Médecins Sans Frontières est une organisation médico-humanitaire internationale indépendante, qui porte assistance aux populations en détresse, aux victimes de catastrophes naturelles ou d’origine humaine et aux victimes de conflits armés, sans discrimination et sans distinction de race, de religion, de croyance ou d’appartenance politique.
OBJECTIF GÉNÉRAL DU POSTE
Superviser et améliorer les procédures de contrôle de la mission dans tous les domaines (finances, approvisionnement, médical/pharma, RH) avec l’aide d’outils pertinents tels que des listes de contrôle et des analyses de risques et dans certains cas, réaliser des audits internes au niveau des projets et du capital, conformément aux protocoles, normes et procédures de MSF afin d’éviter la mauvaise gestion et d’assurer une utilisation correcte des ressources de MSF.
RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES
- Définir et/ou mettre en œuvre des mécanismes, procédures et outils de conformité dans tous les départements et sites de la mission, y compris des listes de contrôle standard. En étroite collaboration avec le chef de mission et le référent de cellule/responsable GRC & protection des données du siège, se tenir informé des derniers développements liés au contrôle interne et proposer des améliorations qui peuvent être ensuite partagées avec d’autres missions.
- Assurer l’adoption de la politique anti-fraude et des lignes directrices anti-fraude et corruption dans les missions.
- Informer et former tous les employés concernés sur les outils et procédures de conformité et s’assurer que les systèmes de contrôle sont suivis par tout le personnel concerné avec une collecte de données de qualité et en temps opportun.
- Assister les Coordonnateurs en charge des Approvisionnements (domaines médicaux et non médicaux) dans la mise en œuvre de la politique d’approvisionnement.
- Discuter avec les coordinateurs du niveau de risque de leur zone et travailler ensemble sur l’évaluation/suivi mensuel des risques, en présentant les résultats au CMT sur une base mensuelle.
- Identifier, évaluer et recommander des mesures de prévention des pertes afin de réduire le risque financier. Alerter le chef de mission et le CMT, les coordinateurs concernés et le référent de la cellule financière en cas de suspicion de mauvaise utilisation des ressources et des biens ou de toute augmentation significative du risque.
- En cas d’utilisation abusive des biens, coordonner et rédiger un rapport d’incident sur l’enquête. Jouer un rôle consultatif dans son suivi et sur les éventuelles mesures disciplinaires. Proposer et mettre en œuvre le suivi des actions correctives en collaboration avec les superviseurs concernés.
ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES AU CONTEXTE
- Proposer des solutions adéquates, adaptées à chaque contexte, et assurer le suivi de leur mise en œuvre et de leur efficacité.
- Adapter constamment les solutions proposées pour maintenir leur efficacité et leur efficience.
- En étroite collaboration avec la cellule et le CMT des 2 missions, définir et mettre en place les priorités et délivrer tous les reportings pertinents.
- En étroite collaboration avec les coordinateurs des différents départements (finances, RH, approvisionnement, gestion des stocks et de la pharmacie, gestion des actifs), déterminer les plans d’action et les outils – ou mettre à jour ceux existants – qui peuvent être suivis par l’équipe de direction tout au long de l’année.
- Assister à distance l’équipe de direction sur l’utilisation des outils et la mise en œuvre du plan d’action convenu.
- Améliorer la qualité et l’efficacité globales de la gestion des ressources dans les missions grâce à des améliorations des processus et des contrôles ; et ainsi réduire les inefficacités et les pertes (in)intentionnelles de ressources et d’actifs.
- Augmenter la fiabilité et l’intégrité des processus de reporting et assurer le respect des lois, réglementations, politiques, procédures et contrats.
- Équilibrer efficacement les risques et les contrôles : pour atteindre un équilibre optimal, les contrôles dans les processus doivent être pragmatiques et simples et répondre de manière adéquate à l’exposition au risque.
- Réaliser des analyses et des audits de processus, au moyen de diverses techniques d’audit telles que des entretiens, des enquêtes, des observations physiques, des corroborations, des comparaisons intersectionnelles, etc., et avec l’aide d’outils pertinents tels que des listes de contrôle et des analyses de risques, afin d’évaluer et d’identifier les lacunes, les faiblesses et les risques dans les processus, les contrôles et les procédures.
- Rapporter régulièrement les observations et les conclusions critiques, basées sur des analyses et des évaluations des données et des processus, y compris les lacunes observées, les erreurs de gestion et les risques dans les procédures et les contrôles. Proposer des recommandations générales et soutenir la conduite des enquêtes si nécessaire.
- Assiste les services, et collabore, si besoin avec les référents techniques du siège, dans la formalisation et la mise en œuvre des améliorations, et suit et évalue leur efficacité.
- En étroite collaboration avec chaque membre du CMT et de la cellule, signale les éventuels domaines d’amélioration observés lors de l’analyse, y compris ceux liés à la composition de l’équipe, aux descriptions de poste et à la répartition des tâches ; suggère des réorganisations ; aide à l’analyse et au diagnostic requis du département concerné.
CRITÈRES DE SÉLECTION
- Diplôme en économie/finances/administration des affaires/comptabilité ou en chaîne d’approvisionnement et gestion.
- Une expérience minimale de deux ans en gestion de projet est indispensable (incluant la définition, la planification et le contrôle budgétaire).
- Une expérience préalable avec MSF ou une autre ONG internationale est hautement souhaitable.
- Une expérience préalable sur le terrain en tant que personnel mobile international est souhaitable.
- Le niveau C1 en français et en anglais est indispensable, le swahili ou le sango sont un atout.
- Informatique indispensable (Word, Excel, ERP et internet).
CONDITIONS
- Poste basé à 50% en RDC et 50% en RCA (durée à établir en collaboration avec la mission et la cellule, environ 3 mois dans chaque Pays, 2 visites dans chaque pays par an).
- Contrat international.
- Salaire brut annuel : IRFFG Niveau 11 et selon la politique de rémunération MSF. Sous réserve des conditions locales.
- Poste à temps plein.
- Durée du contrat : 12 mois.
- Date de début : dès que possible.
COMMENT POSTULER ?
- Pour postuler, veuillez soumettre votre CV et lettre de motivation en suivant le lien ci-dessous.
- Date de clôture : 1ᵉʳ décembre 2024, CET (heure d’Europe centrale).
MSF s’engage à assurer la diversité de son personnel en termes de genre, de race, de nationalité et de culture. Les personnes issues de groupes minoritaires, de groupes autochtones et les personnes handicapées sont encouragées à postuler. Nous nous engageons à assurer une répartition équilibrée des sexes et encourageons donc les femmes à postuler.
Toutes les candidatures seront traitées avec la plus stricte confidentialité. MSF offre un environnement de travail qui reflète les valeurs d’égalité des sexes, de travail en équipe, d’intégrité et d’équilibre sain entre travail et vie personnelle. MSF ne tolère pas l’exploitation et les abus sexuels, ni toute forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification des références.
