PATH est une organisation mondiale à but non lucratif qui se consacre à l’atteinte de l’équité en matière de santé. Avec plus de 40 ans d’expérience dans l’établissement de partenariats multisectoriels et une expertise dans les domaines de la science, de l’économie, de la technologie, de la défense des droits et de dizaines d’autres spécialités, PATH développe et développe des solutions innovantes aux défis de santé les plus pressants du monde.
PATH est à la recherche d’un administrateur de projet de site (SPADM) qui soutiendra le bureau multi-projets avec la planification financière, la gestion et l’efficacité des opérations et des services administratifs. Le SPADM veillera à la conformité avec les politiques de PATH, en mettant en œuvre des processus opérationnels et financiers efficaces. Le SPADM sera également responsable des finances et de la comptabilité, des installations, de l’approvisionnement, de la gestion du parc automobile, de l’administration et des installations, de la conformité et de la gestion des actifs pour s’assurer que tous les systèmes financiers et opérationnels répondent aux exigences du bureau de projet.
Ce poste sera basé à Accra et supervisera les équipes des finances, de l’administration, des achats, de la logistique et des installations. Le poste rendra compte au Représentant de pays avec une ligne hiérarchique technique pointillée au Directeur régional des opérations pour l’Afrique, en partenariat avec d’autres équipes régionales et mondiales.
Responsabilités:
Administration et approvisionnement
- Responsable global de la gestion du bureau de projet et de l’équipement de PATH, en veillant à ce que l’inventaire soit effectué annuellement.
- Assurer la conformité avec les politiques d’approvisionnement mondiales de PATH et établir une politique d’approvisionnement locale, avec l’approbation du siège de PATH.
- Responsable des achats de bureau et de projet(s) en coordination avec les membres de l’équipe de projet et les équipes de gestion de projet et d’approvisionnement de PATH régionales et du siège.
- Gérer les contrats et tous les accords avec les vendeurs et fournisseurs locaux, y compris ceux impliquant la location de véhicules, les fournitures de bureau, les traducteurs, les consultants et les entrepreneurs, en s’assurant qu’ils fonctionnent dans les conditions convenues et coordonner avec les analyseurs de projet responsables (RPM) pour les modifications.
- Assurer l’entretien régulier du bureau et coordonner avec le propriétaire pour les travaux d’entretien majeurs.
- Assurez-vous que l’enregistrement de PATH dans le pays est à jour et conforme aux exigences légales locales.
- Agir en tant que personne-ressource pour les audits (internes ou externes) et superviser les constatations, les réponses et la mise en œuvre des actions correctives des audits internes.
- Superviser la gestion des actifs physiques des bureaux de PATH et la sécurité du personnel.
- Superviser le respect des politiques de voyage mondiales et locales de PATH pour le personnel ghanéen et concevoir, mettre en œuvre et maintenir des politiques de voyage spécifiques au Ghana qui complètent les politiques mondiales.
Finance, comptabilité et conformité
- Responsable de la gestion, de la maintenance et de la production de rapports sur toutes les données financières relatives aux activités du bureau de projet PATH .
- Gestiondes comptes bancaires, liaison principale avec les banques et coordination interne avec l’équipe de trésorerie mondiale dans la gestion des soldes bancaires afin d’assurer une disponibilité suffisante des fonds pour la mise en œuvre du projet.
- Assurerle suivi des renouvellements annuels d’enregistrement et des exigences fiscales, et tenir à jour l’enregistrement du bureau et la documentation d’emploi requise.
- Assurer le respect de toutes les lois financières et fiscales, telles que l’impôt sur le revenu, la TVA, la retenue à la source et la sécurité sociale, et déposer en temps opportun des déclarations mensuelles, trimestrielles et annuelles.
- Soutenir l’élaboration des budgets des propositions, y compris l’information sur les coûts et la liaison avec les unités appropriées du Siège pour l’achèvement des budgets conformément aux processus PATH et aux exigences des donateurs.
- Fournirdes recommandations pertinentes relatives aux finances dans la planification organisationnelle globale, l’élaboration et la mise en œuvre des politiques pour le Bureau du programme-pays.
- Responsable de la supervision globale de toutes les activités financières et comptables du bureau de projet.
Autres tâches
- Assurer le leadership et assurerle respect des exigences des donateurs et aider aux tâches de conformité des donateurs.
- Collaborer à la recherche de nouvelles possibilités de financement pour le Bureau en tant que membre du comité local de développement des affaires.
- Participer aux réunions d’équipe et aux réunions de l’équipe de direction avec tous les chefs d’équipe au Ghana.
- Agir en tant que personne de référence en matière de sécurité et êtreparticulièrement responsable de la sécurité du bureau.
- Travailler en tant quepersonne responsable pour les organismes de réglementation locaux du gouvernement.
- Personne de contact pour la gestion des risques pays, y compris le traitement des conclusions et des recommandations des audits internes et externes.
- Gestion de ligne et renforcement des capacités de l’équipe des finances et des opérations
- Participer au recrutement et à l’intégration du nouveau personnel du projet
Rapports et relations extérieures
- Soutenir le représentant pays et les gestionnaires/directeurs de projet dans la compilation des informations pour les rapports requis et la production de rapports pour les parties prenantes du gouvernement et des donateurs.
Compétences et expérience requises :
- Une maîtrise, un diplôme ou un baccalauréat en administration des affaires, en finance, en comptabilité ou dans un domaine connexe.
- Minimum de 5 ans d’expérience de travail pertinente pour les titulaires d’un diplôme et d’un minimum de 7 ans pour les titulaires d’un diplôme
- Une expérience substantielle dans un programme d’ONG internationale est fortement préférable.
- La connaissance des procédures, des règles et des règlements de l’USAID est un atout
- Excellentes compétences interpersonnelles, y compris une communication courtoise de première ligne, la capacité de travailler avec des équipes variées et une capacité démontrée à effectuer plusieurs tâches à la fois et à respecter les délais avec un minimum de supervision et de direction.
- Maîtrise de MS Office (Word, Excel, Access et PowerPoint) et familiarité avec Internet et ERP.
- La connaissance et les compétences dans le monde des affaires et les applications Salesforce sont un atout
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais.
- Efficacité démontrée dans la production de produits de travail précis avec une attention particulière aux détails, même sous la pression des délais.
- Capacité à prioriser le travail.
- Solides compétences organisationnelles et relationnelles.
- Engagement envers un excellent service à la clientèle.
- Succès avéré dans l’établissement de relations de travail efficaces avec les employés à tous les niveaux de l’organisation, avec les partenaires collaborateurs et avec les représentants des organismes donateurs et des ministères.
- Capacité démontrée à gérer des données et des fichiers.
- Flexible, soucieux du détail, organisé, capable de s’adapter aux priorités changeantes et capable de prendre des initiatives et de respecter des délais stricts.
- Doit avoir l’autorisation légale de travailler dans le pays d’opération.
