IFDC est une organisation publique internationale présente dans 27 pays d’Afrique, d’Asie et d’Amérique. L’organisation internationale IFDC recrute un Agent administratif. IFDC aborde de manière unique les problèmes mondiaux de sécurité alimentaire et de pauvreté en comblant le fossé entre la recherche et l’impact, en combinant des innovations basées sur la science, le développement de systèmes de marché holistiques, un environnement politique favorable et des partenariats stratégiques pour aider les producteurs et les pays à identifier et à étendre des solutions agricoles durables, y compris une meilleure efficacité dans l’utilisation des nutriments. Ces approches sont nécessaires pour améliorer la santé des sols et la productivité des cultures tout en réduisant l’impact environnemental de l’utilisation des engrais.
IFDC passe de la recherche à l’action en utilisant des solutions locales, respectueuses de l’environnement et axées sur l’impact. Avec nos partenaires, nous cherchons à combler l’écart de rendement, à éradiquer la faim dans le monde, à préserver les sols dont dépendent nos vies et à générer une résilience économique pour les ménages agricoles et les pays dans lesquels ils vivent.
IFDC est actuellement à la recherche de personnes passionnées pour rejoindre son équipe, car l’organisation continue d’étendre son impact et de travailler à la création de changements positifs dans l’agriculture et la gestion durable des sols à travers le monde.
Responsabilités
Les principales tâches sont :
Administratif et installations :
- Servir de premier point de contact pour le bureau de l’IFDC. Superviser les invités, gérer et diriger le courrier et la communication du bureau.
- Assurer l’entretien de routine des locaux du bureau et garantir que le bureau répond aux normes de sécurité et de santé requises.
- Planifier et exécuter des réunions et des événements de bureau réguliers et émergents.
- Élaborer et mettre en œuvre des politiques et des lignes directrices de bureau adaptées au contexte et nécessaires aux côtés des départements appropriés (Finances, RH, Informatique, etc.).
- Travailler en étroite collaboration avec l’équipe RH pour se préparer et être prêt à répondre rapidement aux situations émergentes.
- Accompagnement dans le processus d’intégration du nouveau personnel administratif
- Responsable de l’organisation et de la coordination des conférences, retraites et autres événements officiels du personnel en interne et hors site.
- Soutenir le directeur pays dans la coordination des réunions du personnel.
- Maintenir une communication régulière et opportune avec les équipes mondiales sur les questions administratives et opérationnelles du pays.
- Superviser l’utilisation des salles de l’IFDC pour les événements du personnel (par exemple, salles de conférence et petites salles de réunion) et des équipements (par exemple, projecteur, haut-parleurs, caméras, etc.) et garantir qu’ils sont en bon état de fonctionnement.
- Coordonner les courses du bureau administratif.
- Responsable de la réception de toutes les marchandises achetées dans le pays et de s’assurer que les marchandises achetées répondent à toutes les spécifications du demandeur.
- Contrôler et gérer les équipements IFDC, (élimination, inventaire et gestion de la flotte de véhicules)
- Superviser l’administration et la gestion des contrats des prestataires de services et la gestion des fournitures de bureau.
- Superviser la sélection et faire preuve de diligence raisonnable pour tous les fournisseurs et vendeurs pré-qualifiés.
Déplacements du personnel :
- Coordonner le séjour et la visite des visiteurs du bureau pour s’assurer qu’ils sont bien pris en charge avant et pendant leur visite ; Organiser les réservations de voyage et d’hôtel, acheter des billets d’avion pour le personnel du projet lors des voyages officiels et des activités du projet.
- Gérer les assurances du personnel (assurance maladie et assurances collectives vie/accidents)
- Coordonner et aider aux arrangements logistiques pour les documents de voyage locaux et internationaux tels que les visas, les passeports, l’hébergement, la location de bus/véhicules, etc.
- Contribuer à l’amélioration continue de la politique et des processus de voyages.
- Travaillez en tandem avec l’agence de voyages AdTrav pour prendre en charge l’organisation des voyages des employés et des invités de l’IFDC. Administrer le processus interne d’approbation des voyages de l’IFDC et agir en tant qu’agent de liaison pour la coordination des voyages avec l’agent de voyages et l’employé.
- Être le point focal pour les processus de demande de visa, l’hébergement et le transport local pour le personnel en visite de l’IFDC.
Conformité et enregistrement :
- Veiller à ce que le bureau de l’IFDC reste conforme et maintienne les enregistrements et les titulaires de licence nécessaires auprès des organismes de réglementation, des permis nationaux et du gouvernement.
- Travailler en étroite collaboration avec le consultant/le personnel en immigration désigné pour gérer les processus de visa et de permis de travail pour les ressortissants d’autres pays. Gardez une trace des délais et des dates de renouvellement des visas et des permis de travail du personnel.
- Fournir des rapports administratifs périodiques ou selon les besoins au directeur pays ; et
- Effectuer toute autre tâche jugée nécessaire et demandée par les superviseurs.
Autres responsabilités :
- Supervise tous les chauffeurs et assistants administratifs de l’IFDC (le cas échéant)
- Assurez-vous que le bureau dispose des fournitures nécessaires et que tout l’équipement fonctionne et est correctement entretenu.
- Préparer, traiter et maintenir les accords contractuels pour les fournisseurs de services, et effectuer les inspections requises, les tests d’assurance qualité, le traitement des factures et la clôture des contrats.
- Planifie les rendez-vous et les réunions du directeur pays.
- En étroite collaboration avec le responsable de l’administration du projet, assurer l’administration générale quotidienne du projet, y compris, mais sans s’y limiter, l’achat d’équipements et de services, l’organisation des déplacements et la logistique des activités du projet.
- Fournir un soutien au directeur pays sur toutes les autres questions administratives (planifier les rendez-vous et les réunions).
Exigences du poste
- Baccalauréat en administration des affaires, gestion des affaires, administration, gestion de la chaîne d’approvisionnement ou tout autre domaine connexe et sens du détail.
- Une certification en administration de bureau est un plus.
- Plus de 7 ans d’expérience pratique dans la gestion de bureau ou dans un poste similaire dans le secteur des ONG.
- Solides compétences informatiques avec une expérience des logiciels MS Office, des outils de communication (par exemple, équipes, zoom) et d’Internet.
- Maîtrise de l’anglais, tant dans la communication verbale qu’écrite.
- La capacité de communiquer en français, comme langue seconde, serait un avantage certain.
Profil
- Capacité à travailler de manière indépendante sous pression et à respecter des délais serrés.
- Capacité à travailler dans un environnement multidisciplinaire et international.
- Solides compétences interpersonnelles, compétences de travail en équipe et capacité à entretenir des relations de travail efficaces.
- Expérience antérieure en tant qu’agent administratif ou toute expérience pertinente.
- Excellentes compétences en communication et capacité à exprimer des idées de manière claire, logique et efficace.
- Capacité à évaluer les priorités et à travailler de sa propre initiative.
- Grandes compétences organisationnelles et souci du détail dans l’opérationnalisation des tâches administratives.
- Bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
- Fort sentiment d’intégrité et engagement personnel envers la réalisation des objectifs.
- Bonnes capacités de travail en équipe.
Rapports hiérarchiques et relations de travail
Le titulaire du poste fournira un soutien au directeur de pays dans les questions d’administration du pays tout en travaillant en étroite collaboration avec le responsable des achats du pays en assumant un rôle de supervision dans la gestion administrative du bureau de pays et en garantissant l’uniformité et la conformité aux politiques de l’IFDC. Elle/il est responsable de la gestion, de la coordination et de la direction du travail du bureau de pays en matière d’administration et de soutien tel que les voyages, l’inventaire, les véhicules et les chauffeurs.
Localisation
Il s’agit d’un recrutement national avec un lieu d’affectation dans le bureau de IFDC basé à Niamey, Niger.
Avantages
Les avantages offerts par IFDC comprennent des congés annuels et des congés maladie, une couverture d’assurance maladie et d’assurance vie de groupe, un 13e mois de salaire, des cotisations de sécurité sociale et de retraite conformes aux lois locales, ainsi que des indemnités de fin de contrat.
Clause salariale
L’échelon salarial pour ce poste est BG 7 avec un salaire annuel de départ de 11,191,100 XOF.
La détermination des salaires des nouveaux employés tient compte de différents facteurs. Il s’agit notamment de l’échelle salariale liée à la classe d’emploi attribuée, des qualifications du candidat par rapport aux responsabilités et aux prérequis du poste, de l’équité interne, de l’état concurrentiel du marché de l’emploi, ainsi que d’éventuelles considérations d’ordre organisationnel et budgétaire.
Clause de diversité
IFDC s’engage à encourager, promouvoir et préserver une culture de la diversité, de l’équité et de l’inclusion, et offre des opportunités d’emploi égales basées sur les capacités, les performances et le potentiel. L’égalité des chances fait partie intégrante des pratiques de recrutement et de sélection de IFDC. IFDC reconnaît la valeur du recrutement d’employés ayant des antécédents, des connaissances, des expériences, des perspectives et des croyances différents. IFDC reconnaît et apprécie la contribution de personnes ayant des compétences, des expériences et des perspectives différentes. La diversité englobe le sexe, l’âge, l’expérience, l’éducation, l’appartenance ethnique, la religion, l’orientation sexuelle et les antécédents culturels, ainsi que d’autres dimensions telles que le mode de vie et les responsabilités familiales.
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