L’organisation internationale MALARIA CONSORTIUM recrute pour poste (14 Novembre 2023)

Étendue des travaux

Le responsable administratif, sous la direction du chef de projet de l’État, fournira un soutien administratif et logistique général au bureau du programme et assurera une utilisation, un fonctionnement et une gestion efficaces du bureau conformément aux politiques de MC. Cela comprendra la mise à jour d’une banque de données sur les consultants, les fournisseurs et les parties prenantes. L’agent assurera un système de maintenance efficace de tous les équipements de bureau, y compris le générateur, les photocopieurs, les ordinateurs et leurs réseaux, les imprimantes et autres actifs de bureau.

Relations de travail clés

Le titulaire du poste soutiendra le bureau de projet d’État du SMC et relèvera du chef de projet d’État. Il/elle travaillera en collaboration avec l’équipe d’État et le personnel du bureau de pays dans la planification, le budget, le calendrier et la coordination des activités du projet. Il assurera également la liaison avec le personnel concerné du bureau de pays pour garantir que les ressources pour les activités programmées sont disponibles à temps et conformément aux normes requises, cela comprendra la quantification des documents imprimés et garantira la mise en place de la logistique.

Principales responsabilités

Administration de bureau (35%) :

• Assurer et superviser l’administration quotidienne du bureau avec le soutien du personnel
• Fournir un soutien à l’équipe en supervisant la gestion et l’entretien des actifs du bureau, des services publics, du matériel de bureau, des consommables et des fournitures ;
• Responsable de l’enregistrement et de la mise à jour des actifs du bureau dans le registre des actifs ;
• Fournir des rapports mensuels sur les activités de l’État en ce qui concerne l’administration, les achats et la logistique au chef de bureau du bureau de pays ;
• Superviser la mise en place d’un système de classement pour le bureau, assurant la facilité de stockage et de récupération des documents.
• Responsable de la maintenance efficace de tout l’équipement informatique et informatique du bureau

Achats et logistique (35%) :

• Superviser toutes les dispositions logistiques, y compris la tenue à jour d’un registre des événements, des itinéraires de voyage du personnel et des consultants à court terme (le cas échéant) pour assurer la bonne livraison et la satisfaction du service au projet ;
• Responsable de l’achat d’actifs auprès des bureaux de l’État conformément aux politiques d’achat de MC ainsi que de la gestion des fournisseurs et des contrats avec d’autres prestataires de services (y compris la sécurité et l’informatique) ;
• Garantira des dossiers à jour et une documentation valide pour tous les fournisseurs. Et d’autres prestataires de services et consultants sont inscrits sur NAV ;
• Responsable des négociations avec les hôtels, les services de voyage et de transport et superviser la logistique générale pour les activités sur le terrain/état ;
• Assurer la liaison avec le bureau de pays sur les difficultés administratives et logistiques et autres problèmes d’entretien du bureau ;
• Fournir un soutien au chauffeur du bureau, en fournissant de la supervision, de l’encadrement et du mentorat dans l’élaboration, la mise en œuvre et la révision du plan de déplacement du véhicule ;
• L’agent vérifiera le journal de bord du véhicule et la feuille de temps du conducteur et les signera mensuellement ;

Activités du programme (30 %) :

• Soutenir la coordination des réunions techniques, des ateliers et des parties prenantes internes et externes, y compris tous les arrangements de voyage et d’hébergement ;
• Soutenir la compilation de la liste des participants (c’est-à-dire les ASC, le personnel des établissements de santé, les superviseurs d’équipe, les superviseurs de service, les superviseurs de l’État et des LGA), pendant le MDA et d’autres événements du projet.
• Responsable du recrutement de consultants à court terme dans le bureau de l’État en étroite communication avec le responsable des ressources humaines du bureau de pays et conformément à la politique d’approvisionnement ;
• Coordonner l’administration et la logistique du bureau du programme sur toutes les activités liées au terrain dans l’État ;
• Conformément au budget du programme et en étroite collaboration avec le responsable des finances, garantir l’optimisation des ressources de tous les achats pour les activités du programme menées dans l’État ;

Diplômes et expérience :     

Essentiel

• Baccalauréat en administration, sciences sociales, gestion de projet ou similaire
• Un minimum de 3 ans d’expérience dans un rôle connexe
• Expérience antérieure au sein du secteur des OING et dans un rôle connexe
• Personne résidant et ayant une expérience professionnelle dans l’État d’affectation
• Une expérience approfondie dans des postes/missions similaires
• Capacité à travailler de manière autonome de manière organisée mais au sein d’une équipe intégrée.

Aptitudes et compétences professionnelles :

Essentiel

• Très bon numérateur et analytique
• Capacité à travailler de sa propre initiative et en équipe
• Capacité à travailler avec peu ou pas de supervision
• Solide maîtrise de la suite Microsoft Office
• Attention supérieure aux détails
• Excellentes aptitudes de communication
• Élaboration du budget, mise en œuvre du plan de travail et reporting des dépenses

Souhaitable

• Passion démontrable pour la mission de Malaria Consortium ; un gestionnaire stratégique intègre et désireux de travailler dans un environnement dynamique
• Solides compétences analytiques et expérience dans l’interprétation d’une vision stratégique en un modèle opérationnel
• Compétences rédactionnelles avérées en anglais
• Capacité à travailler efficacement dans un environnement culturellement sensible
• Un style collaboratif et flexible, avec une forte mentalité de service
• Excellentes compétences informatiques en MS Word et Excel
• La connaissance de l’utilisation des outils de base de données sera un avantage supplémentaire.
• La maîtrise de MS Access sera un avantage supplémentaire
• Compétences avérées en matière de constitution d’équipe et de représentation.