Créée en 1951, l’OIM est une organisation apparentée des Nations Unies et, en tant que principale agence des Nations Unies dans le domaine des migrations, travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM se consacre à la promotion d’une migration humaine et ordonnée dans l’intérêt de tous. Il le fait en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.
Sous la supervision directe du Directeur régional et en étroite collaboration avec les unités compétentes au sein du Bureau régional, l’Assistant exécutif sera responsable de la gestion et du suivi de la fonction globale du Bureau du Directeur régional de l’OIM pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre.
En particulier, il/elle exercera les fonctions suivantes :
Fonctions et responsabilités de base
- Traiter et surveiller la correspondance et la documentation, souvent de nature confidentielle et sensible, avec une intégrité et une confidentialité sans compromis; assurer un acheminement, une hiérarchisation, une traduction informelle et une rapidité appropriés.
- Assurer le suivi de la progression en temps opportun des activités du SES avec tous les superviseurs directs du directeur régional et organiser des réunions, au besoin;
- Assurer un suivi auprès des unités pour s’assurer que les notes de réunion/d’information et les documents d’information sont soumis en temps opportun avant la réunion du directeur régional;
- Coordonner toutes les réunions internes du personnel en établissant des horaires mensuels / hebdomadaires au besoin, en envoyant des avis / invitations et un suivi pour assurer la participation du personnel concerné. Aider au suivi des points d’action discutés lors des réunions. Organiser les réunions et prendre des notes/procès-verbaux au besoin;
- Tenez à jour les archives déjà établies des documents clés, des communications et des présentations afin d’assurer la mémoire institutionnelle au sein du bureau exécutif.
- Suivre les réunions externes et interinstitutions de haut niveau et coordonner avec les unités concernées pour assurer la participation de l’OIM, avec un suivi étroit avec les organisateurs de la réunion. S’assurer que le personnel concerné participant à la réunion fournit des notes pour le dossier;
- Tenir à jour une base de données des profils des agences des Nations Unies, des partenaires de haut niveau et des donateurs, avec leur adresse détaillée, y compris le courrier électronique et la liste téléphonique respectivement;
- Examiner et commenter les correspondances et les documents avant la soumission à la signature du directeur régional et faire un suivi au besoin;
- S’engager dans une communication proactive avec le directeur régional lors de ses rendez-vous / réunions et gérer son agenda professionnel;
- Gérer les préparatifs de voyage du Bureau exécutif (directeur régional et agent principal de la politique régionale et de liaison) en coordination avec les unités concernées; y compris la réservation de vol, la réservation d’hôtel, les demandes de remboursement de dépenses et le suivi pour s’assurer que les visas nécessaires, les habilitations de sécurité et les inoculations sont obtenus. Coordonner avec les différents départements de la mission et s’assurer que les plans de voyage trimestriels du directeur régional sont préparés et communiqués aux organismes concernés en temps opportun;
- Coordonner les arrangements logistiques des réunions avec les hauts fonctionnaires, y compris toutes les activités de préparation, de livraison et de suivi avec les partenaires et les participants internes et externes; consolider le dossier de l’événement et/ou de la réunion pour appuyer la participation du superviseur aux réunions, aux conseils et aux activités du programme;
Administrative Duties:
- Coordinate as needed with different missions to organize scheduled visits to Dakar for conferences, meetings, trainings, and TDYs etc.;
- Manage and monitor all purchases for the Executive Office. Process all purchase requisitions and follow up with procurement to ensure timely delivery;
- Plan and organize Dakar hospitality events such as working lunches, cocktails, and dinners organized by the Regional Director in coordination with relevant departments;
- Manage and follow up the settlement of different bills monthly; and oversee the general cleanliness and maintenance of the Regional Director’s office;
- Coordinate regular follow-up visits to check the UN PO Box and IOM PO Box to receive/pick up relevant correspondence
Liaison & Protocol:
- Perform protocol and logistics liaison function with the Government of the Republic of Senegal, mainly with the Ministry of Foreign Affairs, as required.
- Ensure timely process application of” first arrivals” for those international staff assigned to the IOM Regional and Country Offices in Senegal with the objective to ensure that the Carte Orange as well as all other residency related documents are obtained and renewed on time.
- Coordinate, negotiate and solve sensitive matters with the relevant representatives of Ministry of Foreign Affairs, Directory of Protocol, related to IOM staff pending request.
- Fournir des conseils et traiter les lettres d’invitation pour l’obtention de l’e-visa au personnel de l’OIM se rendant au Sénégal.
- En étroite coordination avec les unités d’approvisionnement et de logistique et sur demande, pour faciliter les notes verbales sur les importations/exportations si nécessaire.
- En coordination avec les ressources humaines, tenir un registre à jour du personnel international, avec l’objectif principal de suivre les dates d’expiration des documents, des visas et de rappeler aux membres du personnel de prendre des mesures en temps opportun pour le traitement des renouvellements.
- S’acquitter d’autres tâches au besoin.
Qualifications et expérience requises
Éducation
- Diplôme d’études secondaires avec six ans d’expérience en administration, secrétariat
ou
Baccalauréat en administration des affaires ou dans des domaines connexes d’un établissement accrédité avec quatre ans d’expérience professionnelle pertinente.
Expérience
- Une expérience de travail avec des organisations humanitaires internationales, des institutions non gouvernementales ou gouvernementales / organisations dans un cadre multiculturel est un avantage.
- Expérience de l’écriture claire et efficace en Français et en anglais, adaptation du libellé et du style au public visé.
- Expérience de la liaison avec les bureaux gouvernementaux
- Expérience dans l’organisation d’événements professionnels
Compétences
- Maîtrise des applications Microsoft Office, par exemple Word, Excel, PowerPoint, E-mail, Outlook;
- Souci du détail, capacité à organiser la paperasse de manière méthodique;
- Discret, soucieux des détails et orienté vers le client, patient et volonté d’apprendre de nouvelles choses; et
- Haut niveau de compétences en communication interpersonnelle et en négociation; engagement, efficacité, flexibilité, volonté de résultats,
- Capacité démontrée à travailler efficacement et harmonieusement avec des collègues de cultures et d’horizons professionnels variés pour atteindre les objectifs souhaités.
- Communiquer clairement et écouter les commentaires sur l’évolution des priorités et des procédures
Traduction
La maîtrise de l’anglais et de l’Français est requise.
Compétences requises
On s’attend à ce que le titulaire démontre les valeurs et les compétences suivantes :
Valeurs
- Inclusion et respect de la diversité : Respecte et promeut les différences individuelles et culturelles. Encourage la diversité et l’inclusion dans la mesure du possible.
- Intégrité et transparence : Maintient des normes éthiques élevées et agit d’une manière conforme aux principes/règles organisationnels et aux normes de conduite
- Professionnalisme : Démontre la capacité de travailler de manière composée, compétente et engagée et fait preuve d’un jugement minutieux pour relever les défis quotidiens.
Compétences de base
- Travail d’équipe : Développe et favorise une collaboration efficace au sein des unités et entre elles afin d’atteindre des objectifs communs et d’optimiser les résultats.
- Produire et fournir des résultats de qualité en temps opportun et axé sur le service. Est orienté vers l’action et s’engage à atteindre les résultats convenus.
- Gérer et partager les connaissances : Cherche continuellement à apprendre, à partager les connaissances et à innover
- Responsabilisation : Assumer la responsabilité de la réalisation des priorités de l’Organisation et assumer la responsabilité de ses propres actions et du travail délégué.
- Communication: Encourage et contribue à une communication claire et ouverte et explique des questions complexes de manière informative, inspirante et motivante.
Autre
Toute offre faite au candidat relativement à cet avis de vacance de poste est assujettie à la confirmation du financement.
La nomination sera soumise à la certification que le candidat est médicalement apte à la nomination,
l’accréditation, toute exigence de résidence ou de visa, et les habilitations de sécurité.
Les candidates possédant les qualifications ci-dessus sont encouragées à postuler.
Comment présenter une demande
Les candidats internes et externes intéressés sont invités à soumettre leur candidature par e-mail à [email protected] indiquant le poste postulé sur la ligne d’objet**: « ROWCA-HR-22-002-VN »**
Pour que les candidatures soient considérées comme valides, l’OIM n’accepte que les candidatures avec une lettre de motivation ne dépassant pas une page spécifiant la motivation de la candidature ainsi qu’un CV détaillé, une adresse e-mail de fonction et un numéro de téléphone portable.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
