L’Organisation internationale pour les migrations (OIM) recrute pour ce poste (21 Novembre 2022)

Créée en 1951, l’OIM est la principale organisation intergouvernementale dans le domaine de la migration et travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM se consacre à la promotion d’une migration humaine et ordonnée pour le bénéfice de tous. Pour ce faire, il fournit des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.

Contexte :
Sous la supervision générale du chef de mission (COM), l’assistant exécutif du chef de mission, dans le cadre des pouvoirs délégués, assurera le fonctionnement efficace et efficient du bureau du chef de mission, la confidentialité totale dans tous les aspects de l’affectation, le maintien des procédures protocolaires, gestion des flux d’informations et suivi des délais et des engagements pris. Il ou elle fournira un soutien administratif aux activités du CO dans la conception et le développement de nouveaux programmes / projets ainsi que pour participer à la liaison avec les donateurs et aux rapports de programme pour l’OIM au Nigeria.

Fonctions principales / Responsabilités :

1. Gère le fonctionnement quotidien du bureau du chef de mission en :
   a. Faciliter la circulation en temps opportun des documents/communications/messages vers et depuis le chef de mission ; recevoir toutes les rentrées
   adressées au Bureau du Chef de Mission ; gérer le temps du chef de mission, y compris établir/organiser les
   rendez-vous, tenir à jour le calendrier du chef de mission, recevoir et diriger les visiteurs, passer et filtrer les appels et
   répondre aux questions ; établir des contacts avec les ambassades, les agences des Nations Unies, les institutions internationales, les bureaux gouvernementaux et
   les bureaux régionaux ;
   b. Gérer et tenir à jour les dossiers de politique, confidentiels et de gestion générale, y compris toutes les correspondances.
   c. Attirer l’attention du chef de mission sur des informations importantes, sensibles et limitées dans le temps.
   ré. Suivre la mise en œuvre des missions du chef de mission au personnel ;
   e. Établir et maintenir un système de suivi des affectations de documents/travail, y compris la réception, le filtrage, la journalisation et
   l’acheminement, ainsi que la maintenance d’un système de suivi et de récupération.
   F. Prendre les dispositions de voyage pour le chef de mission, y compris l’itinéraire de voyage, la réservation, les exigences logistiques, les visas, tous les
   protocoles et autres questions administratives ;
   g. Vérifier et valider la présentation et l’exactitude du format de toutes les correspondances sortantes soumises à la
   signature du chef de mission.
2. Fournit des services de secrétariat et de traitement de documents en :
   h. Rédaction, à la demande du Chef de Mission, des correspondances courantes telles que lettres, notes de service, notes verbales etc ;
   je. Aider à la préparation et au service des conférences/ateliers/événements/réunions en : établissant des contacts avec les invités ; (ii) le suivi des lettres d’invitation ; (iii) assurer la préparation et
   la distribution des documents, etc.
   j. Participer à l’organisation et à la préparation des réunions du personnel.
   k. Préparer et mettre à jour le calendrier proposé des conférences, réunions, séminaires et ateliers du chef de mission.
   L’OIM s’engage en faveur d’un environnement de travail diversifié et inclusif. En savoir plus sur la diversité et l’inclusion à l’OIM sur
   www.iom.int/diversity. Les candidatures sont les bienvenues pour les candidats de premier et de deuxième rang, en particulier les candidates qualifiées
   . Pour tous les postes vacants de l’OIM, les candidatures des candidats de premier niveau qualifiés et éligibles sont examinées avant
   celles des candidats de deuxième niveau qualifiés et éligibles dans le processus de sélection.
3. Prend en charge les activités du CO en ;
   un. Soutenir le développement du projet et les rapports des donateurs par l’élaboration continue du cadre logique des programmes/projets/matrice de résultats.
   b. Soutenir le chef de l’UAP dans la coordination des réponses de l’OIM aux demandes récurrentes et ponctuelles des donateurs, y compris la collecte, l’édition et la diffusion d’informations institutionnelles et thématiques.
   c. Assurer le suivi du développement et de la mise à jour des outils de sensibilisation, y compris les profils des donateurs, les livrets de partenariat pour l’action, etc.
   d. Compiler et fournir un soutien administratif pour la rédaction de toute autre information et document nécessaire à des fins de développement de projet, de rapport et de liaison avec les donateurs.
   Effectuer d’autres tâches à la demande

Qualifications requises :
Éducation :
• Diplôme universitaire en administration des affaires, en gestion des affaires ou dans un domaine pertinent avec cinq ans d’expérience professionnelle dans les domaines de l’administration, de préférence au sein d’une organisation internationale ;

Expérience :
• Un minimum de cinq ans d’expérience dans les services administratifs, ou des responsabilités plus élevées, auprès de cadres supérieurs, de préférence dans une organisation internationale.
• Une expérience de travail avec l’administration de budgets ou de contrats est souhaitable
• Une expérience de travail avec des applications ERP pour l’administration de budgets ou de contrats est souhaitable ;
• Capacité démontrable à agir sous pression et à accomplir les tâches en temps opportun;
• Expérience démontrable avec Microsoft Office et G-Suite de Google ;
• Expérience multitâche stratégique, solides compétences analytiques et capacités d’anticipation de la situation ;
• Compétences de niveau expert en communications internes et externes ainsi que d’excellentes compétences en négociation;
• Familiarité avec le système commun des Nations Unies ou des systèmes similaires ;
• Aptitude à préparer des rapports clairs et concis et à coordonner les activités administratives ;

Langues :
la maîtrise de l’anglais est requise et une connaissance pratique du français et/ou de l’espagnol est un avantage.

Compétences requises :

Comportemental
Le titulaire doit démontrer les compétences suivantes :
Valeurs
• Inclusion et respect de la diversité : respecte et promeut les différences individuelles et culturelles ; encourage la diversité et l’inclusion dans la mesure du possible.
• Intégrité et transparence : maintient des normes éthiques élevées et agit d’une manière conforme aux principes/règles et normes de conduite de l’organisation.
• Professionnalisme : démontre la capacité de travailler de manière calme, compétente et engagée et exerce un jugement prudent pour relever les défis quotidiens

Compétences essentielles – indicateurs comportementaux niveau 1
• Travail d’équipe : développe et promeut une collaboration efficace au sein et entre les unités pour atteindre des objectifs communs et optimiser les résultats.
• Livrer des résultats : produit et livre des résultats de qualité d’une manière axée sur le service et en temps opportun ; est orienté vers l’action et s’engage à atteindre les résultats convenus.
• Gérer et partager les connaissances : cherche en permanence à apprendre, partager les connaissances et innover.
• Responsabilité : s’approprie la réalisation des priorités de l’Organisation et assume la responsabilité de ses propres actions et du travail délégué.
• Communication : encourage et contribue à une communication claire et ouverte ; explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.

Compétences managériales – indicateurs comportementaux niveau 2
• Leadership : fournit une orientation claire, dirige par l’exemple et démontre la capacité de réaliser la vision de l’organisation ; aide les autres à réaliser et à développer leur potentiel.
• Responsabiliser les autres et instaurer la confiance : crée une atmosphère de confiance et un environnement propice où le personnel peut apporter le meilleur de lui-même et développer son potentiel.
• Réflexion et vision stratégiques : travaille de manière stratégique pour réaliser les objectifs de l’Organisation et communique une orientation stratégique claire.

Autre
Toute offre faite au candidat en relation avec cet avis de vacance est soumise à confirmation de financement.
Seuls les candidats résidant dans le pays du lieu d’affectation à une distance de trajet du lieu d’affectation seront pris en considération.
La nomination sera soumise à la certification que le candidat est médicalement apte à la nomination, à l’accréditation, à toute exigence de résidence ou de visa et aux habilitations de sécurité.

Les femmes possédant les qualifications ci-dessus sont encouragées à postuler.