Raison d'être du poste :
Fournir aux responsables d'unités et membres du personnel du Bureau de la Représentation de l'OMS dans le pays (WCO) ainsi que les unités techniques des Clusters, en République Démocratique du Congo un appui administratif en matière de gestion des Voyages et du Protocole ; préparer et initier dans le GSM des transactions relatives aux activités liées au poste, conformément aux règles, règlements et politiques de l'OMS
Objets du Programme
Les unités d'appui administratif des bureaux de pays (CSU) ont été mises en place dans la structure organisationnelle pour un certain nombre de raisons, notamment : fournir un appui aux responsables et aux membres du personnel afin de leur permettre d'exercer leurs responsabilités dans l'environnement du GSM ; garantir la conformité aux politiques, procédures, règles et règlements de l'OMS dans toutes les transactions ou pour toutes les questions administratives et financières, dans le contexte d'un système de planification des ressources institutionnelles (ERP).
Contexte organisationnel
Selon les procédures et pratiques définies, le/la titulaire du poste accomplit ses tâches sous la supervision de l'Assistant Voyages et Protocole, gère son travail quotidien de manière semi-indépendante et informe son supérieur hiérarchique des problèmes ou situations inhabituelles. L'orientation générale est donnée par le supérieur hiérarchique, par d'autres membres du personnel professionnel ou par les objectifs et instructions à caractère général relatifs à l'allocation des ressources ou aux besoins et priorités des groupes organiques ou programmes.
Le Règlement et Statut du personnel, les notes d’information et les modes opératoires normalisés de l’OMS doivent être interprétés et appliqués avec discernement et discrétion. Le/la titulaire du poste doit tenir les responsables d’unités ou de programmes, ainsi que les autres membres du personnel informés des dispositions de ces textes et de leurs implications.
Description des tâches
Sous la supervision générale de l’Administrateur Chargé des Opérations et la supervision directe de l’Assistant Voyages et Protocole, le commis aux voyages fournit un appui technique aux responsables de programmes et aux membres du personnel dans l’exécution de transactions dans le GSM, dans les domaines suivants :
- Gestion des voyages et des réunions :
- Soumettre et gérer les plans de réunions dans le GSM ;
- Soumettre et gérer les demandes de voyage au titre de réunions et de missions officielles ;
- Assurer la conformité à la politique en matière de voyages ;
- Préparer les itinéraires et leur tarification en étroite collaboration avec l’agence de voyage.
- Assurer le traitement, la vérification et le calcul des factures reçues avant paiement ;
- Assurer le suivi des remboursements de billets en partie ou non utilisés ;
- Aider à la production de rapports, de statistiques et/ou de supports d’information, en cas de besoin ;
- Protocole :
- Maintenir une base de données de contacts des Ambassades dans le pays et assurer le dépôt, le retrait et le suivi des demandes de visa pour les missions officielles acheminées vers les Ambassades et Missions diplomatiques ;
- Maintenir une base de données de contacts des Ambassades dans le pays ;
- Assister le personnel internationalement recruté et les personnes à leur charge pour les demandes de permis/visa de résidence, de cartes d’identité et d’autres documents auprès des services de l’immigration conformément aux exigences des Nations Unies et du gouvernement national ;
- Exécuter toutes les autres tâches attribuées par le superviseur.
Compétences génériques
1. Communiquer de manière crédible et efficace ;
2. Produire des résultats ;
3. Respecter et promouvoir les différences culturelles ;
4. Veiller à l’utilisation efficace des ressources.
Compétences fonctionnelles
Le poste requiert la connaissance des rouages administratifs du pays, de tous les mécanismes protocolaires.
La maîtrise d’un logiciel de voyage est nécessaire. Le/la titulaire doit présenter un code de l’éthique et de l’intégrité et également être doté de solides connaissances en informatique conformes aux normes de l’Organisation. Capacité à établir des priorités, effectuer à plusieurs tâches à la fois et à respecter des délais serrés
La connaissance des règles, règlements et pratiques de l’OMS serait un atout.
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel.
Profil requis
Éducation (Diplômes) :
Essentielle : – Minimum Diplôme de fin d’études secondaires ou formation technique équivalent suivi d’une formation en agence de voyage (gestion des voyages) et billetterie.
Souhaitable : – BTS Agence de voyage et Tourisme. Une formation en IATA serait un atout. Les compétences avérées dans les domaines de rédaction et d’édition sont également prouvées.
Expérience
Essentielle :
– 3 ans d’expérience à des postes administratifs dont au moins 2 ans d’expérience dans une agence de voyage ou compagnie aérienne. Une bonne connaissance des règles, règlements, procédures et pratiques qui s’appliquent aux tâches à accomplir .
Souhaitable :
– Une expérience dans le domaine des services liés au protocole diplomatique/ relations publiques ou dans un domaine apparenté serait un atout. Une expérience dans une institution du système des Nations Unies ou dans une organisation internationale ou multinationale serait un avantage
Connaissances linguistiques requises :
Excellente connaissance de la langue française et bonne connaissance de l’anglais.
Bonne connaissance de la langue locale.
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