MSF est une organisation humanitaire non gouvernementale, créée en France en 1971, sous le statut d’association à but non lucratif. La section Suisse fut créée en 1981. Prix Nobel de la paix en 1999, MSF a pour vocation d’apporter une aide médicale humanitaire à toute population éprouvée sans distinction ethnique, de sexe, de religion, de philosophie ou d’opinion politique.
Dans le cadre de ses activités, Médecins Sans Frontières Suisse recherche pour sa Coordination de Niamey :
POSTE 1 : Un Spécialiste Archives (Papier et Electronique)
But Principal
Le spécialiste de la gestion des dossiers est responsable de : les processus de gestion, de conservation et d’élimination des documents et dossiers papier et électroniques reçus ou générés par le projet ou la coordination; préserver leur confidentialité (le cas échéant), leur intégrité, leur fiabilité et leur traçabilité; faciliter leur récupération pour le personnel qui le demande; expliquer les procédures à leurs coéquipiers; promouvoir une gestion responsable qui préserve le droit à la vie privée des patients, des communautés, des employés, des partenaires et des donateurs. Pour ce faire, ils appliquent les directives et le protocole de MSF à leur contexte.
Responsabilités et spécificités du poste
- Pour chaque activité, dans chaque site, identifier et tenir à jour une liste de documents et d’enregistrements : les informations nécessaires pour assurer la continuité des opérations (dont la perte pourrait avoir un impact sur les opérations ou les personnes de MSF) ou utiles pour une compréhension claire des activités et des décisions de MSF, en identifiant un « propriétaire » par document/dossier.
- S’aligner sur les réglementations sur la protection des données personnelles, mettre en œuvre la politique et les directives pertinentes de MSF pour stocker et archiver les documents et les enregistrements dans un référentiel physique ou numérique sécurisé et hermétiquement fermé, organiser des audits réguliers et des journées de nettoyage ;
- Assurer un accès facile, en accord avec les propriétaires de documents et de dossiers et selon les besoins, en établissant des droits d’accès physiques ou numériques et/ou de publication (sur le tableau d’affichage local, le serveur, l’intranet, etc.)
- Élaborer et mettre en œuvre des processus pratiques et réalistes pour documenter et enregistrer la sauvegarde (sauvegarde), l’évacuation, l’hibernation ou la destruction en cas d’urgence (évaluation des risques et planification d’urgence), et rendre compte de leur mise en œuvre.
- Évaluer et rendre compte de la maturité de la gestion des documents et des enregistrements. Élaborer et mettre en œuvre des tactiques / stratégies créatives pour améliorer la qualité de la gestion des dossiers par site, en appliquant la politique et les meilleures pratiques de MSF, en travaillant avec les informaticiens pour organiser les serveurs locaux et avec les conseillers juridiques pour adapter le calendrier de conservation des dossiers MSF à la législation locale (conformité) ; proactivement, pas de manière réactive.
Responsabilités Spécifiques à la Section MSF / Contexte
Dans le contexte de la mission MSF Suisse au Niger, le Spécialiste d’archivage aura entre autres missions
- La réorganisation des archives de la coordination stockés dans l’entrepôt dites « stock » ; séparer ceux-ci des médicaments périmés auxquels ils sont mélangés, faire le tri et séparer distinctement les archives des anciens projets fermés tel que Diffa.
- Séparer et classer les dossiers médicaux de l’ancien projet de Diffa entassés à l’entrepôt, en les archivant suivant la politique d’archive en vigueur en gardant et privilégiant leur confidentialité.
- Réorganiser les archives physiques de Torodi et les ramener à Niamey, en mettant en place un système d’archivage électronique en suivant les recommandations de Mireille LADOR pour une gestion facile mais efficace.
- Pendant les différentes visites sur le projet de Magaria, réorganiser les archives médicales, et si nécessaire, les archives RH & Logistiques de manière à permettre à retracer facilement les documents utiles des patients, du personnel…
- Suivant les critères et la politiques en place, organiser la destruction des vieilles archives ayant dépassé leurs dates de conservation pour l’ensemble des archives de la mission et trier celles qui devront être envoyé au siège.
Qualifications requises
Diplôme :
-Un diplôme en archivage, bibliothèque, gestion de l’information ou secrétariat, gestion de bureau, administration, finance, collecte de données, encodage.
Expérience : 3 ans d’expérience dans la gestion de documents et de dossiers avec MSF ou avec d’autres ONG
Type de Contrat
- CDD (Nouveau employé) / Avenant au contrat (ancien employé).
Candidature
Les dossiers de candidature seront composés de :
- Lettre de motivation,
- Curriculum vitae,
- Copies des diplômes
- Certificats et Attestations de travail.
Les dossiers de candidature sont à déposer sous enveloppe fermée portant la mention
« Spécialiste Archives (Papier et Electronique) » aux adresses suivantes :
1-Bureau MSF-CH Magaria, sis au quartier Sabon Gari ;
2-Bureau MSF-CH Zinder, sis au quartier kourandaga;
3-Bureau MSF-CH Niamey, sis quartier Plateau, Rue Maurice Delens à côté de Zamani;
4-Bureau MSF-CH de Torodi, sis au quartier Tondobo.
La date limite du dépôt est fixée au Dimanche 11/02/2024 à 17h00
NB : Les candidatures féminines sont encouragées
POSTE 2 : Un Coordinateur Médical Adjoint
But Principal
Aide le Coordinateur Médical au travers des tâches et responsabilités qui lui sont déléguées. Aide le Coordinateur Médical et collabore avec lui pour, entre autres, définir, gérer et coordonner toute la partie médicale de la mission, en accord avec les normes, politiques, protocoles et valeurs de MSF, dans le but de s’assurer de la qualité des traitements médicaux offerts à la population à risque tout en améliorant la santé générale et les conditions de vie de celle-ci. Prend en charge toutes les responsabilités du coordinateur médical en l’absence de celui-ci, y compris la communication avec l’Équipe de gestion de la capitale et avec le Département Médical.
Responsabilités et spécificités du poste
- Identifie les besoins prioritaires, les autres domaines d’action potentiels et les situations d’urgence.
- Aide à la définition et au déploiement de la politique relative à la santé et à la sécurité du personnel (national comme international) afin de garantir globalement la sécurité de celui-ci.
Responsabilités Spécifiques à la Section MSF / Contexte
- En appui au Coordinateur Médical, contribue à l’élaboration de la stratégie médicale (POA) et au reporting (rapport semestriel, annuel, capitalisation,).
- Apporte une analyse fine des données épidémiologiques du pays en général et en particulier sur nos zones d’interventions en s’appuyant sur l’épidémiologiste de la mission.
- Point focal de l’équipe de la réponse aux urgences de la mission (EPREP) en organisant des missions explo et rédiger le rapport.
- Couvre les gaps de Responsable Médical Terrain sur les projets à chaque fois que cela est nécessaire.
- Participation régulière aux réunions clusters et en faire une synthèse à partager avec sa hiérarchie pour une mise à jour.
- Suivre la mise en œuvre des activités selon le cadre logique et les réalisations des objectifs dans tous les projets.
Qualifications requises
Diplôme : Diplôme de médecine
Expérience : Expérience professionnelle d’au moins deux ans à un poste similaire (chez MSF ou dans une autre ONG) exigée.
Type de Contrat
- CDD (Nouveau employé) / Avenant au contrat CDI (Ancien staff)
Candidature
Les dossiers de candidature seront composés de :
- Lettre de motivation,
- Curriculum vitae,
- Copies des diplômes
- Certificats et Attestations de travail,
- Inscription à l’ordre des médecins.
Les dossiers de candidature sont à déposer sous enveloppe fermée portant la mention
« Coordinateur Médical Adjoint » aux adresses suivantes :
1-Bureau MSF-CH Magaria, sis au quartier Sabon Gari ;
2-Bureau MSF-CH Zinder, sis au quartier kourandaga.
3-Bureau MSF-CH Niamey, sis quartier Plateau, Rue Maurice Delens à côté de Zamani
4-Bureau MSF-CH de Torodi, sis au quartier Tondobon
NB : Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
La date limite du dépôt est fixée au Dimanche 11/02/2024 à 17h00
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