L’Organisation internationale du travail ou OIT est depuis 1946 une agence spécialisée de l’ONU. Sa devise, si vis pacem, cole justitiam, est gravée dans la pierre de ses locaux. Le Bureau international du travail est le secrétariat permanent de l’OIT.
POSTE 1: Assistant(e) Administratif(ve) – G6 (DC)
Fonctions et responsabilités essentielles
Sous la responsabilité générale de la Directrice du Bureau de Pays de l’OIT-Kinshasa et sous la supervision directe du/de la Coordonnateur(trice) national(e), l’Assistant(e) Administratif (ve) principal (e) du projet exécutera les tâches et attributions suivantes et devra s’assurer que les activités sont mises en œuvre dans les délais fixés et que les résultats tels que planifiés dans les différents documents de référence sont atteints :
1.Assurer le bon déroulement de l’administration du projet, de l’appui administratif et des fonctions connexes d’appui opérationnel en étroite collaboration avec les autres membres du personnel d’appui administratif et opérationnel par la fourniture d’un appui au projet. Parmi les tâches à effectuer figurent le traitement des droits à prestations, l’émission de contrats et la tenue des registres et des dossiers.
2.Conseiller et aider le personnel du projet pour l’interprétation des règles, règlements et procédures administratifs. Effectuer les réservations de voyage et d’hôtel, préparer les autorisations de voyage et rassembler les informations relatives à l’objet du voyage.
3.Participer à l’organisation de réunions spéciales et coordonner toutes les dispositions administratives importantes pour la tenue d’ateliers ou séminaires et de formations, comme l’exige le projet/programme.
4.Nouer et entretenir des liens avec les unités techniques concernées au siège, les mandants de l’OIT, les organisations de partenaires sociaux et les organismes des Nations Unies pour discuter des activités prévues et résoudre les questions sensibles.
5.Préparer de sa propre initiative de la correspondance et des rapports, selon les besoins, sur des tâches administratives générales ou d’autres tâches connexes, y compris des tâches confidentielles. Préparer périodiquement des statistiques administratives, des rapports et la correspondance.
6.Informer et assister le personnel international, les experts et les consultants sur tous les aspects des questions administratives. Fournir une interprétation des règles, règlements et procédures administratifs.
7.Examiner toute la correspondance entrante qui nécessite une action, formuler des recommandations sur les mesures à prendre, surveiller les délais de réponse, assurer le suivi avec le personnel de divers projets/programmes et d’autres unités administratives concernant la soumission des rapports et de la correspondance.
8.Préparer la documentation générale, des estimations de coûts détaillées, des rapports périodiques et des rapports ponctuels à utiliser dans la préparation du programme et du budget. Participer à l’élaboration d’analyses et de projections budgétaires, selon les besoins. Fournir les informations demandées.
9.Mener à bien toutes les opérations requises pour les dépenses au titre du financement de la coopération pour le développement, en veillant à l’utilisation la plus rationnelle des fonds. Il s’agit ainsi d’effectuer des calculs, de demander des fonds, de vérifier les documents justificatifs et d’effectuer des paiements.
10.Contrôler les comptes concernant les engagements et les dépenses et procéder aux ajustements nécessaires pour optimiser l’utilisation des fonds. Rédiger et approuver la correspondance administrative relative aux questions budgétaires pour vérifier les données, répondre aux questions et obtenir des informations supplémentaires.
11.Conseiller les membres du personnel administratif et/ou du personnel d’appui de rang inférieur et superviser leur travail.
12.S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.
Qualifications requises
Formation
Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires et avoir un diplôme dans le domaine administratif concerné.
Expérience
Au moins sept ans de travail administratif, avec des responsabilités croissantes et une expérience de supervision.
Langues
Excellente maîtrise du français, la connaissance de l’anglais est un atout.
Compétences
Aptitude à classer ses tâches par ordre de priorité, à organiser son propre emploi du temps, à effectuer les travaux courants de manière indépendante, à respecter les délais et à s’adapter à des demandes changeantes.
Maîtrise des logiciels informatiques (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) et capacité à utiliser d’autres logiciels requis par le Bureau (IRIS, par exemple).
Aptitude à obtenir les services d’autres unités de travail internes ou externes pour l’exécution de certaines tâches.
Aptitude à diriger une équipe et à gérer une charge de travail importante sous pression.
Connaissance et compréhension approfondies des directives et procédures administratives complexes ainsi que de la gamme complète des services administratifs dans les domaines de soutien tels que les RH, les finances et les achats.
Bonne connaissance du travail du projet/programme et du travail effectué dans d’autres unités.
Aptitude à répondre aux demandes et à traiter les visiteurs avec tact et diplomatie.
Aptitude à effectuer des recherches dans des bases de données et à en extraire des informations ainsi qu’à compiler des rapports.
Aptitude à traiter avec discrétion les questions confidentielles.
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement sensible aux considérations de genre.
