L’Organisation internationale du travail ou OIT est depuis 1946 une agence spécialisée de l’ONU. Sa devise, si vis pacem, cole justitiam, est gravée dans la pierre de ses locaux. Le Bureau international du travail est le secrétariat permanent de l’OIT.
Selon l’Article 4.2 (e) du Statut du personnel, le pourvoi des postes vacants dans les projets de coopération technique n’est pas régi dans le cadre de l’Annexe I du Statut du personnel et se fait par choix direct du Directeur général.
Dans le but de s’assurer que la sélection directe pour pourvoir le poste vacant est fondée sur le meilleur processus décisionnel possible, le BIT invite les candidats intéressés à soumettre leur candidature en ligne avant la date indiquée ci-dessus.
Peuvent soumettre leur candidature:
- Les candidats/tes internes, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l’Annexe I du statut du Personnel.
- Les candidats/tes externes*
*Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux critères spécifiques de recrutement local.
Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel et accueille favorablement les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons aussi celles de personnes handicapées. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d’un handicap, veuillez envoyer un courriel à [email protected].
Les nominations avec des contrats de coopération technique ne confèrent pas le droit à une carrière au BIT ni à un renouvellement automatique de contrat ou une conversion pour un engagement d’une autre nature au sein de l’Organisation. Par ailleurs, les prolongations de contrats de coopération technique sont conditionnées notamment aux éléments suivants: la disponibilité des fonds, la continuité du besoin des fonctions exercées et des services et une conduite satisfaisants.
*Conditions d’emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade.
Introduction
L’OIT, unique agence ‘tripartite’ de l’ONU, a pour vocation de promouvoir la justice sociale, les droits de l’homme et les droits au travail reconnus internationalement, poursuivant sa mission fondatrice : œuvrer pour la justice sociale qui est indispensable à une paix durable et universelle.
Aujourd’hui, l’Agenda de l’OIT pour le travail décent contribue à l’amélioration de la situation économique et des conditions de travail qui permettent à tous les travailleurs, employeurs et gouvernements de participer à l’instauration d’une paix durable, de la prospérité et du progrès.
Le Bureau régional de l’OIT pour l’Afrique apporte son soutien à la région Afrique à travers ses équipes techniques de travail décent et ses bureaux de pays.
Contexte :
Conformément à la directive interne No.48, le Bureau vise à promouvoir et à maintenir le plus haut degré de bien-être physique, mental et social pour l’ensemble des membres de son personnel. Par conséquent, il cherche à offrir un milieu de travail sûr et salubre qui contribue à la dignité humaine et à l’épanouissement personnel : d’où la décision de la mise en œuvre du projet de rénovation des locaux du BIT à Abidjan.
Le projet de rénovation des locaux du BIT à Abidjan a été discuté lors des sessions No.338 et No.340 du Conseil d’Administration.
Ainsi donc, Lors de la 346ème session qui a eu lieu à Genève, le Conseil d’Administration a pris note de la décision du Bureau d’engager les travaux de réaménagement des locaux dont l’OIT est propriétaire à Abidjan, comme indiqué dans le document GB.340/PFA/3, en accord avec le projet approuvé en octobre 2020. Ce projet fera l’objet d’un point des progrès réalisés à la 347e session du Conseil d’administration en mars 2023.
Objectifs du projet:
L’objectif du projet est la réhabilitation du Bureau régional de l’OIT pour l’Afrique et du Bureau de pays pour la Côte d’Ivoire, le Bénin, le Burkina Faso, le Mali, le Niger et le Togo à Abidjan situés au Boulevard Général de Gaulle à Abidjan (Boulevard Lagunaire à Abidjan), Côte d’Ivoire. Les résultats escomptés sont :
⦁ L’aménagement des espaces de bureau standardisé et moderne conformément aux bonnes pratiques prévalant dans le système des Nations Unies et ailleurs.
⦁ La mise en œuvre complète d’une stratégie d’accès des personnes à mobilité réduite.
⦁ La facilitation de la collaboration et l’interaction entre les Mandants
⦁ L’approche durable d’un point de vue de l’environnement
Respectant les conditions suivantes :
• Le respect des normes Sécurité & Santé au Travail, inclus pendant la réalisation des travaux
• Le respect des normes de Sécurité des Nations Unies
• Le respect des normes de construction de la Côte d’Ivoire
Pour la mise en œuvre du projet, une équipe de gestion du projet est mis en place composée de membres du siège, du Bureau régional et du Bureau de Pays d’Abidjan.
L’équipe de gestion du projet du siège composée des fonctionnaires du Département des Services Internes INTSERV et de l’unité FACILITIES a effectué une mission à Abidjan du 23 au 27 janvier 2023. Des missions de préparation et de suivi du projet se feront de manière régulière jusqu’à la fin du projet qui débute en février 2024 pour prendre fin en janvier 2026.
Vu la durée du projet estimée à deux (2) ans et le volume des activités à réaliser par l’équipe avant et pendant le projet de rénovation, il est nécessaire d’avoir l’appui supplémentaire d’un/e assistant/e aux opérations pour le suivi administratif, financier et logistique dudit projet.
Ce poste est à pourvoir au sein de l’Unité des services administratif et financier régionaux (RAS) du Bureau régional (BR) pour l’Afrique basé à Abidjan.
Supervision
Le(la) titulaire travaille sous la responsabilité de la Cheffe des services administratif et financier régionaux et sous la supervision directe de l’Administratrice chargée des opérations (Unité Administration), basé à Abidjan. Cette supervision est centrée sur l’exécution des processus dans le respect des délais et sur la qualité des résultats. Le(la) titulaire dispose d’un degré d’autonomie modéré dans son travail. Le travail est passé en revue afin de vérifier que les normes applicables sont dûment respectées.
Relations de travail
Les contacts internes ont lieu avec le personnel et les responsables concernés dans les bureaux extérieurs, les bureaux de projet et au siège ; ils visent à fournir un appui opérationnel et administratif et à échanger des informations sur des procédures et méthodes spécialisées relatives à la prestation de services. Le(la) titulaire travaille en liaison avec diverses unités administratives pour préparer des demandes, obtenir des autorisations, exécuter des actions administratives et en assurer le suivi.
Le(la) titulaire travaille également en liaison avec des prestataires de services pour assurer le suivi de questions en instance. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les membres de l’unité RAS et les responsables du projet basé à Genève.
Fonctions et responsabilités essentielles
En fonction des besoins et des priorités du bureau où le poste est à pourvoir, le(la) titulaire assurera des services relevant des attributions suivantes :
1. Fournir un ensemble de services d’appui administratif et/ou opérationnel. Contribuer au fonctionnement harmonieux et efficace de l’unité de travail en évaluant les besoins, en organisant et en exécutant les tâches à accomplir en conséquence et en proposant des améliorations aux processus de travail.
2. Examiner la correspondance et les demandes reçues, y compris le courrier présentant un caractère confidentiel et sensible, et fournir les éléments d’appréciation nécessaires au supérieur hiérarchique en prévision de ses besoins, en s’assurant que les questions importantes sont immédiatement portées à son attention. Préparer et/ou revoir la correspondance en veillant au respect des normes applicables.
3. Aider à prendre les dispositions nécessaires en matière de voyage et d’hébergement pour les équipes chargées du suivi de la rénovation, et à faciliter les formalités liées aux exigences en matière de visas et de sécurité selon les besoins et conformément à la pratique du bureau.
4. Assurer la préparation, le traitement et le suivi d’actions administratives dans les domaines de la rénovation, en vérifiant que les informations sont conformes aux normes applicables. Entrer des données complètes dans le progiciel de gestion intégré (PGI). S’acquitter d’autres fonctions d’appui dans les domaines de l’administration, selon les besoins. Se charger des dispositions à prendre pour l’arrivée et/ou le départ des membres de l’équipe de rénovation (voyages, réservation de chambres, etc…) et en assurer le suivi auprès des services compétents si nécessaire.
5. Exécuter des opérations aux fins de l’autorisation et de l’engagement de dépenses. Préparer des contributions, générer des rapports, extraire des données et les compiler.
6. Fournir un ensemble de services d’appui administratif pour des réunions, des ateliers et d’autres activités liées à la rénovation. Assurer, dans les délais impartis, l’établissement, la publication et la diffusion de documents (supports d’exposé, dossiers d’information et documentation connexe). Rédiger les procès-verbaux de réunions et suivre la mise en œuvre des décisions prises.
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7. S’assurer que les systèmes de classement des documents du projet de rénovation sont à jour, accessibles et efficients. Recueillir, synthétiser et présenter des informations et des données sur des sujets précis.
8. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.
⦁ Fournir et/ou assurer divers services d’appui administratif et bureautique pour aider le l’équipe de projet rénovation à Abidjan et HQ à assurer le bon fonctionnement des activités. Se tenir informé(e) des activités importantes liées au projet de rénovation du bâtiment du BIT à Abidjan, et en aviser les équipes du projet.
⦁ Tenir à jour l’agenda de l’équipe de rénovation lors des missions de l’équipe HQ à Abidjan. Organiser les rendez-vous et contacter les partenaires pour les prises de rendez-vous. Coordonner les déplacements et assurer la prise des notes lors des différentes rencontres.
⦁ Aider à l’organisation des réunions des équipes de rénovation Abidjan et HQ et répondre en temps voulu aux demandes de renseignement faites en personne, par téléphone ou par courrier électronique.
⦁ Assurer un suivi efficace et en temps voulu des demandes de renseignement, des séances d’information et d’autres activités menées à l’initiative des équipes du projet rénovation Abidjan et HQ, en liaison avec le supérieur hiérarchique.
⦁ Rester en contact avec les différents intervenants et tenir à jour des listes de ces contacts.
Qualifications requises
Formation
Le(la) titulaire doit avoir achevé ses études secondaires suivies d’une formation en administration, gestion, comptabilité ou une autre formation dans le domaine des tertiaires.
Expérience
Au moins cinq ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’administration générale et de l’appui administratif. Expérience de l’utilisation d’un progiciel de gestion intégré (PGI).
Langues
Excellente maîtrise de la langue française de l’Organisation. La connaissance pratique de l’anglais sera un atout .
Compétences
⦁ Connaissances et compétences (techniques et comportementales)
⦁ Connaissance de l’appui administratif générale et des domaines opérationnels.
⦁ Connaissance des programmes et des activités de l’OIT.
⦁ Bonne connaissance des logiciels PC (notamment logiciels de traitement de texte, tableurs et
⦁ logiciels de présentation) comme Microsoft Office.
Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes :
⦁ Efficacité dans l’appui administratif fourni pour l’organisation de réunions et d’autres manifestations.
⦁ Aptitude à rechercher, extraire et compiler des informations provenant de diverses sources.
⦁ Aptitude à s’adapter rapidement à de nouveaux logiciels et systèmes informatiques.
⦁ Aptitude à rédiger.
⦁ Capacités d’analyse et souci du détail.
⦁ Grande discrétion et sens des responsabilités en ce qui concerne le traitement de questions confidentielles.
⦁ Qualités relationnelles, tact et diplomatie dans les rapports avec les autres.
⦁ Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.
Processus de recrutement
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l’adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.
Alerte à la fraude
Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l’entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d’adresses email différentes de celles du BIT – [email protected] – ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n’a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.
NB : Les candidats évalués et considérés comme pouvant être recommandés, mais qui n’auront pas été sélectionnés, pour ce poste vacant pourraient se voir offrir un contrat sur un autre poste temporaire au même grade ou à un grade inférieur dans la mesure où lesdits candidats possèdent les qualifications minimales requises pour cet emploi.
