L’Organisation internationale pour les migrations est à la recherche d’ un assistant du service à la clientèle CVAC (Centre de réception des demandes de visa canadien)
Grade du poste : G-4
Lieu d’affectation : Yaoundé, Cameroun
Famille d’emplois : Unité organisationnelle d’aide à l’immigration : IBM au niveau du bureau de pays S’agit-il d’un poste régional, du siège, du MAC, du PAC, du bureau de liaison ou d’un bureau de pays ? Bureau de pays – poste basé Rapporte directement à : Chef d’équipe CVAC Nombre de subordonnés directs : 0
Contexte organisationnel et portée
Au sein du Département de la gestion des migrations (DMM), de l’immigration et de la gouvernance des frontières (IBG)
Division, l’unité Immigration et visas (IV) fournit, à la demande et en accord avec les États membres, des conseils et une expertise en matière de politique d’immigration et de visas ainsi que des solutions techniques et opérationnelles liées aux questions d’immigration, consulaires et liées aux visas. Le travail de l’unité se concentre sur la facilitation d’une migration et d’une mobilité sûres, régulières et ordonnées, à l’appui de ce qui suit : a) la Constitution de l’OIM en ce qui concerne la fourniture de services de migration, y compris le traitement ; b) la stratégie des États membres de l’OIM concernant la fourniture de services sûrs, fiables, flexibles et rentables aux personnes qui ont besoin d’une assistance en matière de migration internationale ; c) le cadre de gouvernance de la migration de l’OIM en aidant les États à fournir un accès sûr et régulier aux canaux de migration disponibles, y compris la mise en œuvre de programmes de visas et d’entrée bien administrés avec des temps d’attente limités et des frais raisonnables ; d) les Objectifs de développement durable des Nations Unies, Objectif 10, Cible 7, qui visent à faciliter une gestion ordonnée, sûre et
la migration et la mobilité responsables des personnes, notamment par la mise en œuvre de
politiques migratoires planifiées et bien gérées ; et e) le Pacte mondial pour la migration, principalement l’objectif 3 qui fait référence à la nécessité de faciliter des informations précises et l’accès aux visas, avec des voies qui répondent aux besoins des migrants, et l’objectif 5 qui appelle les États à améliorer la disponibilité et la flexibilité des voies pour migration régulière.
Le programme du Centre de réception des demandes de visa canadien (CVAC) de l’unité opère actuellement dans 36 emplacements
à travers le monde. Plus de 200 membres du personnel de l’OIM travaillent sur ce programme, aidant plus de 150 000 migrants chaque année avec toutes les formes de demandes de visa, y compris les visas de résidents temporaires et permanents.
Sous la supervision générale du coordinateur de projet CVAC et la supervision directe du chef d’équipe CVAC sur le plan programmatique et directement au chef de mission sur le plan administratif, le titulaire fournira un soutien administratif au CVAC géré par l’OIM.
Responsabilités et imputabilités
1. Fournir des services à la clientèle aux demandeurs en tout temps, en pleine conformité avec les obligations contractuelles et les normes de service d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC);
2. Aider à fournir des informations aux candidats : distribution de formulaires et de listes de contrôle ; la fourniture de
réponses précises et opportunes aux demandes des candidats par téléphone, e-mail, chat et en personne ; assistance et conseils avec des services à valeur ajoutée;
3. Aider à collecter les demandes de visa et trier les documents : vérification de l’exhaustivité et
de l’exactitude des formulaires de demande de visa ; vérification de la complétude des pièces justificatives ; tri
des documents avec liste de contrôle pertinente ; assistance aux demandeurs si les documents sont incomplets;
4. Saisir les données de demande de visa : maintenir un niveau d’utilisateur expert avec le logiciel de gestion de demande fourni, assurer le contrôle de la qualité des données collectées et des factures générées ; exactitude
du suivi des passeports et des documents ; numérisation et contrôle qualité des pièces justificatives ;
5. Percevez les frais de visa et de service ; examiner l’exactitude du paiement et de la facturation par rapport au
logiciel de gestion des candidatures ; émission de factures; rapprochement quotidien des frais perçus et des factures ; stockage sécurisé des espèces ;
6. Aider aux services de reporting : génération de rapports quotidiens et contrôle de la qualité des demandes et des frais collectés
; rapports quotidiens pour le centre de contact (appels reçus, rappels, appels manqués, etc.) assistance à l’assistant de l’équipe VAC dans le contrôle de la qualité ;
7. Livraison et collecte des demandes et des passeports : transfert sécurisé des demandes de visa et des passeports vers/depuis les bureaux des visas spécifiés par IRCC ; tri et comptage des demandes et passeports ; retour sécurisé des passeports aux demandeurs et livraison au service de messagerie ;
8. Informer la direction de tout problème ou problème lié au travail quotidien, aux problèmes de sécurité, aux problèmes de systèmes et de logiciels, aux plaintes et faire des recommandations d’amélioration ;
9. Conformité avec les règles et règlements du personnel de l’OIM et avec toutes les politiques de l’OIM, y compris : « Normes de conduite de l’OIM », « Politique de l’OIM pour un environnement de travail respectueux », « Politique de l’OIM sur le signalement des pratiques irrégulières, des actes répréhensibles et de l’inconduite », « Accord de confidentialité de l’OIM » », « Principes de protection des données de l’OIM », « Politique de sécurité de l’information de l’OIM » ;
10. Effectuer toute autre tâche connexe pouvant être confiée par l’adjoint d’équipe ou
la direction d’ACC.
Qualifications et expérience requises
ÉDUCATION
- Diplôme d’études secondaires avec quatre années d’expérience pertinente; ou,
- Diplôme universitaire dans les domaines ci-dessus avec deux ans d’expérience professionnelle pertinente.
EXPÉRIENCE& COMPÉTENCES
- Expérience de travail au sein d’une équipe;
- Expérience dans les programmes liés aux migrants OU les services liés aux visas ;
- Expérience en service à la clientèle; et,
- Expérience dans la liaison avec les autorités gouvernementales et diplomatiques et les institutions nationales et internationales
Langues
REQUIS
- Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais est requise (oral et écrit).
SOUHAITABLE
- Connaissance de toute autre langue des Nations Unies
Compétences
Le titulaire doit démontrer les valeurs et les compétences suivantes :
VALEURS – Tous les membres du personnel de l’OIM doivent respecter et démontrer ces cinq valeurs :
- Inclusion et respect de la diversité : respecte et promeut les différences individuelles et culturelles.
- Encourage la diversité et l’inclusion.
- Intégrité et transparence : Maintient des normes éthiques élevées et agit d’une manière conforme aux principes/règles organisationnelles et aux normes de conduite.
- Professionnalisme : Démontre sa capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et exerce un jugement prudent pour relever les défis quotidiens.
- Courage : Démontre la volonté de prendre position sur des questions importantes.
- Empathie : Montre de la compassion pour les autres, fait en sorte que les gens se sentent en sécurité, respectés et traités équitablement
COMPÉTENCES DE BASE – Indicateurs comportementaux – Choisissez un niveau.
- Travail d’équipe : Développe et promeut une collaboration efficace au sein et entre les unités pour atteindre
- objectifs partagés et optimiser les résultats.
- Livrer des résultats : produit et livre des résultats de qualité de manière axée sur le service et en temps opportun. Est orienté vers l’action et s’engage à atteindre les résultats convenus.
- Gérer et partager les connaissances : Cherche continuellement à apprendre, partager les connaissances et innover.
- Responsabilisation : s’approprie la réalisation des priorités de l’Organisation et assume la responsabilité de ses propres actions et du travail délégué.
- Communication : Encourage et contribue à une communication claire et ouverte. Explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante
COMPÉTENCES MANAGÉRIALES – Indicateurs comportementaux – Niveau 2
- Leadership : Fournit une orientation claire, donne l’exemple et démontre la capacité de réaliser la vision de l’Organisation. Aide les autres à réaliser et à développer leur leadership et leur potentiel professionnel.
- Responsabiliser les autres : Crée un environnement propice dans lequel le personnel peut apporter le meilleur de lui-même et développer son potentiel.
- Bâtir la confiance : favorise les valeurs partagées et crée une atmosphère de confiance et d’honnêteté.
- Réflexion stratégique et vision : Travaille de manière stratégique pour réaliser les objectifs de l’Organisation et communique une orientation stratégique claire.
- Humilité : Dirige avec humilité et montre une ouverture à reconnaître ses propres lacunes
comment s’inscrire
Les candidats intéressés doivent envoyer leur dossier comprenant CV et lettre de motivation à l’attention du Chef
de Mission à [email protected] , avec pour objet : « C ription – CVAC Client Service Assistant ».
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés, sur convocation à un test écrit avant un entretien final.
L’engagement est assujetti à la confirmation du financement. L’engagement est subordonné à l’obtention d’un certificat médical et à l’obtention d’une autorisation de séjour et de sécurité.
Date limite : 19 juillet 2023
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