L’ Organisation
Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui fait avancer les droits des enfants et l’égalité filles-garçons ou l’égalité supp des droits pour les filles. Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant mais nous savons que cela est souvent balayés par la pauvreté, la violence, l’exclusion, les normes sociales et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont le plus affectées.
En travaillant conjointement avec des enfants, des jeunes, des sympathisants et des partenaires, nous recherchons un monde plus juste et plus durable qui s’attaquent aux causes profondes des défis que les filles et les enfants vulnérables peuvent rencontrer.
Nous accompagnons, les filles et plus largements tous les enfants de la naissance jusqu’à l’âge adulte pour développer leur autonomie et leur donner la capacité de décider pour leur vie en situation de développement et/ou d’urgence. Nous stimulons des changements dans les pratiques et les politiques aux niveaux local, national et mondial grâce à notre portée, notre expérience et notre connaissance des besoins, des réalités et des inégalités.
Pendant plus de 85 ans, nous avons mobilisé d’autres optimistes déterminé∙es pour transformer les vies de tous les enfants dans plus de 80 pays. Ensemble, nous n’arrêterons pas.
POSTE : Spécialiste de la conformité Grand et Finance
Responsabilités
Gestion :
- Diriger la mise en œuvre et le suivi des politiques de subvention, des objectifs, des plans d’activité et des calendriers, et formuler des recommandations pour une gestion efficace des subventions et de la conformité.
- Contribuer aux décisions collectives et éclairées prises par l’équipe de direction nationale (CLT) et le centre régional sur les questions liées à la gestion des subventions et à la conformité.
- Faciliter l’établissement et la mise en œuvre de normes de responsabilité, d’efficacité et d’efficience dans la réalisation des objectifs de l’organisation en matière de subventions.
- Représenter Plan International dans les engagements externes liés aux subventions et à la conformité.
- Fournir un soutien technique lors de la phase d’établissement du budget afin de s’assurer que le budget annuel du pays est téléchargé dans le système SAP ou tout autre nouveau système ERP conformément aux procédures de recouvrement des coûts.
- Soutenir les points focaux nationaux concernés, en veillant à l’élaboration d’outils de cartographie et de suivi du recouvrement des coûts pour toutes les subventions.
- Aider le CO à comprendre les facteurs de coûts et les ratios de coûts.
Gestion des subventions :
- Maintenir une vue d’ensemble des budgets disponibles, du budget par rapport aux chiffres réels, anticiper les réalignements futurs, conseiller sur les corrections de trajectoire et répondre aux demandes d’information.
- Travailler en collaboration avec les chefs de projet pour préparer, examiner, soumettre et superviser les budgets et les prévisions des projets, en veillant à ce qu’ils soient alignés sur les activités du projet.
- Travailler en étroite collaboration avec l’équipe financière afin d’élaborer et de mettre en œuvre un ensemble normalisé pour une gestion financière de qualité des projets financés par des subventions, y compris des indicateurs clés de performance standard, des lignes directrices en matière de budget et de rapports, le traitement des dons en nature, des plans d’approvisionnement et de gestion des actifs, une formation en matière de conformité, des procédures de démarrage et de clôture des projets.
- Analyser le portefeuille de subventions afin d’informer le CLT de la santé financière des subventions.
Il s’agit d’un outil de travail qui permet d’identifier et d’évaluer les besoins en matière d’information et de communication, et d’y répondre. - S’assurer que le département des subventions :
- Maintenir à jour les sections relatives aux subventions dans SAP ou dans le nouveau système ERP, pour les projets et les subventions alloués, les données SAP/ERP sont maintenues à jour.
- Veiller à ce que les dossiers et l’archivage des subventions et des DFA (à la fois sous forme électronique et sur papier) soient correctement tenus.
- Soutenir le démarrage et la mise en place efficaces des nouvelles subventions (configuration du système, activation du FAD, atelier de démarrage, reconnaissance des revenus et enregistrement dans SAP, etc.
Recouvrement des coûts
- Contrôler mensuellement le système de suivi de la charge de travail du bureau national
Tous les projets mettent à jour les PO afin de les aligner sur les coûts partagés de l’autorité de paiement et les coûts répartis par le bureau de pays, avec des prévisions précises. - Diriger l’élaboration et la diffusion d’un dossier de formation sur le recouvrement des coûts, en particulier le système automatisé de répartition des coûts.
- Faciliter une formation de remise à niveau sur le processus et les procédures de recouvrement des coûts pour des pays spécifiques et assurer le suivi du plan d’action de formation.
s’assurer que tous les RIC des AN sont correctement enregistrés dans les subventions et que les recharges sont complétées et communiquées aux AN - Partager les notes de crédit avec les AN, le cas échéant, pour toutes les subventions collectées/reçues localement.
Rapports financiers internes et externes :
- S’assurer que les rapports financiers et narratifs des bailleurs de fonds et les données financières connexes sont finalisés et soumis à temps et avec qualité conformément aux exigences/formats des bailleurs de fonds, en veillant à l’alignement sur les deux rapports.
- Soutenir la mise en place de formulaires de rapports financiers efficaces conformes aux exigences du projet, du donateur et des systèmes financiers de Plan.
- Participer au mécanisme de retour d’information pour tirer les leçons des projets en cours de mise en œuvre afin d’éclairer l’élaboration des budgets futurs et de renforcer l’information des bailleurs de fonds du point de vue de la conformité.
Conformité, risque et audit des donateurs :
- Identifier les domaines de risque en fournissant une analyse régulière de la santé financière des projets par rapport à des indicateurs de performance clés standard et élaborer des stratégies pour atténuer ces risques.
- Fournir une formation et un soutien continu aux parties prenantes concernées, y compris aux membres de l’équipe de projet,
- S’assurer que toutes les dépenses et tous les contrats du projet respectent les conditions des accords conclus avec les donateurs.
- Superviser la coordination des audits des donateurs avec les bureaux locaux pour le portefeuille de projets attribué.
- Évaluer les risques financiers des projets et mettre à jour les registres de risques, le cas échéant, pour les transmettre à la direction, y compris les mesures d’atténuation.
- Examiner les accords avec les donateurs et les partenaires afin de s’assurer que les conditions financières sont compatibles avec les systèmes de Plan et qu’elles sont favorables à une mise en œuvre et à des rapports de qualité.
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Lieu de travail : Bamako
Se rapporte au: Grand and Business Development Manager
Niveau : Grade 16
Date limite : Le 15 septembre 2024
