Créée en 1951, l’OIM est l’organisation intergouvernementale de premier plan dans le domaine des migrations et travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM s’emploie à promouvoir une migration humaine et ordonnée au profit de tous. Elle le fait en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.
Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités, l’Organisation Internationale pour les Migrations (OIM) en Côte d’Ivoire recherche (01) Assistant(e) Senior des Ressources Humaines basé(e) à Abidjan.
Sous la supervision générale du Chef de Mission (CoM) et la supervision directe de la Chargée de la Gestion des Ressources (RMO), et en étroite collaboration avec la Chargée des Ressources Humaines du Bureau Régional, l’Assistant(e) Senior des Ressources Humaines apportera son soutien aux fonctions de ressources humaines de la mission en Côte d’Ivoire, conformément aux règlements et procédures de l’OIM.
Responsabilités
RESPONSABILITÉS ET ATTRIBUTIONS
- Contribuer au bon fonctionnement de l’Unité Administration et Ressources Humaines au quotidien ;
- Coordonner le cycle de gestion des performances du personnel des services généraux et des fonctionnaires recrutés sur le plan national ; veiller à ce que les évaluations de probation soient effectuées en temps opportun ;
- Aider au suivi de la mise en œuvre du plan de formation régional conformément aux instructions de l’unité de développement et d’apprentissage du personnel ;
- Agir en tant que point focal pour la gestion du temps de travail des personnels ;
- Traiter toutes les actions du personnel dans le système WAVE/ORACLE ;
- Examiner les prestations aux personnes à charge telles que la couverture d’assurance, les allocations pour enfant / conjoint(e) et aligner les droits sur les règles internes d’assurance et les règles et règlements du personnel ;
- Effectuer et suivre un large éventail d’actions en matière de ressources humaines, y compris, mais sans s’y limiter, la préparation de la documentation pour la cessation de service, le classement, le reclassement, la promotion, les mesures disciplinaires et coordonner avec le Bureau régional, les centres administratifs et la gestion des ressources humaines à Genève ;
- Fournir des informations au personnel sur leurs droits et responsabilités conformément aux règlements, instructions et procédures de l’OIM. Répondre aux demandes standard et plus complexes et référer les plus sensibles ;
- S’assurer que les dossiers du personnel (à la fois internationaux et nationaux) sont organisés selon les normes internes et tenus à jour avec tous les documents requis, y compris les registres de présence, le formulaire de statut personnel, le formulaire de statut familial, les formulaires d’action du personnel, etc.
- Tenir un registre vérifiable (électronique et physique) des postes du Bureaux Pays et des dossiers de recrutement ;
- Proposer et coordonner des événements sociaux dans le but de renforcer l’atmosphère de travail ;
- Superviser l’assistante administrative et des ressources humaines dans la gestion des tâches administratives de la mission ;
- Si nécessaire, soutenir l’administration dans les demandes de visa / renouvellement pour les consultants à long terme et les nouveaux membres du personnel ; agir en tant que point focal pour la délivrance des laissez-passer des Nations Unies ; conjointement avec le point focal de sécurité, assurer le renouvellement en temps opportun des badges ONU pour tous les membres du personnel ; En collaboration avec le service des achats et le service de la sécurité, coordonner les voyages pour rendez-vous des fonctionnaires internationaux et des non-fonctionnaires ;
- Aider à la production de rapports RH ;
- Surveiller les fournitures de bureau des RH et assurer la liaison avec les unités concernées pour le remplacement ;
- Fournir des conseils et des formations ; coordonner et surveiller le travail du personnel nouveau de l’unité ;
- Effectuer toutes autres tâches qui peuvent être assignées.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES
Éducation
- Diplôme Universitaire d’une institution académique accréditée en ressources humaines, en administration des affaires, en psychologie ou dans un domaine connexe, assortie de quatre années d’expérience professionnelle pertinente.
- Diplôme d’études secondaires avec six (6) ans d’expérience professionnelle.
Les universités accréditées sont celles qui figurent dans la base de données mondiale de l’UNESCO sur l’enseignement supérieur UNESCO World Higher Education Database.
Expérience
- Maîtrise des applications Microsoft Office, telles que Word, Excel, PowerPoint, E-mail, Outlook ; une expérience préalable de WAVE/ORACLE constitue un avantage certain ;
- Souci du détail, capacité à organiser la paperasserie de manière méthodique ;
- Discrétion, souci du détail et des clients, patience et volonté d’apprendre de nouvelles choses ; et,
- Une expérience professionnelle préalable avec des organisations humanitaires internationales, des institutions/organisations non gouvernementales ou gouvernementales dans un environnement multiculturel est un avantage.
Habiletés
- Capacité à faire preuve d’exactitude et de confidentialité dans l’exercice de ses responsabilités ;
- Solides compétences interpersonnelles et interculturelles.
Langues
Les langues officielles de l’OIM sont l’Anglais, l’Espagnol et le Français.
- Pour ce poste, la maîtrise orale et écrite du Français et de l’Anglais est requise.
- Une bonne connaissance de toute autre langue parlée localement est un avantage.
La maîtrise de la (des) langue(s) requise(s) sera spécifiquement évaluée au cours du processus de sélection, qui peut comprendre des évaluations écrites et/ou orales.
