L’Organisation mondiale de la Santé est une agence spécialisée de l’Organisation des Nations unies pour la santé publique créée en 1948. Elle dépend directement du Conseil économique et social des Nations unies et son siège se situe à Pregny-Chambésy, dans le canton de Genève, en Suisse.
TERMES DE REFERENCE ASSISTANT(E)S DE RECRUTEMENT
1. Domaine d’expertise :
Assistant(e) au Programme/VPD et GPEI
2. Objet du conseil :
L’Assistant au programme de l’unité UHC-UCN aura pour mission d’apporter un appui administratif, financier et logistique au programme VPD et de la coordination GPEI au niveau du bureau pays RCA dans la mise en œuvre des activités de PEV et de lutte contre la poliomyélite afin de renforcer les capacités du bureau dans son rôle de leadership en matière de renforcement des systèmes de vaccination.
Sous la supervision directe et les orientations générales de l’Administrateur Chargé des Opérations, le/la titulaire du poste exécutera les tâches suivantes :
· Assister le Chef du Programme VPD et la Coordination GPEI et les autres membres de l’équipe sur tous les aspects du contrôle budgétaire, par des rapports sur la situation financière des programmes, les procédures, les coûts estimatifs et les dépenses effectuées, ainsi que les problèmes de financement éventuels ;
· Effectuer le point mensuel des Awards pour suivre le niveau d’exécution budgétaire ;
· Effectuer le suivi régulier et rigoureux des lignes budgétaires du Programme VPD ;
· Faciliter la mise en œuvre des activités du Programme VPD et du GPEI et en assurer le suivi avec des rapports mensuels (DFC, DI,) ;
· Conseiller et assister les fonctionnaires, experts et consultants du Programme, sur toutes les questions administratives et financières (indemnités, paiement & remboursement des frais de voyage) ;
· Planifier des réunions du Programme conformément aux calendriers et besoins ; préparer les procès-verbaux et le suivi des points d’action pour assurer une réponse à temps aux demandes du Programme ;
· Gérer les réunions, séminaires, ateliers, y compris leur préparation (documents de référence et d’informations) et les plans d’événements en GSM / Oracle, les lettres d’invitation, les estimations de coûts et les demandes de voyage ;
· Assurer un suivi régulier et efficace des activités du Programme VPD en liaison avec l’Administration du bureau pays ;
· Assurer le suivi des demandes de biens et services, y compris les exigences de réception, de paiement et de l’inventaire ;
· Préparer les réunions internes de même que les ateliers organisés par le Programme de gestion des situations d’urgence sanitaire ;
· Rédiger, de sa propre initiative ou sur base d’instructions, les correspondances administratives et financières courantes liées aux transactions financières et budgétaires du Programme VPD et de la coordination GPEI ;
· S’assurer que les dates cibles et les échéances sont respectées, et que la correspondance et les requêtes sont répondues en temps opportun ;
· Créer et / ou maintenir des systèmes de classement en collaboration étroite avec les autres membres du personnel d’appui ;
· Établir des rapports périodiques ou spéciaux sur le budget et les contributions du Programme ;
· Utiliser GSM / Oracle, pour établir les demandes de voyage pour les voyages officiels de l’OMS ;
· Accomplir toutes les autres tâches requises dans le cadre de ses compétences ou assignées par la hiérarchie.
3. Contexte
A l’instar de plusieurs autres pays de la région africaine de l’OMS, la RCA fait face aux flambées épidémiques de poliovirus circulants variante type 2.
L’objectif principal et d’interrompre d’ici la fin décembre 2024, la circulation du poliovirus en RCA. Il s’articule autour de cinq axes stratégiques à savoir le renforcement (i) de la coordination, (ii) de l’immunité des enfants à travers l’organisation de 03 campagnes de riposte de haute qualité au nVPO2 dans les 38 districts sanitaires du paie. (iii) de la surveillance épidémiologique (iv), de la communication et (v) de la gestion des vaccins et évaluation.
C’est dans ce contexte que la RCA a élaboré un plan de riposte contre cette épidémie qui sera mise en œuvre. Pour contribuer à la réussite de cette riposte, le pays a retenu un financement pour le déploiement des ressources humaines (Plan SURGE) qui assurera l’appui technique au niveau des districts sanitaires mais aussi l’appui administratif au niveau du bureau de l’OMS. .
Il est essentiel que l’appui administratif soit donc pour aider le cluster CHU LC et la coordination GPEI à mieux programmer et gérer les ressources mobilisées pour la riposte.
La mission du programme VPD et de la Coordination GPEI consiste à bâtir les capacités des Etats membres à lutter contre le risque de propagation du poliovirus et, à renforcer la surveillance des maladies évitables par la vaccination ainsi que le renforcement des services de vaccination.
Le/La titulaire travaille sur la base d’instructions générales de l’Opération Officer, de sa propre expérience et ses expériences antérieures conformément aux procédures, pratiques, règles et règlements de l’OMS, afin de garantir la fluidité du travail au sein de l’équipe/département. Le titulaire est encouragé à demander conseil pour les problèmes inhabituels. La plupart des travaux sont contrôlés par le titulaire pour en assurer l’exactitude et la pertinence. Le travail est examiné sur une base régulière par les superviseurs pour répondre aux attentes et s’assurer de sa qualité. On s’appuiera sur le titulaire pour informer ses collègues sur les procédures et pratiques administratives spécifiques du Programme VPD et de la coordination GPEI.
4. Livrables
(Décrivez clairement les tâches et les livrables, à réaliser dans le cadre du contexte décrit ci-dessus. Ceux-ci doivent être limités dans le temps et spécifiques.
· Juin 2024 : Élaboration des documents administratifs nécessaires pour faciliter l’appui à la mise en œuvre de deux Campagne nationale de vaccination de riposte contre la poliomyélite en RCA. Élaboration des mémo, création des DFC et des DI-PO nécessaires pour le financement des activités, élaboration de rapport de performance
· Décembre 2024 : Faces finalisés et soumis à l’Administrateur Chargé des Opérations pour approbation ; élaboration du rapport de fin de mission
5. Qualifications, expérience, compétences et langues
(Identifier les diplômes et l’expertise nécessaires pour les termes de référence décrits ci-dessus.)
Niveau d’études:
· Essentielle : Cycle secondaire complet ou formation technique / Commercial / Gestion équivalente suivi d’une formation dans le domaine de l’administration générale.
· Souhaitable : Un diplôme universitaire en gestion/comptabilité ou finances serait un avantage.
Expérience
· Essentielle : Avoir au moins 05 ans d’expérience avérée à des postes administratifs.
· Souhaitable : Une expérience à des postes d’appui financier et administratif au sein de l’OMS ou système des Nations Unies serait un avantage. Une expérience à l’utilisation du système Oracle ou d’autres systèmes ERP serait un atout.
Compétences/Connaissances :
Essentiel:
· Communiquer de manière crédible et efficace ;
· Produire des résultats ;
· Se connaître et se gérer ;
· Avancer dans un environnement en pleine évolution ;
· Veiller à l’utilisation efficace des ressources.
Souhaitable:
· Bonne connaissance des procédures standards normalisées (SOP) ;
· Bonne capacité de planification ;
· Avoir une bonne connaissance de l’informatique (Word, Excel, Powerpoint, PDF, Publisher)
· Avoir une capacité à travailler dans un environnement sous pression
Langues et niveau requis (Basique/Intermédiaire/Expert) :
· Essentielle : Avoir une parfaite connaissance du Français
· Désirable : Avoir un niveau intermédiaire de l’anglais serait un atout
6. Emplacement
· Sur place : Bangui, République Centrafricaine (Bureau de l’OMS, cluster UHC-CN)
7. Voyage
(Veuillez préciser le(s) voyage(s) prévu(s) : dates, lieu et motif.)
Les agents contractuels pourront être appelés à voyager à l’intérieur du paiement en cas de nécessité, selon les besoins du cluster sur le terrain.
8. Rémunération et budget (les frais de déplacement sont exclus) :
un. Rémunération:
Grade G5 de la grille des salaires des services généraux du personnel du système des Nations-Unies en République centrafricaine, soit XAF 787.666
b. Frais de subsistance (Des frais de subsistance sont payables aux consultants sur place recrutés à l’international) : N/A
c. Durée prévue du contrat :
10 mois avec possibilité d’extension.
9. Veuillez ajouter le nom des personnes suivantes :
un. Responsable du recrutement : Dr Razaiarimanga Marie Constance, PF VPD/CAR et Dr Landoh Dadja Essoya, Cordonnateur GPEI/CAR
b. Collaborateurs (plus d’un si nécessaire) :
c. Point focal administratif : Mme Angélique Umurerwa, OO/CAR
La durée de l’annonce est de 2 semaines, sauf indication contraire. Le responsable du recrutement recevra une notification de Stellis lorsque le conseil aura été publié.
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