Médecins Sans Frontières (MSF) est une organisation humanitaire internationale, privée, non gouvernementale et à but non lucratif. Notre organisation offre une assistance aux populations en détresse, aux victimes de catastrophes naturelles ou d’origine humaine, aux victimes de conflits armés, sans discrimination de race, de religion, de croyance ou d’affiliation politique.
Nous recrutons pour pourvoir le poste ci-dessous :
Intitulé du poste : Coordonnateur adjoint des finances
Lieu : Abuja (FCT)
Type d’emploi : Contrat
Date de publication : 23 août 2024
Type de poste 2024 : Contrat à durée déterminée d’un an (avec possibilité de renouvellement)
Objectif principal et responsabilité du poste
- Assister le coordinateur financier dans les tâches et responsabilités qui lui sont déléguées, le remplacer en son absence et participer à la mise en œuvre et à la gestion des stratégies financières, des politiques, du système de contrôle interne et de toutes les questions financières administratives et juridiques de la mission, conformément aux protocoles, normes et procédures de MSF, afin de fournir des informations financières précises, transparentes, opportunes et fiables à l’organisation et aux tiers sur l’allocation des ressources du projet.
Responsabilités générales
- Participer activement à la définition et au suivi des besoins financiers opérationnels et budgétaires et de la stratégie financière de la mission, en apportant un soutien à l’évaluation et à l’atténuation des risques financiers de la mission et à la mise en œuvre de la configuration organisationnelle pertinente afin de répondre à toutes les obligations financières tout en respectant l’éthique financière à tout moment
- Soutenir le coordinateur financier dans la mise en œuvre et le respect des politiques et directives de MSF, en veillant à ce qu’elles soient alignées sur les exigences légales et dans le cadre juridique national, et en concevant ou adaptant les politiques, procédures et outils locaux pertinents pour une gestion optimisée des ressources financières de la mission.
- Assister le Responsable Financier dans la gestion de la trésorerie, incluant l’ensemble de la comptabilité de la mission afin d’assurer le bon déroulement des opérations à tout moment et de maintenir le plus de contrôle possible sur les risques financiers
- Participer à la gestion des accords de financement avec les donateurs et fournir des indicateurs réguliers et adéquats pour suivre la santé financière de la mission, fournir des analyses de coûts pertinentes, suivre régulièrement les dépenses par rapport au budget, analyser les écarts et suggérer des mesures correctives si nécessaire. Aider à la collecte d’informations sur les ressources et à leur traduction en budget
- Assister le coordonnateur des finances pour assurer la bonne application des politiques RH et des processus associés (recrutement, formation, briefing/débriefing, évaluation, potentiel, détection, développement du personnel et communication interne) afin de garantir à la fois le dimensionnement et le niveau de connaissances requis pour les activités financières
- Participer à la coordination et à la supervision de la clôture mensuelle et annuelle des comptes dans le but que le bilan reflète la réalité financière de la mission
- Exécuter les tâches déléguées par le coordonnateur des finances et le remplacer en son absence
- Sur demande, remplacer d’autres membres des équipes de financement du capital ou du projet pendant leur absence.
Section MSF / Responsabilités spécifiques au contexte
Points saillants de la mission :
- La mission du Nigéria gère actuellement 5 projets : P1125 Benue IDP, P1063 Sokoto NOMA (avec pilier NERU), P1062 Zamfara ANKA & TALATA MAFARA, P1625 Sokoto Vaccination, P1496 Gummi Nutrition Responses, projets.
- Trois autres centres de coûts : P1061 Coordination d’Abuja, P1124 Préférences d’urgence et P1644 Location d’aéronefs.
- Révision du budget 8M 2023, la révision du budget annuel 2025 approche : révision 8M en août après la clôture du rapport de juillet et planification annuelle 2025 en septembre-octobre,
- Mise en œuvre de la vaccination à Sokoto.
Remarque : le poste de directeur financier adjoint représente 40 % du projet et 60 % de la coordination d’Abuja en raison de la plupart des tâches du directeur financier adjoint liées à la mise en œuvre des politiques et des procédures et à la santé financière des missions d’émission ; il est pertinent et important de visiter régulièrement les projets pour s’assurer que l’équipe de projet comprend les politiques et les procédures à mettre en œuvre correctement.
Le coordinateur adjoint des finances est responsable des tâches spécifiques à la mission suivantes :
- Responsable de la préparation du SitRep mensuel du Bureau de Coordination des Finances et de son placement au point de partage avant le 10 du mois suivant.
- Produire des indicateurs réguliers et adéquats pour suivre la santé financière de la mission, produire et partager des analyses de coûts pertinentes pour le management.
- Responsable de fournir un aperçu de la santé financière et administrative de la mission.
- Responsable de fournir un inventaire des risques financiers de la mission, de recommander, de suggérer un suivi pour gérer et atténuer ces risques.
- Responsable des projets d’audit interne, des livres mensuels conformément au tableau d’autorisation de mission SOP.
- Responsable de garantir le respect des politiques, procédures et directives MSF OCA, de s’adapter au contexte local (juridique) ; de concevoir des politiques, procédures et outils locaux pertinents pour une gestion optimisée des ressources financières de la mission.
- Responsable d’évaluer et d’atténuer les risques financiers de la mission, de s’assurer que des systèmes de contrôle interne fiables sont en place et que l’éthique financière est respectée au sein de la mission.
- Responsable de la supervision des contrats de services dans la mission :
- Pour réviser et donner votre avis,
- Maintenir à jour les données centrales du contrat de service de mission,
- Mettre à jour l’aperçu du contrat de service de mission (location, SLA avec différents hôpitaux sur le site du projet, sous-contrats de construction, dédouanement, articles médicaux et médicaments LP, service de vol intérieur, etc.) et le rendre accessible aux CMT,
- Responsable de la supervision des IMPÔTS (salaires, retenues à la source et contribution annuelle à la taxe de développement) et du paiement des impôts, de la taxe de développement, des pensions, des obligations du Fonds fiduciaire d’assurance sociale du Nigéria (NSITF) et conforme aux procédures légales établies dans le pays.
- Responsable de la supervision des rapports SCUML en temps opportun.
- Responsable de la supervision du dossier fiscal mensuel et des DÉCLARATIONS FISCALES ANNUELLES.
- Responsable du suivi des salaires et du versement ponctuel des retenues à la source.
- Assurer le processus d’audit local, le rapport en temps opportun et la soumission du rapport financier audité final au bureau gouvernemental concerné.
- Responsable de superviser la disponibilité de la trésorerie opérationnelle (Cash Follow) pour le bon déroulement des opérations à tout moment et de maintenir autant de contrôle que possible sur les risques de sécurité, en particulier.
- Assurer tout le personnel mobile international qui reste dans la mission plus de 6 mois pour avoir un compte bancaire pour ceux qui peuvent obtenir un NIN conformément à la nouvelle Banque centrale du Nigéria.
- Pour garantir que tous les comptes bancaires ont des signataires bancaires et veiller à mettre à jour les signataires bancaires si nécessaire,
- Il est responsable du maintien de bonnes relations avec la banque, le conseiller fiscal, les auditeurs externes et les bureaux des impôts pour obtenir de meilleurs services.
- Responsable de la supervision de la clôture mensuelle et annuelle des comptes de la mission à la date prévue avec une qualité standard, en s’assurant que les comptes reflètent correctement la réalité financière de la mission.
- Responsable de superviser et d’assurer la bonne gestion des comptes de solde et de superviser la préparation mensuelle d’un cahier des charges de solde de mission correct et complet
- Responsable de la supervision de la clôture mensuelle de la comptabilité, des paiements aux fournisseurs, des indemnités journalières des expatriés et de l’administration financière
- Responsable, en collaboration avec le CMT, de mettre en œuvre une structure organisationnelle pertinente de la mission, afin de garantir que toutes les obligations financières sont respectées, tout en atténuant les risques.
- Responsable de la vérification des projets et des documents de demande de paiement du bureau de coordination et de la fourniture de commentaires aux coordinateurs techniques concernés, au responsable du projet FinHR et au PC pour toute action ultérieure et suivi de l’amélioration.
- Membre du comité d’appel d’offres ; Responsable de l’examen de l’évaluation du marché et de l’analyse du processus d’appel d’offres et de la formulation de recommandations et de commentaires au coordinateur technique et aux gestionnaires concernés,
- Travailler en étroite collaboration avec le conseiller juridique et le responsable de la conformité.
- Assurer la bonne application des politiques RH et des processus associés (recrutement, formation, briefing/débriefing, évaluation des performances, potentiel, détection, développement du personnel et communication interne à l’égard du personnel financier/administratif dont il/elle a la charge,
- Superviser l’équipe de coordination financière, la définition des objectifs, l’évaluation des performances, le plan de développement selon la stratégie fonctionnelle financière de la mission,
- Responsable du personnel financier, du renforcement des capacités et de l’efficacité du département.
- Cycle budgétaire : cycle budgétaire annuel, cycle budgétaire de l’année intermédiaire, cycle budgétaire de huit mois et budget HD-HOC,
- Analyse mensuelle de la réalisation du budget (BCR) et rétroaction aux coordinateurs de projet et aux coordinateurs techniques et suivi,
- Reporting sur 12 mois (procédure de fin d’année),
- Briefing des nouveaux arrivants/du personnel recruté, débriefing de fin de mission du personnel IMS,
- Participer aux réunions intersectionnelles, aux réunions CMT et MT, aux réunions du forum des OING
- Coûts du personnel et plans de développement
- Mise en œuvre de la stratégie fonctionnelle financière
- Complément de poste pour le chef de projet FinHR (si nécessaire)
Exigences (qualifications)
Éducation :
- Un diplôme en administration des affaires, en gestion, en économie, en finance ou dans un domaine connexe est souhaitable. Un diplôme supérieur, par exemple un MBA, est souhaitable.
Expérience:
- Essentiel : une expérience professionnelle préalable d’au moins deux ans avec une expérience en gestion budgétaire et en gestion d’équipe financière.
- Souhaitable : expérience au sein de MSF ou d’autres ONG dans les pays en développement.
Langues :
- Une très bonne maîtrise de la langue anglaise est indispensable ; Langue locale souhaitable
Connaissance:
- La maîtrise de l’informatique (Word, Excel, Internet) et de l’ERP est indispensable.
Compétences :
- Vision stratégique, Leadership, Gestion et développement du personnel, Orientation service, Travail d’équipe et coopération
Date limite de dépôt des candidatures
: 6 septembre 2024 – (17h00)
Méthode de candidature
Les candidats intéressés et qualifiés doivent :
Cliquez ici pour postuler en ligne
Et,
pour compléter la candidature, les candidats doivent envoyer leur lettre de motivation, leur dernier curriculum vitae (CV) et des photocopies des seules informations d’identification nécessaires en un seul document avec les coordonnées téléphoniques (en journée) à : [email protected] en utilisant « DEP FINCO » comme objet du courrier.
