Créée en 1951, l’OIM est une organisation apparentée aux Nations Unies. En tant qu’agence onusienne de premier plan dans le domaine des migrations, elle travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM s’engage à promouvoir une migration humaine et ordonnée, au bénéfice de tous. Elle le fait en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.
POSTE : assistant médical
Sous la supervision générale du Chef de la Santé Migratoire (CMHO) et la supervision directe du Médecin de la Santé Migratoire, le candidat retenu sera chargé d’exécuter la fonction de centre d’appels et les tâches et responsabilités suivantes en relation avec le Centre d’Évaluation de la Santé Migratoire (MHAC) à Kinshasa, en République Démocratique du Congo.
Responsabilités
L’assistant médical fournit des informations pertinentes sur les programmes d’évaluation de la santé, le traitement des demandes et d’autres services de l’OIM aux migrants.
Il/Elle pourra être affecté(e) à l’une des deux sous-unités potentielles du Centre d’évaluation de la santé des migrants (CESM) : l’unité d’accueil et de traitement des données ou le centre d’appels. Le/La titulaire devra faire preuve de flexibilité face à différentes tâches. Vous trouverez ci-dessous une description des tâches possibles, plus détaillées dans les listes de tâches et les procédures opérationnelles normalisées (PON).
Fonctions générales du centre d’appels :
- Soutenir la coordination de la fonction du centre d’appels et soutenir son fonctionnement efficace
- Fournir aux migrants des informations sur les bilans de santé par téléphone.
- Enregistrer les migrants dans la base de données de l’OIM, planifier et confirmer les rendez-vous médicaux et recevoir et communiquer des messages au personnel médical et aux bénéficiaires.
- Préparez des listes principales de migrants programmés pour un traitement d’évaluation de santé et soumettez-les aux prestataires de services respectifs / personnes concernées, selon les besoins.
- Maintenir des statistiques quotidiennes liées aux évaluations de santé et mettre à jour les dossiers; et,
- Contribuer à la gestion de l’évaluation de la satisfaction client.
Tâches générales de la réception et de la saisie de données :
- Effectuer toutes les activités de traitement de données nécessaires au Centre d’évaluation de la santé des migrants (MHAC), telles que :
- recevoir et expliquer le processus d’inscription aux candidats.
- vérification de l’identité du demandeur.
- saisir les données biographiques des candidats dans la plateforme appropriée.
- prendre des photos à l’aide d’une webcam et charger l’image sur la plate-forme appropriée ; et,
- impression de formulaires médicaux, de formulaires de consentement et d’autres documents nécessaires.
- Recevez tous les formulaires d’examen médical complétés, les radiographies et autres documents des bureaux de pays ou des médecins agréés tout en mettant à jour la réception de ceux-ci dans la base de données et en les transmettant pour contrôle qualité avant autorisation, le cas échéant.
- Préparer, trier et emballer les dossiers médicaux et autres documents lors des missions mobiles d’évaluation de la santé des migrants lorsque de telles unités mobiles sont disponibles.
- Transmettre les formulaires médicaux complétés, les dossiers ADN et autres documents médicaux aux différents partenaires, par voie électronique ou par messagerie. S’assurer que les coordonnées et l’adresse physique sont correctes lors de la transmission des documents par messagerie et communiquer électroniquement le numéro de suivi du colis au destinataire.
- Classer les lettres entrantes/sortantes, les rapports, les mémos, les courriels, les fax ainsi que les documents et formulaires de l’OIM liés aux problèmes médicaux de l’OIM.
- Vérifier, imprimer et photocopier les bordereaux de dépôt (ou autres justificatifs de paiement). Remettre régulièrement ces photocopies à l’assistant administratif/financier ; et
- Exécuter toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.
Qualifications
- Diplôme universitaire avec au moins trois ans d’expérience professionnelle pertinente.
OU
- Diplôme d’études secondaires avec au moins cinq années d’expérience professionnelle pertinente.
- Un certificat en informatique/saisie de données est un avantage.
- Expérience en saisie, élaboration et analyse de données informatiques ou dans un centre d’appels dans un établissement à forte affluence, de préférence médical.
- Vitesse de frappe d’au moins 60 mots par minute.
- Connaissance des principes de gestion des données.
- Connaissance du service client.
- Une bonne maîtrise de l’informatique sous Windows et MS Office est obligatoire, la connaissance de la conception de pages Web serait un atout.
- La connaissance de la terminologie médicale, ainsi qu’une expérience antérieure en secrétariat et en archivistique, constituent un avantage supplémentaire ; et,
- Une expérience professionnelle antérieure avec des ONG ou des organisations internationales est un avantage supplémentaire.
- Au moins un niveau intermédiaire de compétences en MS Office ;
- Compétences en leadership (souhaitables) ;
- Compétences analytiques;
- Excellentes compétences en communication;
- Saisie rapide et précise.
- Pour tous les candidats, la maîtrise du français, de l’anglais et de la langue locale est requise (à l’oral et à l’écrit).