L’Organisation internationale du Travail (OIT) est l’institution des Nations Unies qui se consacre à la promotion de la justice sociale et des droits humains et du travail internationalement reconnus. Elle poursuit sa mission fondatrice : la justice sociale est essentielle à une paix universelle et durable.
L’OIT recherche un assistant administratif et financier
En tant que membre de l’équipe, le titulaire fournit un soutien administratif et financier de haut niveau et est chargé de fournir, de mener à bien et/ou de superviser des services spécialisés de soutien à la gestion administrative et financière avec efficience, efficacité et souci du client. Il effectue diverses tâches administratives liées aux opérations financières du Bureau.
Son travail implique l’utilisation du progiciel de gestion intégré (PGI). Il effectue diverses tâches administratives liées aux opérations financières du projet. Il veille à l’application, à l’interprétation et à l’adaptation correctes des règles, règlements, politiques, procédures et lignes directrices financières en vigueur. Il évalue et contribue à la conception et au développement de services et de processus de prestation administratifs et financiers améliorés.
Lignes hiérarchiques :
Le/La titulaire travaillera sous la supervision directe du/de la coordinateur(trice) national(e) de projet basé(e) au Caire et bénéficiera des conseils techniques du/de la chef(fe) de projet régional(e) basé(e) à Rabat, sous la responsabilité générale de l’équipe Travail décent/Directeur(rice) de pays pour l’Égypte et l’Érythrée. Il/Elle pourra, selon les besoins, conseiller le personnel administratif ou de soutien subalterne.
Description des fonctions
Administration générale et exploitation
- Assurer le bon fonctionnement des fonctions d’administration du projet, de gestion administrative et de soutien opérationnel, en étroite collaboration avec les autres équipes administratives et de soutien opérationnel, en fournissant un soutien administratif et de gestion au projet. Cela comprend le traitement des droits, l’établissement des contrats et la tenue des dossiers.
- Conseiller et assister le personnel du projet dans l’interprétation des règles, réglementations et procédures administratives. Effectuer les réservations de voyage et d’hôtel, préparer les autorisations de voyage et rassembler les informations pertinentes à l’objet du voyage.
- Participer à l’organisation de réunions spéciales et coordonner toutes les dispositions administratives importantes pour la conduite d’ateliers/séminaires et de formations, selon les besoins du projet/programme.
- Maintenir, contacter et assurer la liaison avec les unités techniques concernées au Siège, les mandants de l’OIT, les organisations de partenaires sociaux et les agences des Nations Unies, pour discuter des activités prévues et résoudre les questions sensibles.
- Préparer de sa propre initiative la correspondance et les rapports requis sur les tâches administratives générales ou connexes, y compris celles de nature confidentielle. Préparer des statistiques administratives, des rapports et de la correspondance périodiques.
- Informer et assister le personnel international, les experts et les consultants sur tous les aspects administratifs. Interpréter les règles, réglementations et procédures administratives.
- Examiner toute la correspondance entrante qui nécessite une action, faire des recommandations concernant les mesures appropriées à prendre, surveiller les délais de réponse, assurer le suivi auprès de divers personnels de projets/programmes et d’autres unités organisationnelles sur la soumission des rapports et de la correspondance.
- Préparer des informations générales, des estimations de coûts détaillées et des rapports périodiques et ponctuels destinés à la préparation des programmes et du budget. Participer à l’analyse et aux projections budgétaires, selon les besoins. Fournir des informations sur demande.
- Effectuer toutes les opérations nécessaires aux dépenses financées par la coopération au développement, en veillant à l’utilisation la plus rationnelle des fonds. Cela comprend les calculs, les demandes de fonds, la vérification des pièces justificatives et les paiements.
- Suivre les comptes concernant les allocations et les dépenses et procéder aux ajustements nécessaires pour optimiser l’utilisation des fonds. Rédiger et clarifier la correspondance administrative relative aux questions budgétaires afin de vérifier les données, répondre aux questions et obtenir des informations complémentaires.
- Appuyer la préparation et le suivi des révisions budgétaires, des contrats et des accords de collaboration externe, en veillant au respect des règles de l’OIT et des exigences des donateurs, y compris les justifications financières et la liaison avec les unités concernées.
- Assurer l’archivage systématique et la centralisation des documents du projet (électroniques et physiques) et contribuer à la préparation de rapports périodiques, de statistiques et de notes d’information en coordination avec l’équipe régionale.
- Contribuer à l’application des principes de gestion axée sur les résultats (GAR), y compris le suivi des indicateurs, la mise à jour des bases de données pertinentes et le soutien à la préparation des contributions aux documents de programme et de budget.
- Maintenir une coordination étroite avec l’Unité de programme et d’autres projets de l’OIT en Égypte et dans la région, en garantissant les synergies, la cohérence des rapports et l’alignement sur les cadres nationaux et régionaux.
- Participer aux activités de communication, de visibilité et de gestion des connaissances, notamment en contribuant aux bulletins d’information, aux plateformes intranet et aux produits de visibilité externe.
- Fournir des conseils et superviser le travail du personnel administratif subalterne et/ou autre personnel de soutien.
- Effectuer d’autres tâches pertinentes qui lui seront assignées.
Qualifications requises
Éducation
Diplôme d’études secondaires complété par une formation en administration, comptabilité, finance ou dans un domaine connexe. Un diplôme ou un certificat en gestion financière serait un atout.
Expérience
Au moins six années d’expérience professionnelle à des postes administratifs et financiers de plus en plus responsables, avec une expérience de supervision.
Langues
Une excellente connaissance de l’anglais et de l’arabe ainsi qu’une bonne connaissance pratique du français seront un atout.
Compétences
- Capacité à prioriser les tâches, à organiser son propre horaire, à effectuer des travaux de routine de manière autonome, à respecter les délais et à s’adapter aux demandes changeantes.
- Maîtrise des logiciels informatiques (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) et capacité à utiliser d’autres progiciels requis par le Bureau (par exemple IRIS),
- Capacité à obtenir des services d’autres unités de travail à l’intérieur ou à l’extérieur du bureau pour l’exécution des tâches.
- Capacité à diriger une équipe et à gérer une lourde charge de travail sous pression temporelle.
- Connaissance et compréhension approfondies des directives et procédures administratives complexes, ainsi que de la gamme complète de services administratifs dans des domaines de soutien tels que les RH, les finances et les achats.
- Bonne connaissance du travail du projet/programme et du travail effectué dans d’autres unités de travail.
- Capacité à répondre aux demandes et à traiter les visiteurs avec tact et diplomatie.
- Capacité à rechercher et à récupérer des informations à partir de bases de données et à compiler des rapports.
- Capacité à traiter des questions confidentielles avec discrétion.
- La capacité à travailler dans un environnement multiculturel et un comportement et des attitudes sensibles au genre sont également requis.
