Créée en 1951, l’OIM est l’organisation intergouvernementale de premier plan dans le domaine des migrations et travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM s’emploie à promouvoir une migration humaine et ordonnée au profit de tous. Elle le fait en fournissant des services et des conseils aux Gouvernements et aux migrants.
POSTE : Adjoint administratif (RRF)
Description de l’emploi
Travaillant sous la supervision directe du responsable du programme RRF à Maiduguri, le rôle principal du candidat retenu sera de fournir un soutien administratif et de bureau général pour la mise en œuvre du programme du Fonds de réponse rapide au Nigéria.
Responsabilités
- Aider à la mise à jour de la matrice de suivi des subventions et à la préparation des rapports de consommation.
- Maintenir et mettre à jour les bases de données et les systèmes de classement du projet pour assurer un accès efficace à l’information.
- Suivre les demandes de paiement des partenaires et assurer un suivi rapide aux sous-bénéficiaires et aux parties prenantes.
- Soutenir la logistique des engagements des partenaires, des ateliers et des événements, en veillant à ce que tout le matériel et les ressources soient préparés à l’avance.
- Soutenir les processus financiers en aidant au suivi du budget, au traitement des factures et aux rapports de dépenses.
- Collaborer avec les membres de l’équipe pour rationaliser les procédures administratives et améliorer l’efficacité opérationnelle.
- Aider à la documentation et au remplissage adéquat des documents administratifs et financiers sur le projet SharePoint.
- Assister les activités de suivi de coordination, de planification et de mise en œuvre des missions de terrain, des formations, des réunions, etc.
- Soutenir la préparation des autorisations de voyage, des habilitations de sécurité, etc.
- Soutenir la rédaction de notes pour les dossiers (NFF), les mémos, les rapports de réunion, les lettres aux partenaires et autres lettres externes.
- Soutenir la maintenance d’une base de données d’inventaire, maintenir un système de suivi pour toutes les demandes d’approvisionnement et de logistique.
- Faire preuve d’intégrité personnelle et de transparence dans l’examen et la vérification des demandes de paiement et signaler tout problème observé qui nécessite l’attention du PM et, si nécessaire, guider le personnel sur les questions de paiement et de voyage et le tenir informé.
- Exécuter toute autre tâche qui pourrait être assignée.
Qualifications
- Diplôme / diplôme universitaire en administration publique et des affaires, en gestion des ressources humaines ou dans d’autres domaines connexes avec une année d’expérience professionnelle connexe, ou
- Diplôme d’études secondaires avec trois années d’expérience professionnelle connexe
Compétences requises
Excellente attention aux détails et capacité à collecter des informations statistiques avec précision et à tenir des registres.
Bonnes compétences en communication et capacité avérée à travailler en équipeNiveau élevé de connaissances informatiques (Word, Outlook, Excel, PowerPoint).
Solides compétences logistiques liées à la mise en œuvre des activités du projet.
