L’Organisation Internationale du Travail (OIT) est l’Institution spécialisée du Système des Nations Unies qui a pour mandat de promouvoir la justice sociale, à travers notamment l’Agenda du Travail Décent. L’Equipe d’Appui au Travail Décent de l’Afrique centrale et bureau de pays pour le Cameroun, Guinée Equatoriale et São Tomé et Principe basé à Yaoundé (ETD/BP Yaoundé), représente l’OIT dans les pays d’Afrique centrale y compris Sao Tomé et Principe.
Poste 1 : Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) de projet – G5
Fonctions et responsabilités essentielles
Le/la titulaire aura la charge de fournir un ensemble de services spécialisés d’appui administratif aux fins de la mise en œuvre des activités du projet. Il s’agit de :
1. Tenir à jour les documents financiers relatifs au projet et les systèmes de suivi en vue d’enregistrer et de faire concorder les dépenses, soldes, paiements, états et autres données aux fins des transactions et des rapports quotidiens.
2. Vérifier, réviser, traiter et préparer tous les documents, y compris les contrats, et s’assurer de l’exactitude et de la précision aux fins des approbations financières et des paiements.
3. Préparer, de sa propre initiative, les courriers pour vérifier les données, répondre aux questions et assurer le suivi nécessaire avec le personnel du projet et du BIT, les consultants et les homologues. Appeler l’attention des fonctionnaires concernés sur les questions nécessitant une attention immédiate.
4. Examiner les rapports financiers des partenaires d’exécution du projet et demander des informations supplémentaires à leur sujet, en veillant à ce que ces rapports respectent les règles de l’OIT avant de les soumettre à l’unité chargée des finances.
5. Classer et assigner les codes budgétaires, vérifier et traiter les demandes de paiements, vérifier les bordereaux, les prix et les factures au titre du versement d’indemnités.
6. Fournir au personnel de projet et aux consultants un appui administratif et financier et des conseils sur les paiements, les droits, les demandes de remboursement de frais de voyage et les autres exigences comptables et financières.
7. Consulter l’unité chargée des finances et l’équipe chargée du projet sur les règles, règlements et procédures et informer le personnel du projet, les partenaires et les consultants des procédures et pratiques nouvelles ou révisées.
8. Préparer les rapports récurrents comme prévu et aider à la préparation de rapports spéciaux pour la communication d’informations aux donateurs, la préparation des budgets, les audits ou d’autres raisons.
9. Calculer et compiler des estimations de coûts et participer à l’élaboration d’analyses et de projections budgétaires, selon les besoins.
10. Fournir un appui, si nécessaire, dans la préparation et l’organisation des ateliers et des réunions du projet.
11. Accomplir toutes autres tâches assignées par le superviseur et en relation avec la mise en œuvre du projet.
Qualifications requises
Formation
Le/la candidat/e devra avoir achevé ses études secondaires, suivies d’un diplôme en Administration et/ou en finance serait un atout.
Expérience
Au moins cinq ans d’expérience professionnelle dans les domaines de gestion administrative et financière avec des responsabilités croissantes.
Avoir de bonnes références en matière d’organisations des ateliers, de communication et des relations publiques.
Une expérience professionnelle dans le Système des Nations Unies constituerait un atout supplémentaire.
Langues
Très bonne maîtrise du français ou de l’anglais (parlé et bonnes capacités rédactionnelles) et une bonne connaissance pratique du portugais.
Compétences
– Connaissance et compréhension d’un ensemble complexe de règles, directives et procédures financières et administratives.
– Connaissance des procédures propres à l’organisation en matière de préparation de documents et de formulaires administratifs ainsi que pour la création et la tenue à jour des systèmes de classement.
– Bonnes facultés d’analyse.
– Aptitude à raisonner et à faire preuve de discernement.
– Aptitude à tenir des registres financiers et à préparer des rapports et des états comptables.
– Sens des responsabilités et aptitude à prêter attention aux détails.
– Aptitude à traiter avec discrétion les questions confidentielles.
– Attitude éthique irréprochable.
– Maîtrise des logiciels informatiques (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) et capacité à utiliser d’autres logiciels requis par le Bureau (IRIS, par exemple).
– Aptitude à évaluer le courrier et les demandes de renseignements afin de décider de la marche à suivre.
– Aptitude à répondre correctement aux demandes de renseignements liées au travail.
– Aptitude à obtenir les services d’autres unités de travail internes ou externes pour l’exécution de certaines tâches.
– Aisance dans la communication orale et écrite.
– Aptitude à travailler seul et en équipe.
– Bonnes capacités d’organisation.
– Aptitude à faire preuve de tact et de diplomatie dans les contacts avec des tiers.
– Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement sensible aux considérations de genre et à la diversité socioculturelle.
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