L’IFDC est une organisation publique internationale active dans 27 pays d’Afrique, d’Asie et d’Amérique. L’IFDC aborde de manière unique les problèmes mondiaux de sécurité alimentaire et de pauvreté en comblant le fossé entre la recherche et l’impact, en combinant des innovations scientifiques, le développement de systèmes de marché holistiques, un environnement politique favorable et des partenariats stratégiques pour aider les agriculteurs et les pays à identifier et à mettre à l’échelle des solutions agricoles durables, y compris une meilleure efficacité de l’utilisation des nutriments. Ces approches sont nécessaires pour améliorer la santé des sols et la productivité des cultures tout en réduisant l’impact environnemental de l’utilisation des engrais.
L’IFDC traduit la recherche en action en utilisant des solutions locales, respectueuses de l’environnement et axées sur l’impact. Avec nos partenaires, nous cherchons à combler l’écart de rendement, à éradiquer la faim dans le monde, à préserver les sols dont dépendent nos vies et à générer une résilience économique pour les ménages agricoles et les pays dans lesquels ils vivent.
Responsabilités
Administratif et Installations :
- Servir de premier point de contact pour le bureau de l’IFDC : superviser les invités, gérer et diriger le courrier et la communication du bureau ;
- Attester de l’entretien courant des locaux à bureaux et s’assurer que le bureau répond aux normes de sécurité et de santé requises ;
- Planifier et exécuter les réunions et événements réguliers et émergents du bureau et coordonner les tâches administratives du bureau ;
- Élaborer et mettre en œuvre des politiques et des lignes directrices de bureau contextuellement appropriées et nécessaires en collaboration avec les services appropriés (finances, RH, informatique, etc.) ;
- Travailler en étroite collaboration avec l’équipe RH pour se préparer et être prêt à réagir rapidement aux situations d’urgence ;
- Accompagnement dans le processus d’intégration du nouveau personnel administratif ;
- Organiser et coordonner des conférences, des retraites et d’autres événements officiels du personnel, sur place et hors site ;
- Assister le Directeur Pays dans la coordination des réunions du personnel ;
- Gérer la réception de tous les biens achetés dans le pays et vérifier qu’ils répondent aux spécifications décrites par le demandeur ;
- Contrôler et gérer les équipements de l’IFDC (élimination, inventaire et gestion du parc de véhicules) ;
- Suivre l’administration et la gestion des contrats des prestataires de services et la gestion des fournitures de bureau ;
- Superviser la sélection et la réalisation de vérifications préalables pour tous les fournisseurs et vendeurs préqualifiés ;
Déplacements du personnel :
- Coordonner le séjour et la visite des visiteurs du bureau pour s’assurer qu’ils sont bien pris en charge avant et pendant leur visite ;
- Organiser les réservations de voyage et d’hôtel, acheter les billets d’avion pour le personnel du projet lors des voyages officiels et des activités du projet ;
- Gérer les assurances du personnel (assurance maladie et assurances vie/accidents collectifs) ;
- Coordonner et aider aux dispositions logistiques pour les documents de voyage locaux et internationaux tels que les visas, les passeports, l’hébergement, la location de bus/véhicules, etc.
- Contribuer à l’amélioration continue de la politique et des processus de voyages ;
- Travailler en collaboration avec l’agence de voyages AdTrav pour soutenir les préparatifs de voyage des employés et des invités de l’IFDC. Administrer le processus interne d’approbation des voyages de l’IFDC et assurer la liaison pour la coordination des voyages avec l’agent de voyages et l’employé.
Conformité et enregistrement :
- Veiller à ce que le bureau de l’IFDC reste conforme et maintient les enregistrements et les licences nécessaires auprès des organismes de réglementation, des permis nationaux et du gouvernement ;
- Travailler en étroite collaboration avec le consultant/personnel en immigration désigné pour gérer les processus de visa et de permis de travail des autres ressortissants du pays, en plus de tenir un registre des délais et des dates de renouvellement des visas et des permis de travail du personnel ;
- Fournir des rapports administratifs périodiques ou selon les besoins au directeur du pays ;
- Accomplir toute autre tâche jugée nécessaire et demandée par les superviseurs.
Autres responsabilités :
- Superviser tous les chauffeurs de l’IFDC et les assistants administratifs (le cas échéant).
Exigences
- Baccalauréat en administration des affaires, en gestion d’entreprise, en administration, en gestion de la chaîne d’approvisionnement ou tout autre domaine connexe et sens du détail ;
- Une certification en administration de bureau est un plus ;
- Plus de 7 ans d’expérience pratique en gestion de bureau ou à un poste similaire dans le secteur des ONG ;
- Solides compétences informatiques avec expérience des logiciels MS Office et des outils de communication (par exemple, Teams, Zoom) ;
- Maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
- La capacité de communiquer en français, comme langue seconde, serait un avantage certain ;
- Capacité à travailler de manière autonome sous pression et à respecter des délais serrés ;
- Capacité à travailler dans un environnement multidisciplinaire et international ;
- Solides compétences interpersonnelles, aptitudes au travail en équipe et capacité à entretenir des relations de travail efficaces ;
- Excellentes capacités d’organisation et souci du détail dans l’opérationnalisation des tâches administratives ;
- Sens aigu de l’intégrité et engagement personnel envers la réalisation des objectifs.
Rapports et relations de travail
Le titulaire fournira un soutien au directeur du pays sur les questions d’administration du pays tout en travaillant en étroite collaboration avec le responsable des achats du pays en exerçant un rôle de supervision dans la gestion administrative du bureau de pays et en garantissant l’uniformité et la conformité aux politiques de l’IFDC.
Emplacement
Il s’agit d’un recrutement national avec un lieu d’affectation au bureau de l’IFDC basé à Abuja au Nigéria.
Avantages
Les avantages de l’IFDC comprennent les congés annuels et de maladie, une couverture d’assurance maladie et vie collective, un salaire de 13 mois, une cotisation de sécurité sociale et de retraite conforme aux lois locales et des avantages de fin de contrat.
Clause salariale
Le niveau de salaire pour ce poste est BG 7.
La détermination du salaire des nouveaux employés prend en compte différents facteurs, notamment l’échelle salariale liée au poste assigné, les qualifications du candidat par rapport aux responsabilités et aux prérequis du poste, l’équité interne, l’état concurrentiel du marché du travail, ainsi que d’éventuelles considérations organisationnelles et budgétaires.
Clause de diversité
L’IFDC s’engage à favoriser, cultiver et préserver une culture de diversité, d’équité et d’inclusion, et offre des opportunités d’emploi égales en fonction des capacités, des performances et du potentiel. L’égalité des chances fait partie intégrante des pratiques de recrutement et de sélection de l’IFDC. L’IFDC reconnaît l’importance de recruter des employés ayant des antécédents, des connaissances, des expériences, des perspectives et des croyances différents. L’IFDC reconnaît et valorise la contribution de personnes ayant des antécédents divers en termes de capacités, d’expérience et de perspectives. La diversité englobe le sexe, l’âge, l’expérience, l’éducation, l’origine ethnique, la religion, l’orientation sexuelle et les origines culturelles, ainsi que d’autres dimensions telles que le mode de vie et les responsabilités familiales.
