget d’autres actions émanant du bureau du directeur régional, en assurant la liaison avec les unités/équipes, le cas échéant. Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir selon la nature et l’urgence de chacun, y compris la réorientation, le cas échéant. Tenir à jour l’ordre du jour et le calendrier du directeur régional en planifiant les réunions et/ou en les reprogrammant en raison de perturbations dues à des événements imprévus, rediriger les visiteurs et les appelants si nécessaire. Rédiger la correspondance générale ou administrative de sa propre initiative ou sur la base d’instructions ; finaliser la correspondance/les rapports pour signature/autorisation. Vérifier que la correspondance sortante est présentée conformément aux styles de l’OMS et du département et vérifier la langue, la grammaire et l’exactitude avant de la soumettre pour signature et autorisation. Analyser la correspondance et les demandes entrantes à la lumière des documents de référence et des instructions. , les politiques et les précédents, rechercher, obtenir et joindre des informations générales en prévision des besoins de l’agent responsable, ou les rediriger le cas échéant. Utiliser les outils de suivi appropriés, assurer le suivi et s’assurer que les délais de communication sont respectés et que la correspondance et les demandes reçoivent une réponse. en temps opportun. Effectuer d’autres responsabilités connexes assignées, y compris le remplacement et l’assistance d’autres personnes, selon les besoins.
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation
Essentiel : Diplôme universitaire en administration ou gestion publique ou des affaires, ou son équivalent en enseignement technique ou commercial.
Souhaitable : Formation complémentaire en administration ou qualification en communication ou en gestion de projet.
Expérience
Essentiel : Au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle dans des postes de direction/administratifs dans une institution publique ou privée reconnue.
Souhaitable : Une capacité avérée à travailler dans un environnement au rythme élevé et à travailler dans un environnement bilingue serait un atout. Une expérience professionnelle dans une agence des Nations Unies serait un avantage supplémentaire.
Compétences
Connaissance approfondie des compétences en secrétariat, y compris une capacité avérée de dactylographie ; Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à traiter avec du personnel de tous niveaux et d’origines culturelles variées ; Excellentes compétences en rédaction et capacité démontrée à soutenir l’élaboration et l’édition de documents techniques ; Connaissance du protocole; Connaissance des règles, règlements, politiques et procédures de l’OMS. Le tact, la discrétion et la capacité à garder les informations confidentielles sont essentiels. Le titulaire devra également maintenir des compétences informatiques dans Word, Excel, Outlook, PowerPoint et le système de gestion mondial (GSM).
Compétences de l’OMS
Travail d’équipe
Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
Communication
Produire des résultats
Utilisation des compétences linguistiques
Essentiel : Connaissance approfondie de l’anglais. Connaissance intermédiaire du français.
Souhaitable :
Les exigences linguistiques ci-dessus sont interchangeables.
Retrouvez des opportunités sur notre chaîne Telegram et notre chaine WhatsApp et notre compte Tiktok.
