L‘Organisation internationale du travail ou OIT est depuis 1946 une agence spécialisée de l’ONU. Sa devise, si vis pacem, cole justitiam, est gravée dans la pierre de ses locaux.
Structure organisationnelle
Ce poste est à pourvoir au sein des Services administratif et financier régionaux du Bureau régional de l’OIT pour l’Afrique.
Mission principale
En tant que membre de l’équipe, le(la) titulaire fournit des services professionnels complets aux fins de la conception et de la prestation de services opérationnels facilitant la mise en œuvre du programme de travail du bureau. Il(elle) surveille les activités menées dans les domaines des finances, des ressources humaines et de l’administration et peut être appelé(e) à surveiller également celles relevant d’autres domaines opérationnels, comme les achats, la gestion des locaux et des actifs, la sécurité, les communications, la gestion de l’information et les technologies de l’information. Ces services sont fournis dans un souci d’efficience, d’efficacité et de service à la clientèle et nécessitent l’utilisation du progiciel de gestion intégré (PGI) de l’Organisation. Le(la) titulaire contribue à l’élaboration et à l’amélioration des méthodes et procédures de travail. Le travail est régi par les règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives établies.
Le(la) titulaire travaille sous la supervision du(de la) Chef(Cheffe) des Services administratif et financier régionaux. Il(elle) dispose d’un degré élevé d’autonomie dans l’exécution des tâches qui lui sont confiées. La supervision reçue est centrée sur la production globale des résultats ayant une incidence pour le bureau.
Relations de travail
Les contacts internes ont lieu avec le personnel et les responsables concernés dans les bureaux extérieurs, les bureaux de projet et au siège; ils visent à établir et à entretenir des relations de travail efficaces, à échanger des informations et à s’entendre sur des questions opérationnelles aux fins de l’amélioration des services.
Les contacts externes ont lieu principalement avec des banques, des prestataires de services, des institutions et des groupes de travail des Nations Unies, des organisations non gouvernementales (ONG) et d’autres organisations internationales; ils visent à entretenir des relations de travail efficaces, à préciser les besoins et à régler certaines questions ainsi qu’à échanger des vues sur les bonnes pratiques et les faits nouveaux dans le domaine opérationnel concerné.
Fonctions et responsabilités essentielles
1. Fournir des services professionnels importants pour la conception et la prestation de services opérationnels dans les domaines des finances, des ressources humaines et de l’administration. Surveiller les activités menées dans les domaines des achats, de la gestion des locaux et des actifs, de la sécurité, des communications, de la gestion de l’information, des technologies de l’information, des transports et des services de messagerie et d’enregistrement, selon les besoins. Evaluer et anticiper les besoins opérationnels et les besoins en personnel, et contribuer à l’élaboration du plan de travail du bureau et à l’élaboration des propositions de programme et de budget.
2. Orienter le personnel et surveiller son travail dans les domaines opérationnels concernés. Superviser du personnel, selon les besoins. Dispenser des formations dans les domaines opérationnels pertinents et organiser des séances d’information et d’orientation à l’intention des nouveaux membres du personnel.
3. Gérer les opérations financières et les services de comptabilité du bureau ayant trait aux comptes des recettes et des dépenses, à l’approbation de paiements, au rapprochement des comptes, aux prévisions et à la clôture des comptes de fin d’exercice. Exercer la fonction de contrôleur des dépenses pour le bureau. Préparer des rapports financiers à l’intention de la direction.
4. Surveiller la prestation d’un ensemble de services en matière de ressources humaines (notamment administration des contrats, recrutement, prestations et indemnités, et services consultatifs pour le personnel et les responsables concernés) et fournir l’appui professionnel requis à cet effet. Promouvoir l’utilisation du système de gestion des talents et d’autres outils de gestion des ressources humaines pour assurer la conformité avec ce système au sein du bureau.
5. Assister le point focal de pays pour les questions de sécurité dans les activités visant à garantir la sûreté, la sécurité et le bien-être des fonctionnaires, ainsi que la sécurité des locaux et des actifs, conformément aux politiques et procédures de sécurité du système des Nations Unies. Exercer la fonction d’assistant(e) local(e) chargé(e) de la sécurité, selon les besoins.
6. Préparer des plans annuels définissant les principaux besoins du bureau en matière d’achats. Surveiller la rédaction des demandes d’achat et les soumettre pour validation, selon qu’il convient. Préparer des dossiers d’appel d’offres types ou en surveiller l’élaboration. Conduire des procédures d’appel d’offres en veillant au respect des normes applicables et participer à l’analyse et à l’évaluation des propositions reçues. Etablir des bons de commande pour approbation, dans la limite des pouvoirs délégués. Orienter les parties concernées sur les droits et obligations contractuels et recommander les modifications à apporter aux contrats et les prolongations requises.
7. Se tenir informé(e) de l’évolution des normes applicables et des bonnes pratiques. Partager ses connaissances et orienter le personnel.
section facultative (si nécessaire)
8. Contrôler l’efficience et l’efficacité des méthodes et procédures de travail et recommander des améliorations. Travailler en liaison étroite avec le personnel et les responsables concernés pour veiller à l’efficacité et au bon déroulement des activités aux stades de la conception et de la prestation des services, et recommander les améliorations à apporter aux processus interdépendants.
9. Effectuer des recherches et analyser des données et des informations sur divers sujets liés aux activités opérationnelles. Préparer des rapports analytiques pour contribuer au suivi de programmes/projets et apporter des contributions à des rapports et à d’autres communications.
10. Participer aux réunions, groupes de travail et initiatives conjointes interinstitutions des Nations Unies sur les activités du régime commun dans les domaines opérationnels concernés. Préparer des notes d’information sur les principaux points ou faits nouveaux et assurer un suivi selon les besoins.
11. Assurer le suivi des recommandations d’audit interne et externe, et rédiger les réponses aux questions et observations d’audit à soumettre au supérieur hiérarchique pour examen.
12. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.
–
Exigences minimales
Formation
Diplôme universitaire (licence ou équivalent) en Administration ou dans un domaine en rapport avec la nature de l’emploi.
Une expérience professionnelle équivalente peut être prise en compte au lieu d’un diplôme universitaire, conformément au tableau plus bas.
Expérience
Au moins trois ans d’expérience professionnelle dans des domaines administratifs ou opérationnels, y compris dans le domaine financier. Expérience de l’utilisation de plusieurs modules d’un progiciel de gestion intégré (PGI).
Langues
Excellente maîtrise d’une langue officielle (anglais, français, espagnol) de l’Organisation. Connaissance pratique d’une autre langue officielle de l’Organisation ou d’une langue nationale officielle du lieu d’affectation.
