L’Organisation internationale du Travail est l’institution des Nations Unies qui a pour vocation de promouvoir et mettre en œuvre les droits fondamentaux au travail, d’accroître les opportunités d’emplois et de revenus pour les femmes et pour les hommes, d’étendre le bénéfice et l’efficacité de la protection sociale pour tous, et de renforcer le tripartisme et le dialogue social.
La coopération pour le développement constitue pour l’OIT et les mandants une activité importante en vue d’atteindre les résultats visés dans le domaine du travail décent. La coopération pour le développement peut être financée sur la base du budget ordinaire de même qu’à travers les contributions volontaires des partenaires au développement. Ces contributions volontaires viennent compléter les ressources propres du BIT et représentent 42 pour cent de la totalité des fonds à la disposition du Bureau pour la période 2008-2014. Les contributions volontaires sont affectées aux réalisations du BIT à l’échelle nationale et mondiale et sont le plus souvent gérées à travers les projets de coopération technique extrabudgétaire. Le BIT conduit actuellement quelque 630 projets dans plus d’une centaine de pays, avec le soutien de 120 partenaires au développement (manuel de gouvernance interne de la Coopération pour le Développement, p3).
En vertu du statut du personnel, les fonctionnaires bénéficient de différents types de congés y compris les congés parentaux pour permettre une bonne récupération et relaxation ainsi que pour gérer les évènements imprévus comme la maladie.
Le Bureau Régional de l’OIT pour l’Afrique cherche donc à recruter trois (03) Assistant(e)s Administratif (ve)s et Financier(e)s temporaires pour son bureau à Abidjan pour le remplacement des fonctionnaires pendant la durée de leur congé parental (uniquement), afin de maintenir le niveau des prestations des unités concernées, d’atteindre les objectifs opérationnels fixés et de ne pas faire peser une charge excessive sur les fonctionnaires qui continuent d’assumer leurs fonctions en l’absence de leurs collègues.
POSTE 1: Assistant(e) Administratif(ve) et financier(e), G6-DC (H/F)
Supervision
L’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) travaillera sous la responsabilité et sous la supervision directe du/ de la chef/fe de projet, du/ de la CNP ou du Directeur selon le cas avec l’appui des collègues des services Administratifs et financiers du Bureau régionale et/ou du Bureau de Pays d’Abidjan.
Fonctions et responsabilités essentielles
Tâches administratives
⦁ Effectuer le travail administratif de gestion des deux projets ainsi que le maintien des documents officiels et des fichiers ;
⦁ Participer à l’organisation et la préparation des réunions et/ou missions organisées par ces deux projets et prendre toutes les dispositions administratives importantes pour l’organisation de ces ateliers, réunions, séminaires et missions ;
⦁ Fournir des services administratifs et/ou de secrétariat pour les réunions, séminaires et/ou ateliers organisés par ces projets ;
⦁ Préparer les documents administratifs nécessaires pour les missions officielles ainsi que pour les activités de renforcement de capacités organisées par ces 2 projets ;
⦁ Préparer la documentation nécessaire pour les contrats de service, les contrats de collaboration extérieure ainsi que des contrats avec les fournisseurs de biens et de services et tout type de contrat exigé par les projets ;
⦁ Faire les arrangements de voyage, les réservations d’hôtel et préparer les formulaires d’autorisation de voyage et de Security clearance pour le personnel des projets ;
⦁ Aider les autres collègues du Bureau Régional Afrique, en fonction des impératifs, aves les tâches administratives et financières du Bureau Régional ou de son portefeuille de projets.
Tâches financières
⦁ Préparer les estimations de coûts et les prévisions budgétaires ;
⦁ Fournir un appui en matière de procédure et d’enregistrement pour analyser, documenter, classer, consigner et traiter différentes transactions financières ;
⦁ Préparer et suivre les demandes d’engagement de crédits et de paiements ;
⦁ Calculer et compiler les estimations de coûts et les dépenses budgétaires prévisionnelles et collaborer à l’établissement des états budgétaires des deux projets ;
⦁ Vérifier les allocations budgétaires des projets ; établir les engagements de dépenses et assigner des codes ;
⦁ Classer et archiver les documents financiers du projet et tenir à jour les dossiers et registres administratifs et financiers du projet ;
⦁ Rédiger toute correspondance relevant de la gestion administrative et financière des projets conformément aux procédures régulières du bureau en assurant le suivi ;
⦁ Exécuter toutes autres tâches qui pourraient lui être assignées par les responsables des projets.
Qualifications requises
Formation
Le/la titulaire du poste doit avoir achevé ses études secondaires suivies d’un diplôme en comptabilité et/ou finances et/ou gestion de projets, ou une formation jugée équivalente.
Expérience
Six années d’expérience dans le domaine de la gestion administrative et financière. Une expérience professionnelle au sein de l’OIT ou du système des Nations Unies sera considérée comme un atout, ainsi qu’une expérience dans la gestion des projets d’aide au développement.
Être disponible immédiatement
Langues
Excellente connaissance du français et bonne connaissance de l’anglais à l’écrit ainsi qu’à l’oral.
Compétences
⦁ Connaissance des concepts de programme et de budget et des procédures d’administration de projet et d’évaluation, ainsi que du règlement financier et des règles financières de l’OIT ;
⦁ Bonnes compétences de rédaction et d’analyse et bonne maîtrise de l’outil informatique ;
⦁ Aptitude à communiquer efficacement tant à l’oral qu’à l’écrit et à défendre le mandat de l’OIT et la vision du projet ;
⦁ Aptitude à traiter les gens avec tact et diplomatie ;
⦁ Aptitude à forger une culture collaborative en encourageant la coopération, en sollicitant l’opinion des autres et en construisant des réseaux vastes et efficaces au sein de l’OIT et à l’extérieur ;
⦁ Bonne faculté d’organisation et excellente faculté de gestion du temps ;
⦁ Aptitude à travailler avec des données et des documents confidentiels, et traiter les questions confidentielles avec discrétion ;
⦁ Avoir le sens de responsabilité et le sens du détail ;
⦁ Fait preuve d’honnêteté et d’intégrité.
⦁ Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.
Le recrutement est conditionné par la disponibilité des fonds.
NB : Les candidats évalués et considérés comme pouvant être recommandés, mais qui n’auront pas été sélectionnés, pour ce poste vacant pourraient se voir offrir un contrat sur un autre poste temporaire au même grade ou à un grade inférieur dans la mesure où lesdits candidats possèdent les qualifications minimales requises pour cet emploi.
POSTE 2: Coordinateur/rice national de projet- NOA (DC)
Fonctions et responsabilités essentielles
Sous la responsabilité générale de la Directrice du BP-Kinshasa, le(la) Coordonnateur(trice) national(e) de projet travaillera sous la supervision directe de la spécialiste chargée de Développement des Compétences et Employabilité du BP-Kinshasa qui apportera un backstopping technique au projet.
1.Travailler en étroite collaboration avec le backstopper du projet pour élaborer des plans de travail au niveau national, en s’appuyant sur les consultations des principales parties prenantes et sur les conseils des spécialistes des compétences
2.Aider à la programmation et au contrôle des ressources du projet ; préparer les estimations budgétaires et les prévisions de dépenses en analysant et en surveillant la situation des ressources par rapport aux activités prévues et en faisant des recommandations sur les mesures correctives à prendre.
3.Assurer la mise en œuvre du plan de travail du projet et participer activement à la formation au renforcement des capacités aux niveaux national et international sur les méthodologies d’anticipation des compétences.
4.Participer à des réunions, des ateliers et des réunions inter-agences sur les compétences et employabilité, et présenter des rapports et des documents. Veiller à ce que les résultats du projet soient pris en compte dans les plans des Nations unies et des gouvernements (c’est-à-dire les cadres de développement et de partenariat des Nations unies et les plans de travail annuels et assurer la liaison avec d’autres agences participant à l’initiative, y compris les donateurs, afin d’identifier les synergies entre les interventions en cours.
5.Établir et maintenir de solides relations de travail avec les mandants tripartites de l’OIT et les autres parties prenantes concernées, y compris les représentants des gouvernements nationaux concernés par le commerce, l’éducation et la formation, ainsi que les organisations d’employeurs et de travailleurs. Faciliter la mise en place d’un comité de pilotage du projet, soutenir des réunions régulières et rendre compte de l’avancement du projet.
6.Organiser et mettre en œuvre les ateliers planifiés qui sont nécessaires pour valider les résultats et assurer le suivi des actions convenues et entreprendre des missions sur les sites des projets,
7.Préparer et soumettre des rapports d’avancement trimestriels, des rapports périodiques et des rapports techniques connexes sur les activités du projet.
8.Collaborer avec d’autres projets nationaux afin d’identifier et de tirer parti des possibilités de synergie. Soutien à l’identification des possibilités de mobilisation des ressources et de cofinancement pour l’extension et l’expansion du projet et/ou des opportunités.
9.S’informer au niveau national des développements juridiques et politiques relatifs au développement des compétences et fournir de brèves notes sur les principaux développements en lien avec les objectifs du projet
10.Exécuter toutes autres tâches assignées par le superviseur.
Qualifications requises
Formation
Un diplôme universitaire de premier niveau (licence ou équivalent) en économie, développement des compétences, statistiques, éducation et formation ou autres sciences sociales est requis.
Expérience
Au moins deux ans d’expérience professionnelle dans des domaines tels que le développement des compétences et la formation professionnelle, le développement sectoriel, y compris les politiques commerciales et/ou le développement. Une expérience dans la mise en œuvre de projets de coopération technique et une bonne connaissance du mandat et de la structure tripartite de l’OIT constitueraient un avantage ainsi qu’une expérience avérée dans la rédaction de rapports et de présentation.
Langues
Excellente maîtrise écrite et orale du français. La connaissance de l’anglais serait un atout.
Compétences
•Le poste requiert en particulier des compétences en matière d’engagement et de gestion des relations avec les parties prenantes et les partenaires, de gestion de projets et de conduite de recherches, y compris de solides capacités d’analyse et de communication.
•Plus généralement, il requiert des compétences et des valeurs en matière d’intégrité et de transparence, de sensibilité à la diversité, d’orientation vers l’apprentissage et le partage des connaissances, d’orientation vers le client, d’orientation vers le changement, de prise de responsabilité pour les performances, d’orientation vers la qualité et de collaboration.
•Le travail exige une sensibilité et une visibilité politiques et économiques.
•Les compétences pertinentes en matière de recherche comprennent l’examen de la littérature, l’analyse et la présentation d’informations statistiques, la réalisation d’enquêtes, l’animation d’ateliers et la préparation de rapports sous forme de présentation et de documents écrits.
•Les domaines de connaissance et d’expertise pertinents comprennent la stratégie et la gestion d’entreprise, l’analyse et l’économie industrielles, la gestion des ressources humaines, la formation et l’éducation, l’économie du commerce, l’économie du marché du travail et la gestion de la technologie.
En plus des compétences ci-dessus, les compétences suivantes sont requises :
section facultatif (si besoin)
•Capacité à effectuer diverses analyses conceptuelles nécessaires à la formulation, à l’administration et à l’évaluation des projets.
•Excellentes compétences rédactionnelles.
•Aptitude à communiquer efficacement, tant oralement que par écrit. Excellentes capacités d’analyse.
•Aptitude à justifier les exigences et les approches de résolution des problèmes, et aptitude à négocier.
•Bonnes compétences en matière d’applications informatiques. Bonnes capacités d’organisation.
•Capacité à travailler de sa propre initiative ainsi qu’en tant que membre d’une équipe.
•Aptitude à traiter avec les gens avec tact et diplomatie.
•Aptitude à effectuer diverses analyses conceptuelles nécessaires à la formulation, à l’administration et à l’évaluation de projets.
•Aptitude à rédiger des rapports de recherche et des présentations efficaces.
•Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.
En outre, les compétences suivantes seraient avantageuses :
•Bonne connaissance des techniques et des pratiques en matière de programme et de budget, de formulation, d’administration et d’évaluation des projets.
•Bonne connaissance du rôle et des opérations des activités du système des Nations unies pour le développement.
•Connaissance du règlement financier et des règles de gestion financière du bureau. Connaissance des activités et des priorités de l’ensemble du bureau.
POSTE 3: Assistant/e Administratif/ve et Financier/e – G4 (DC)
Fonctions et responsabilités essentielles
Sous la responsabilité générale de la Directrice du Bureau de Pays de l’OIT à Kinshasa et sous la supervision directe du/de la Chef(fe) du Projet, et en étroite collaboration avec l’équipe de gestion du Bureau de l’OIT à Kinshasa, l’Assistant/e Administratif/ve et Financier/e sera en charge des opérations administratives et financières, y compris le suivi des activités prévues dans le cadre dudit Projet.
A cet effet, l’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier (e) sera globalement chargé(e) de,
Tâches administratives :
•Fournir un appui administratif à l’occasion des activités organisées dans le cadre du projet qui consiste en l’évaluation et la gestion des registres et des dossiers administratifs, l’interprétation, le maintien des documents officiels, des fichiers et bases de données, la rédaction de rapports d’évaluation dans le cadre du suivi du projet d’assistance technique du BIT ; fournir au supérieur hiérarchique du projet des informations sur les procédures administratives ;
•Gérer les activités administratives du projet en collaboration avec les sections administratives du bureau, et tenir informés les membres du personnel, les experts et/ou consultants, sur les procédures administratives ;
•Participer à des réunions internes afin de prendre des notes et de fournir des informations sur des questions administratives ;
•Fournir un appui administratif ou de secrétariat pour les réunions, séminaires et/ou colloques ;
•Rédiger des projets de correspondance, mémorandums et rapports administratifs sur la base de directives orales ou écrites, de correspondances antérieures ou d’autres sources d’informations disponibles conformément aux procédures standards du bureau.
Tâches financières :
•Tenir les dossiers financiers liés au projet en vue de concilier les dépenses, les soldes, les paiements ; élaborer les rapports financiers des séminaires et ateliers ;
•Préparer les achats sur la base des spécifications et les estimations des coûts des activités prévues en conformité avec les procédures du BIT ;
•Préparer et vérifier les pièces justificatives, assurer le suivi des paiements des dépenses du projet et préparer l’analyse du budget et des prévisions selon les besoins ;
•Conseiller et assister le personnel du projet, les experts et consultants sur les questions financières ; procéder à l’analyse et à l’amélioration des rapports financiers périodiques et finaux des agences d’exécution du projet ;
•Prendre les dispositions de voyage, effectuer les réservations d’hôtels et établir les autorisations de voyage ;
•Exécuter toutes autres tâches assignées par la hiérarchie.
Qualifications requises
Formation
Le/la titulaire du poste doit avoir achevé ses études secondaires suivies d’une formation en gestion, comptabilité et/ou finance, ou une autre formation jugée équivalente.
Expérience
Au moins cinq ans d’expérience dans les domaines de la gestion financière et administrative ; avoir de bonnes références en matière d’organisation des ateliers, de communication et des relations publiques.
Langues
Excellente maîtrise du français et la connaissance de l’anglais est un atout.
Compétences
-Aptitude à traiter les opérations administratives et financières, à tenir les documents financiers et administratifs, et à élaborer les rapports y afférent ;
-Bonne maîtrise de l’outil informatique. Connaissance des logiciels de bureautique standard, du courrier électronique et du système de gestion de l’information automatisé requis par l’unité de travail, notamment WORD, EXCEL, PowerPoint ainsi que des logiciels courants de comptabilité ;
-Aptitude à tenir des documents financiers et à préparer des rapports et des états d’écritures comptables ;
-Aptitude à rechercher et à extraire des informations à partir de bases de données et aptitude à répertorier des rapports ;
-Aptitude à répondre aux requêtes formulées par les responsables des organismes publics, les ministères, les mandants de l’OIT et les ONG. Aptitude à répondre de façon appropriée aux demandes de renseignements formulées en personne ou par téléphone ;
-Aptitude à travailler avec le personnel des autres projets et des autres unités de travail ;
-Aptitude à travailler avec des données et des documents confidentiels ;
-Connaissance des pratiques de la gestion des projets et aptitude à maîtriser rapidement les procédures propres à l’OIT en matière administrative et financière ;
-Faculté d’organisation de son propre travail ;
-Aptitude à évaluer la correspondance et les demandes de renseignement en vue de déterminer la démarche à suivre ;
-Aptitude à s’intégrer au sein d’une équipe et à travailler sous pression ;
-Aptitude à travailler efficacement avec ses collègues ;
-Aptitude à obtenir des services d’autres unités de travail, à l’intérieur et à l’extérieur du bureau, afin d’accomplir les tâches ;
-Sens des responsabilités et disponibilité ;
-Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.
