L’Institut international de gestion de l’eau (IWMI) est une organisation de recherche scientifique à but non lucratif qui se concentre sur l’utilisation durable des ressources en eau et en terres dans les pays en développement, recrute.
Réceptionniste – Adjoint administratif
DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS:
Gestion de front office,
- Servir de point de contact principal pour tous les visiteurs et appelants en veillant à ce que tous les visiteurs et appelants reçoivent un accueil chaleureux et professionnel, créant ainsi une première impression positive de l’organisation.
- Gérer les demandes du public, en fournissant des informations de base sur les activités, les programmes de recherche et les événements de l’institut.
- Maintenir la sécurité du bureau en gérant les processus d’enregistrement et de départ des visiteurs (, y compris la délivrance des laissez-passer des visiteurs), en garantissant que tous les invités sont correctement documentés et dirigés vers les endroits appropriés.
- Répondre et résoudre rapidement et professionnellement les préoccupations ou les plaintes des visiteurs.
- Superviser l’organisation et la propreté de l’espace d’accueil, en veillant à ce qu’il soit présentable et propice à un environnement professionnel.
Administration du bureau et coordination,
- Responsable du traitement du courrier (tout le courrier entrant et sortant, y compris le courrier international et national), et assurer la livraison interne et externe fluide et en temps opportun du courrier et d’autres documents, y compris les colis de messagerie au bureau.
- Fournir un soutien administratif, en contribuant au bon fonctionnement du bureau et en soutenant les membres de l’équipe selon les besoins.
- Aider à la coordination des activités et des événements du bureau, y compris les séminaires, les ateliers et les réunions.
- Maintenir et mettre à jour les listes de contacts, les répertoires et les calendriers, y compris le suivi des horaires de voyage et de congé du personnel.
- Superviser l’inventaire des fournitures et des ressources de bureau, en veillant à ce que les articles nécessaires soient stockés et facilement disponibles.
- Aider à la collecte de données sur la durabilité.
- Aider aux réservations de vols, en particulier les vols locaux.
- Entreprendre toute autre tâche connexe qui pourrait être assignée selon les besoins.
Exigences
DIPLÔMES ET EXPÉRIENCE:
Essentiel:
- Baccalauréat en gestion d’entreprise, en administration ou dans une discipline connexe.
- Minimum de 02 ans d’expérience pertinente.
Souhaitable:
- Une expérience professionnelle similaire dans des organisations internationales ou des ambassades est hautement préférée.
CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET CAPACITÉS:
Essentiel:
- Excellentes compétences linguistiques orales et écrites en anglais, y compris une écoute efficace et de fortes capacités de communication verbale et écrite.
- Connaissance solide de l’étiquette appropriée du téléphone et du courrier électronique.
- Capacité à traiter les informations sensibles et confidentielles de manière professionnelle.
- Flexibilité pour s’adapter aux priorités changeantes et travailler sous pression dans un environnement en évolution rapide.
- Apparence et attitude professionnelles, avec d’excellentes compétences interpersonnelles et de service à la clientèle.
- Possibilité d’exploiter un ordinateur fonctionnant sur le système d’exploitation Microsoft Windows avec une familiarité avec la navigation Internet.
- Maîtrise du package MS Office.
- Solides compétences en organisation personnelle et capacité à prioriser et à effectuer plusieurs tâches.
- Forte capacité d’établir et de maintenir des relations de travail efficaces avec les individus dans un environnement multiculturel et multidisciplinaire, faisant preuve de sensibilité et de respect pour la diversité.
Souhaitable:
- Bonnes compétences linguistiques orales et écrites en français souhaitées.
