L’IFDC est une organisation internationale publique active dans 27 pays d’Afrique, d’Asie et d’Amérique. L’organisation internationale IFDC recrute un Agent Administratif. L’IFDC aborde de manière unique les problèmes mondiaux de sécurité alimentaire et de pauvreté en comblant le fossé entre la recherche et l’impact, en combinant des innovations fondées sur la science, le développement de systèmes de marché holistiques, un environnement politique favorable et des partenariats stratégiques pour aider les agriculteurs et les pays à identifier et à développer une agriculture durable. solutions, notamment une meilleure efficacité de l’utilisation des nutriments. Ces approches sont nécessaires pour améliorer la santé des sols et la productivité des cultures tout en réduisant l’impact environnemental de l’utilisation des engrais.
L’IFDC traduit la recherche en action en utilisant des solutions locales, respectueuses de l’environnement et axées sur l’impact. Avec nos partenaires, nous cherchons à combler l’écart de rendement, à éradiquer la faim dans le monde, à sauvegarder les sols dont dépendent nos vies et à générer une résilience économique pour les ménages agricoles et les pays dans lesquels ils vivent.
L’IFDC recherche actuellement des personnes passionnées pour rejoindre son équipe, alors que l’organisation continue d’étendre son impact et de travailler à la création de changements positifs dans l’agriculture et la gestion durable des sols à travers le monde.
Le titulaire du poste fournira un soutien au directeur de pays pour les questions administratives dans le pays tout en travaillant en étroite collaboration avec le responsable des achats du pays en jouant un rôle de supervision dans la gestion administrative du bureau de pays et en assurant l’uniformité et le respect des politiques de l’IFDC. Elle/il est responsable de la gestion, de la coordination et de la direction du travail du bureau de pays en matière d’administration et de soutien tel que les voyages, l’inventaire, les véhicules et les chauffeurs.
Responsabilités
Les principales tâches sont :
Administratif et installations :
- Servir de premier point de contact pour le bureau de l’IFDC. Superviser les invités, gérer et diriger le courrier et la communication du bureau.
- Assurer l’entretien courant des locaux du bureau et s’assurer que le bureau répond aux normes de sécurité et de santé requises.
- Planifier et exécuter des réunions et des événements de bureau réguliers et émergents.
- Élaborer et mettre en œuvre des politiques et des lignes directrices de bureau contextuellement appropriées et nécessaires aux côtés des départements appropriés (Finances, RH, informatique, etc.)
- Travailler en étroite collaboration avec l’équipe RH pour se préparer et être prêt à répondre rapidement aux situations émergentes.
- Accompagnement dans le processus d’intégration du nouveau personnel administratif
- Responsable de l’organisation et de la coordination des conférences, retraites et autres événements officiels du personnel en interne et hors site.
- Soutenir le directeur pays dans la coordination des réunions du personnel.
- Maintenir une communication régulière et opportune avec les équipes mondiales sur les questions administratives et opérationnelles du pays.
- Superviser l’utilisation des salles de l’IFDC pour les événements du personnel (par exemple salles de conférence et petites réunions) et des équipements (par exemple projecteur, haut-parleurs, caméras, etc.) et s’assurer qu’ils sont en bon état de fonctionnement.
- Coordonner les tâches administratives du bureau.
- Responsable de la réception de toutes les marchandises achetées dans le pays et s’assurer que les marchandises achetées répondent à toutes les spécifications du demandeur.
- Contrôler et gérer les équipements de l’IFDC (élimination, inventaire et gestion de la flotte de véhicules)
- Superviser l’administration et la gestion des contrats des prestataires de services et la gestion des fournitures de bureau.
- Superviser la sélection et faire preuve de diligence raisonnable pour tous les fournisseurs et vendeurs pré-qualifiés.
Déplacements du personnel :
- Coordonner le séjour et la visite des visiteurs du bureau pour s’assurer qu’ils sont bien pris en charge avant et pendant leur visite ; Organiser les réservations de voyage et d’hôtel, acheter des billets d’avion pour le personnel du projet lors des voyages officiels et des activités du projet.
- Gérer les assurances du personnel (assurance maladie et assurances collectives vie/accidents)
- Coordonner et aider aux arrangements logistiques pour les documents de voyage locaux et internationaux tels que les visas, les passeports, l’hébergement, la location de bus/véhicules, etc.
- Contribuer à l’amélioration continue de la politique et des processus de voyages.
- Travailler en tandem avec l’agence de voyages AdTrav pour prendre en charge l’organisation des voyages des employés et des invités de l’IFDC. Administrer le processus interne d’approbation des voyages de l’IFDC et agir en tant qu’agent de liaison pour la coordination des voyages avec l’agent de voyages et l’employé.
- Être le point focal pour les processus de demande de visa, l’hébergement et le transport local pour le personnel en visite de l’IFDC.
Conformité et enregistrement :
- Veiller à ce que le bureau de l’IFDC reste conforme et maintienne les enregistrements et les titulaires de licence nécessaires auprès des organismes de réglementation, des permis nationaux et du gouvernement.
- Travailler en étroite collaboration avec le consultant/le personnel en immigration désigné pour gérer les processus de visa et de permis de travail pour les ressortissants d’autres pays. Tenir une trace des délais et des dates de renouvellement des visas et des permis de travail du personnel.
- Fournir des rapports administratifs périodiques ou selon les besoins au directeur pays ; et
- Effectuer toute autre tâche jugée nécessaire et demandée par les superviseurs.
Autres responsabilités :
- Assurez-vous que le bureau dispose des fournitures nécessaires et que tous les équipements fonctionnent et sont correctement entretenus.
- Superviser tous les chauffeurs et assistants administratifs de l’IFDC (le cas échéant)
- Préparer, traiter et maintenir les accords contractuels pour les fournisseurs de services, et effectuer les inspections requises, les tests d’assurance qualité, le traitement des factures et la clôture des contrats.
- Planifie les rendez-vous et les réunions du directeur pays.
- En étroite collaboration avec le responsable de l’administration du projet, assurer l’administration générale quotidienne du projet, y compris, mais sans s’y limiter, l’achat d’équipements et de services, l’organisation des voyages, la logistique des activités du projet.
- Fournir un soutien au directeur pays sur toutes les autres questions administratives (planifier les rendez-vous et les réunions).
Exigences de l’emploi
- Un baccalauréat en administration des affaires, gestion des affaires, administration, gestion de la chaîne d’approvisionnement ou tout autre domaine étroitement connexe.
- Une certification en administration de bureau est un plus.
- Plus de 7 ans d’expérience pratique dans la gestion de bureau ou dans un poste similaire dans le secteur des ONG.
- Solides compétences informatiques avec une expérience des logiciels MS Office, des outils de communication (par exemple, équipes, zoom) et Internet.
- Maîtrise de l’anglais, tant dans la communication verbale qu’écrite.
- La capacité de communiquer en français, comme langue seconde, serait un avantage certain
Rapports et relations de travail
Le poste d’agent administratif relève du directeur pays de l’IFDC, Côte d’Ivoire , son représentant.
Emplacement
Ce poste est tenable au bureau de l’IFDC Côte d’Ivoire à Abidjan.
Avantages
Les avantages sociaux d’ I FDC comprennent des congés annuels et de maladie, une couverture d’assurance maladie et vie collective, un 13ème mois de salaire, des cotisations de sécurité sociale et de retraite conformes aux lois locales et des indemnités de fin de contrat.
Clause salariale
L’échelle salariale pour ce poste est BG 7/8.
La détermination des salaires des nouveaux employés prend en compte divers facteurs. Ceux-ci comprennent l’échelle salariale liée au grade d’emploi attribué, les qualifications du candidat par rapport aux responsabilités et aux prérequis du poste, l’équité interne, l’état concurrentiel du marché du travail, ainsi que d’éventuelles considérations organisationnelles et budgétaires.
Clause de diversité
L’IFDC s’engage à favoriser, cultiver et préserver une culture de diversité, d’équité et d’inclusion, et offre des opportunités d’emploi égales basées sur les capacités, les performances et le potentiel. L’égalité des chances fait partie intégrante des pratiques de recrutement et de sélection à l’IFDC. L’IFDC reconnaît l’importance de recruter des employés ayant des parcours, des connaissances, des expériences, des perspectives et des convictions différents. L’IFDC reconnaît et valorise la contribution de personnes ayant des antécédents divers en termes de capacités, d’expériences et de perspectives. La diversité englobe le sexe, l’âge, l’expérience, l’éducation, l’origine ethnique, la religion, l’orientation sexuelle et les origines culturelles ainsi que d’autres dimensions telles que le mode de vie et les responsabilités familiales.
À propos du programme/projet
L’IFDC (www.ifdc.org) est une organisation publique internationale à but non lucratif qui s’efforce d’améliorer les moyens de subsistance des populations des pays en développement à travers le monde. Sa mission est de faciliter l’amélioration durable de la productivité agricole par le développement et le transfert de technologies efficaces et respectueuses de l’environnement en matière d’éléments nutritifs pour les plantes et de commercialisation agricole.
Compétences requises
- Capacité à travailler de manière indépendante sous pression et à respecter des délais serrés.
- Capacité à travailler dans un environnement multidisciplinaire et international.
- Solides compétences interpersonnelles, esprit d’équipe et capacité à entretenir des relations de travail efficaces.
- Expérience antérieure en tant qu’agent administratif ou toute expérience pertinente.
- Excellentes compétences en communication et capacité à exprimer des idées de manière claire, logique et efficace.
- Capacité à évaluer les priorités et à travailler de sa propre initiative.
- Grandes compétences organisationnelles et souci du détail dans l’opérationnalisation des tâches administratives.
- Bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
- Fort sentiment d’intégrité et engagement personnel envers la réalisation des objectifs.
- Bonnes capacités de travail en équipe.
