Description de l’emploi

OBJECTIF DU RÔLE : 

Le/la titulaire du poste sera placé(e) sous la responsabilité du/de la responsable de programme et apportera son soutien aux services financiers, RH, informatiques, logistiques et administratifs dans le cadre des programmes. Il/elle sera chargé(e) de garantir la conformité aux normes, politiques et pratiques internationales de SCI. Ce poste joue également un rôle clé dans le soutien efficace des activités de mise en œuvre des programmes, conformément aux plans stratégiques annuels et nationaux.

ÉTENDUE DU RÔLE : 

Relève du :  Responsable de programme

Dimensions : Save the Children est présente au Kenya depuis les années 1950 et soutient les enfants par le biais de programmes de développement et d’aide humanitaire. Ces initiatives sont mises en œuvre directement et en collaboration avec des partenaires locaux. Nos programmes actuels sont axés sur la protection de l’enfance, la gouvernance des droits de l’enfant, l’éducation, la santé, le VIH/sida, les moyens de subsistance, la nutrition, ainsi que l’eau, l’assainissement et l’hygiène (EAH).

En 2012, dans le cadre d’une réorganisation mondiale, Save the Children a regroupé les activités de Save the Children Royaume-Uni, Canada et Finlande au sein d’une seule entité au Kenya. En février 2014, nous avons finalisé une seconde transition en fusionnant avec l’ONG internationale britannique Merlin, intégrant ainsi ses programmes de santé et de nutrition à nos activités. Aujourd’hui, Save the Children est présente opérationnellement à Nandi, Kajiado, dans les camps de réfugiés de Dadaab et de Kakuma, à Garissa, Mandera, Turkana et Wajir, et travaille avec des partenaires dans de nombreuses autres régions du pays. Nous employons environ 230 personnes, dont des membres de l’équipe internationale basés au Kenya, qui soutiennent les opérations mondiales de Save the Children International (SCI). En 2025, notre budget de fonctionnement annuel s’élevait à environ 20 millions de dollars américains.

Personnel relevant directement de ce poste :   Aucun

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITÉ :

Chaîne d’approvisionnement 

• Responsable de l’entrepôt au niveau du bureau régional, veiller à ce que les TIM et autres registres d’entreposage soient mis à jour quotidiennement. 
• Appuyer le personnel du programme dans l’élaboration des plans d’approvisionnement. 
• Appui au développement de la présélection des fournisseurs sur le terrain, de la base de données fournisseurs et des accords-cadres.
• Coordonner les demandes d’approvisionnement des bureaux de terrain et les bons de commande locaux pour les achats locaux, en assurant la liaison avec les responsables de la chaîne d’approvisionnement à Nairobi et l’équipe de mise en œuvre du programme.
• Surveillez les demandes d’achat/commandes dans Prosave et assurez le suivi auprès des fournisseurs pour la livraison.
• Coordonner la livraison et l’enregistrement des articles provenant de fournisseurs locaux en étroite collaboration avec l’équipe de la chaîne d’approvisionnement de Nairobi. 
• Gérer le parc automobile au niveau du bureau local ; coordonner les demandes de flotte, attribuer les véhicules, assurer la conformité avec toutes les politiques et procédures opérationnelles standard de gestion de flotte de SCI.
• Tenir à jour les registres, y compris l’affectation des actifs et des GPE attribués au bureau régional. 
• Communiquer avec les services informatiques et la chaîne d’approvisionnement pour la maintenance, la mise à niveau ou le remplacement de tout actif et équipement de gestion de groupe (GPE) attribué à un bureau régional spécifique. 
• Préparer et partager les rapports mensuels de flotte avec le responsable de flotte à Nairobi, en collaboration avec le chauffeur.
• Assister le Premier ministre en matière de sécurité au bureau de terrain.
• Responsable des expéditions de marchandises et de colis vers Nairobi et sur le terrain respectivement.
• Collaborer avec le coordinateur de la protection de l’enfance pour former et sensibiliser nos fournisseurs aux politiques de protection de l’enfance, par exemple aux dangers que représentent les conducteurs lorsqu’ils se rendent sur les lieux d’intervention. 
• Responsable des chauffeurs sur le terrain et du suivi des déplacements des véhicules du personnel de terrain. 

Ressources humaines et administration

• Assurer la fonction administrative de direction afin de garantir un soutien administratif efficace au sein du bureau de terrain. 
• Veillez à ce que le bureau soit propre, bien entretenu et qu’il dispose de tous les fournisseurs essentiels.
• Apporter un soutien au suivi de l’accueil et de l’intégration des nouveaux employés travaillant avec Save the Children, conformément aux directives d’accueil en vigueur dans le bureau de terrain respectif.
• Collaborer avec le service des ressources humaines à Nairobi pour la mise à jour des dossiers SIRH du personnel, des plans de congés, ainsi que de la base de données des congés et des rapports mensuels envoyés au personnel.
• Gérer la performance des collaborateurs directs dans le domaine de travail grâce à une utilisation efficace du système de gestion de la performance, notamment par l’établissement d’objectifs clairs et mesurables, un retour d’information continu, des évaluations périodiques et des évaluations justes et impartiales.
• Supervision du chauffeur et de l’assistant administratif sur le terrain, préparation et envoi de leurs paiements à Nairobi.
• Supervision des agents de sécurité au niveau des bureaux locaux, préparation et envoi de leurs paiements à Nairobi
• Responsable des ouvriers occasionnels sur le terrain et des agents d’entretien du site. 
• Aider les nouveaux employés à suivre les formations obligatoires en ligne sur les lésions médullaires.
• Assistance technique sur le terrain concernant les problèmes liés à Oracle et aux rapports d’effort.
• Assurer la coordination avec l’administration de Nairobi concernant le transport et l’hébergement des visiteurs entrants et sortants au bureau de terrain.

Comptabilité financière, planification et budgétisation.

• Apporter un soutien à la documentation au niveau du bureau local. Centraliser tous les documents financiers produits au bureau local et les transmettre aux responsables concernés à Nairobi ; il s’agit notamment des factures fournisseurs, des états de paie du personnel, des listes de paiements M-Pesa, des reçus, etc.
• Apporter son aide, selon les besoins, aux opérations quotidiennes de comptabilité et de programmation en liaison avec les responsables financiers à Nairobi ; cela comprend le paiement des fournisseurs, le traitement des avances sur frais d’activité, le paiement des travailleurs occasionnels, etc. 
• Surveiller les coûts des services publics du bureau de terrain et de la maison d’hôtes, par exemple l’eau, l’électricité, la consommation de téléphone/mobile, la facturation et autres services publics de bureau connexes.
• Numérisation de tous les paiements et partage avec les responsables de la chaîne d’approvisionnement, les points focaux administratifs et le responsable financier à Nairobi.
• Responsable de la petite caisse sur le terrain et du partage hebdomadaire des soldes.
• Mettre en place un système de suivi sur le terrain pour tous les documents envoyés à Nairobi pour traitement.
• Formation des équipes de terrain sur l’utilisation des documents financiers, par exemple les demandes d’avance, les liquidations et les paiements Mpesa.

COMPÉTENCES

1. MENANT

• Obtention de résultats : Assume ses responsabilités personnelles et tient les autres responsables pour atteindre nos objectifs ambitieux pour les enfants, en améliorant continuellement ses propres performances ou celles de l’équipe/de l’organisation.
• Développement personnel et professionnel : Investit du temps et de l’énergie pour se développer activement et développer les autres afin de les aider à réaliser leur plein potentiel et de renforcer les capacités de l’organisation pour l’avenir.

1. PENSÉE

• Résolution de problèmes et prise de décision : Prend des décisions efficaces, réfléchies et opportunes en recueillant et en évaluant les informations pertinentes provenant de l’intérieur ou de l’extérieur de l’organisation et en formulant des jugements appropriés. 
• Mise en œuvre de l’expertise technique : Applique l’expertise technique et professionnelle requise selon les normes les plus élevées, promeut et partage les meilleures pratiques au sein et à l’extérieur de l’organisation.

1. ENGAGEANT

• Capacités de travail en équipe :  Collabore efficacement pour atteindre des objectifs communs et s’épanouit grâce à la diversité des personnes et des points de vue. Sait quand diriger et quand suivre, et comment assurer une collaboration interdisciplinaire efficace.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE :

• Un diplôme en sciences sociales ou en administration des affaires d’une université reconnue, avec un minimum de trois ans d’expérience pertinente dans les services de soutien au sein d’une organisation active ; ou un diplôme avec une vaste expérience professionnelle de plus de cinq ans.
• Solides connaissances et expérience en ressources humaines, administration, logistique et gestion financière.
• Fait preuve d’une grande motivation et d’un engagement sans faille pour atteindre les objectifs convenus.
• Bonnes aptitudes en communication.
• Excellentes aptitudes relationnelles et capacité à maintenir la confidentialité.
• Maîtrise de l’outil informatique, notamment des tableurs et du traitement de texte.
• Expérience de travail en équipe et de contribution à la cohésion d’équipe.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel.

Égalité des chances 

Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de SCI en matière d’égalité des chances et de diversité.

Protection de l’enfance :

Nous devons assurer la sécurité des enfants ; c’est pourquoi notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, témoigne de notre engagement à protéger les enfants contre les abus.

Santé et sécurité

Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de santé et de sécurité de SCI.

L’ORGANISATION

Nous employons environ 25 000 personnes à travers le monde et intervenons sur le terrain dans plus de 100 pays pour aider les enfants touchés par des crises ou ceux qui ont besoin de meilleurs soins de santé, d’une meilleure éducation et d’une meilleure protection. Nous menons également des campagnes de plaidoyer au plus haut niveau pour faire respecter les droits des enfants et veiller à ce que leur voix soit entendue.

Nous travaillons à réaliser trois avancées majeures d’ici 2030 dans la manière dont le monde traite les enfants :

• Aucun enfant ne meurt de causes évitables avant son cinquième anniversaire.
• Tous les enfants bénéficient d’une éducation de base de qualité et cela,
• La violence envers les enfants n’est plus tolérée.

Save the Children est un employeur qui respecte l’égalité des chances et cherche à employer et à affecter les talents les plus qualifiés.

Les candidatures féminines sont encouragées .

Clause de non-responsabilité:

Attention ! Certaines personnes peuvent usurper le nom de SCI pour soutirer de l’argent à des personnes en recherche d’emploi. Nous ne faisons appel à aucun recruteur ni agence pour trouver des candidats. Si une personne vous contacte et vous promet un recrutement ou un placement chez SCI contre rémunération, refusez toute offre et contactez-nous à l’adresse [email protected].

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.