Médecins Sans Frontières (MSF) est une organisation médicale humanitaire internationale indépendante qui fournit une aide d’urgence dans plus de 60 pays aux personnes touchées par des conflits armés, des épidémies, des catastrophes naturelles ou d’origine humaine ou par l’exclusion des soins de santé.
Nous recrutons pour pourvoir le poste ci-dessous :
Intitulé du poste : Superviseur des activités d’approvisionnement
Lieu : Jahun, Jigawa
Type d’emploi : Contrat à durée déterminée (renouvelable)
Durée : 208 heures de travail par mois.
Objectif de la mission
- Planifier et superviser l’exécution des activités d’approvisionnement du projet pour un ou plusieurs domaines du programme d’approvisionnement (Entrepôt, Approvisionnement, Transport et Douanes, etc.) selon les protocoles et normes MSF afin d’assurer le fonctionnement optimal de la mission.
Description de l’emploi
- Planifier, coordonner, superviser et contrôler au quotidien la mise en œuvre des activités d’approvisionnement du projet, conformément aux spécifications du responsable hiérarchique, en veillant au respect des normes, protocoles et procédures de MSF. Comprend les tâches suivantes.
- Gestion des commandes : Responsable de l’administration des approvisionnements, du classement et de l’archivage corrects de la base de données des approvisionnements ainsi que du traitement et du suivi efficaces des commandes et des demandes.
- Achats : Responsable de la gestion des achats, du suivi des achats, de la préparation, en collaboration avec le Responsable Logistique, des évaluations de marché, des contrats et des fournisseurs et de la communication avec les fournisseurs locaux pour l’état des bons de commande, des réclamations et des plaintes
- Transport et Douane : Assurer le dédouanement et le transport des biens médicaux et non médicaux de la mission et renseigner sur les délais concernant les procédures administratives relatives à l’importation, au dédouanement, etc.
- Gestion des stocks : Contrôler la qualité et les coûts ainsi que l’état physique des commandes et déterminer les quantités de produits à acheter (volume) en tenant compte de la demande et des besoins de la mission, des prévisions de disponibilité, des délais de livraison, du budget et d’autres facteurs pertinents et surveiller les niveaux de stock par rapport au chiffre de consommation mensuel, aux dates de péremption, aux excédents de médicaments et aux éventuelles pénuries dans la capitale.
- Communiquer avec les clients, les tenir informés de l’état de leurs commandes (confirmation BO) et prioriser les achats et le transport en fonction de leurs besoins
- Coordonner et diriger l’équipe sous sa responsabilité incluant la définition des tâches de chacun (supervision quotidienne et contrôle de la qualité de leur travail), l’élaboration du planning de travail
- Superviser, en étroite collaboration avec le service RH, les processus associés (recrutement, formation/intégration, évaluation, détection de potentiel, développement et communication) du personnel sous sa responsabilité afin d’assurer à la fois le dimensionnement et le niveau de connaissances requis.
- Traiter toutes les commandes et demandes et communiquer régulièrement sur leur statut avec les clients initiaux : commande reçue, étape d’approbation, confirmation, suivi des RTS, backorder, délais, … et remonter les problèmes à son responsable hiérarchique.
- Déterminer avec le responsable des approvisionnements les quantités à acheter en tenant compte de la demande interne, des prévisions de disponibilité des produits (pénuries/excédents), des délais de livraison, des budgets et d’autres facteurs pertinents, en collaboration avec le responsable de ligne. Consolider les commandes et les achats pour une meilleure organisation des mouvements des acheteurs.
- Suivi des approvisionnements mensuels pour assurer la livraison dans les 5 premiers jours ouvrables.
- Responsable de la base de données d’approvisionnement, du classement et de l’archivage corrects de la documentation d’approvisionnement afin de garantir la disponibilité et la cohérence des données d’approvisionnement.
- En collaboration avec le responsable de l’approvisionnement, planifier et réaliser des évaluations de marché.
- En collaboration avec le magasinier et le responsable des approvisionnements, planifiez des inventaires réguliers sur une base trimestrielle et mensuelle pour les articles critiques, ou avant le réapprovisionnement des stocks, et assurez-vous que les rapports sont produits, signés et archivés.
- Responsable de l’encodage des données et du traitement des commandes (sourcing) y compris auprès du magasin de l’hôpital.
- En collaboration avec le responsable de l’approvisionnement, demander l’expédition de marchandises au projet pour coordonner et s’assurer que les documents d’expédition appropriés sont préparés et accompagnent les expéditions.
- Assurer le partage du suivi des commandes en souffrance en fonction de la planification des activités d’approvisionnement.
- En collaboration avec le responsable des approvisionnements, s’assurer que la planification des activités d’approvisionnement est respectée, y compris les calendriers de traitement des commandes, d’inventaire et de validation.
- Superviser et soutenir le magasinier et l’acheteur en collaboration avec le responsable des approvisionnements.
Exigences en
matière d’éducation :
- Essentiel : Diplôme Technique en Supply Chain
- Souhaitable : Études liées au commerce.
Expérience:
- Essentiel : 1 à 2 ans au sein du département logistique de MSF, expérience préalable dans des postes liés aux activités de la chaîne d’approvisionnement.
Langues :
- Essentiel : Langue de la mission
Souhaitable : Langue locale
Avantages
Selon l’échelle salariale MSF plus une indemnité de 13e mois équivalente à 1 mois de salaire brut.
Date limite de candidature :
10 octobre 2024.
Méthode de candidature
Les candidats intéressés et qualifiés doivent :
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