L’organisation humanitaire mondiale FICR recrute pour ces 2 postes (24 Novembre 2023)

Publié par Hervé D.
le 24 novembre 2023
à 19:40

Informations sur l'emploi

Titre du Poste : 02 Postes

Niveau Requis : Licence, Master

Année d'Expérience Requise : 3 ans

Lieu du Travail : Niger

Date de Soumission : 07/12/2023

Description de l'emploi

Contexte organisationnel

La Fédération Internationale des sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) est la plus grande organisation humanitaire du monde, avec un réseau de 192 Sociétés nationales. L’objectif général de la Fédération est d’inspirer, d’encourager, de faciliter et de promouvoir toutes les formes d’activités humanitaires des Sociétés nationales en vue de prévenir et d’atténuer la souffrance humaine et de contribuer à maintenir et à la promotion de la dignité humaine et de la paix dans le monde. La Fédération s’efforce de répondre aux besoins et d’améliorer la vie des personnes vulnérables avant, pendant et après les catastrophes, les urgences sanitaires et d’autres crises.

POSTE 1 : Agent principal, ressources humaines et administration

Objectif du travail

A – RESSOURCES HUMAINES

1. Gestion du Recrutement :

Gérer l’ensemble du processus de recrutement des délégués et du personnel national – de l’annonce et de la sélection, en passant par le contrat, jusqu’au soutien et au briefing pour le début de l’emploi
Veiller à ce que les descriptions de poste soient appropriées et pertinentes d’un point de vue technique en assurant la liaison avec les unités techniques concernées
Effectuer la classification des emplois en fonction des postes de la grille des salaires
Créer/annoncer et gérer les postes vacants sur IFRCjobs
Coordonner les annonces de postes vacants à l’extérieur
Examiner les candidatures, assurer la liaison avec les gestionnaires et autres responsables des ressources humaines concernant les candidats présélectionnés
En collaboration avec les principales parties prenantes (délégations et unités techniques), s’assurer que les candidats présélectionnés sont aptes en procédant à des entretiens de compétence et de motivation
Promouvoir l’équité, la transparence et la cohérence dans le processus de sélection.
Offre stratégique et adaptée aux candidats sélectionnés (personnel national)
Assurer la liaison avec Nairobi pour le personnel international
Assurer la liaison avec les Sociétés nationales pour les candidats parrainés
Partager la mise à jour hebdomadaire des opérations de recrutement
Soutenir des processus de recrutement efficaces et rapides dans ou en dehors de la région du groupe de la RDC, en étroite collaboration avec la région Afrique.

2. Administration des RH

S’assurer du respect des procédures et des normes de la FICR an matière de gestion des ressources humaines
Veiller à ce que tous les aspects de l’administration des ressources humaines – apports de Dynamics365, gestion des contrats, dossiers du personnel – soient gérés et complétés efficacement.
Veiller à ce que tous les processus RH soient conformes aux lois qui nous régissent (loi sur le travail, statut du personnel, code de conduite)
Veiller à ce que les informations relatives aux délégués/personnel soient communiquées à l’Administration pour que ceux-ci aient une carte d’identité et des cartes de visite à leur arrivée
Préparer et organiser, en collaboration avec les autres services, l’accueil des nouveaux membres du personnel (note de bienvenue, calendrier des briefings, supervision du processus de briefing des délégués et du personnel national etc.)
Mettre à jour les dossiers du personnel ( dossiers physiques et électroniques)
Suivi des contrats de personnel (date de début, date de fin et prolongation si nécessaire)
Suivre les assurances du personnel local avec la Caisse Nationale de Sécurité Sociale RDC (CNSS)
Veiller à ce que les délégués et le personnel national accomplissent leurs formalités de fin de mission avec tous les départements avant le départ en collaboration avec les autres départements
Suivi de la période d’essai et gestion, en collaboration avec les supérieurs hiérarchiques, de la fin de la période d’essai conformément aux lignes directrices des RH
Mettre à jour régulièrement le statut des congés ou le système de planification des congés
Travailler en étroite collaboration avec le responsable de l’administration pour prendre les dispositions relatives au voyage, à l’hébergement et aux visas des délégués internationaux ou du personnel national entrants et sortants.

Tâches et responsabilités du poste

3 . Gestion de la paie – Rémunérations et avantages

Veiller à ce que les pratiques de rémunération soient conformes au Règlement Intérieur de la Fédération et aux Lois de la RDC
Gérer l’administration de la sécurité sociale et des pensions du personnel national et veiller à leur bonne application
Préparer la liste des salaires et la faire valider et transmettre au service Finances et préparer les bulletins de paie

4. Mettre à jour et tenir à jour les fiches de paie.

Tenir à jour les informations sur les salaires et les indemnités du personnel et veiller au respect des lois et règlements en vigueur en étroite collaboration avec le DRH et le département des finances
Assurer l’approbation rapide, équitable, transparente et systématique des prestations, droits et contrats des RH
Calcul et paiement des indemnités de fin de contrat.

5. Gestion des performances

Travailler aux côtés des gestionnaires pour développer et établir les plus hauts niveaux de performance de leur personnel.
Guider les gestionnaires pour qu’ils réalisent l’ensemble des activités de gestion des performances (par exemple, fixer des objectifs, procéder à une évaluation, identifier les lacunes et contribuer à la définition des actions de formation et de développement, le cas échéant)
Fournir des conseils et un soutien aux cadres et au personnel en cas de mauvaises performances et de situations disciplinaires
Former le personnel à l’utilisation des outils pertinents, par exemple les performances en ligne, et plaider en faveur des normes les plus élevées de gestion des performances
Veiller à ce que le personnel soit évalué en temps utile et contrôler la qualité des évaluations lors de la compilation des évaluations finales pour les dossiers des RH.
Renforcement des capacités et développement du personnel
En coordination avec les unités, mettre en œuvre des programmes efficaces et opportuns de formation et de développement du personnel.

6. Gestion des relations

Suivre les questions relatives au personnel/à la gestion et soutenir/conseiller la direction et le personnel, le cas échéant, pour améliorer les relations et résoudre les problèmes.
Conseiller les délégués et le personnel national sur les politiques et les pratiques en matière de ressources humaines, défendre les intérêts du personnel auprès de la direction, consulter l’unité juridique, le responsable de la santé et le conseiller en matière de stress, le cas échéant, sur les questions touchant le personnel, y compris la santé au travail et les questions liées au stress
Organiser des formations pour le personnel sur les politiques des ressources humaines
Développer les compétences du personnel par la gestion et la supervision des différentes formations (internes, externes, sur le terrain ou au siège).
Maintenir un système de classement sûr et sécurisé pour les documents relatifs aux ressources humaines.

7. Relations latérales

Assurer des relations de travail efficaces avec les collègues de l’unité RH à tous les niveaux dans la Région Afrique et au niveau du Secrétariat de Genève.
Appuyer les Sociétés Nationales des différents pays du Cluster au besoin en matière de Ressources Humaines.

Tâches et responsabilités du poste (suite)

A-Administration

Sous la supervision du Coordinateur de l’administration et Finance, s’assurer que les tâches suivantes sont bien exécutées :

La mise en œuvre de toutes les activités administratives
La gestion, l’entretien et l’utilisation du téléphone et des communications connexes;
Assurer l’entretien des installations de bureau.
Assurer le briefing Administratif à tout le personnel et aux visiteurs ;
La gestion du personnel administratif (jardiniers, ménagères, cuisinières, secrétaire…)
Mettre en œuvre le système de gestion des performances
Assurer la supervision des activités locales liées aux voyages et aux transports (taxis et véhicules de location) pour le personnel local et les visiteurs étrangers.
Assurer la supervision et le paiement des factures relative’s aux bureaux, à l’administration et à la gestion des installations.
Veiller au respect des procédures d’enregistrement pertinentes et à notre présence dans le pays;
Responsable de l’entretien des baux des installations. Responsable de la maintenance des baux ;
Gérer les questions relatives à l’assurance des Bureaux, Résidences et entrepôts de la Délégation.
Préparer, mettre à jour et transmettre à la compagnie d’assurance la liste du personnel pour la couverture santé .
Veiller à ce que le personnel travaille dans un environnement propice ;
Relever les besoins des départements en matière de fournitures et matériels de bureau et d’entretien et s’assurer qu’ils soient disponibles pour un meilleur fonctionnement des Unités ;
Procéder aux étapes préparatoires de l’acquisition de biens et services nécessaires pour le fonctionnement des bureaux et programmes (établir le budget, le planning des achats, la comparaison des offres) en assurant le strict respect des procédures internes de la FICR en la matière.
Assurer la réception et le contrôle des commandes des consommables et fournitures de bureau.
Superviser l’entretien et la maintenance des bureaux et résidences des Délégués ;
En concertation avec le département Logistique, participer aux inventaires physiques du bureau et des résidences des délégués et mettre à jour les rapports d’inventaire trimestriels et annuels ;
Prendre toutes les dispositions nécessaires au suivi des délais de renouvellement des contrats;
Gérer le stock des fournitures/matériels de bureau et d’entretien au quotidien ;
Assurer la recherche et la gestion des résidences des délégués (contact avec les agences immobilières, élaboration des projets de bail, suivi de la maintenance);
Prendre les dispositions relatives au voyage, à l’hébergement et aux visas des délégués internationaux ou du personnel national entrants et sortants ;
Gérer la liste des contacts du personnel ainsi que la base de données du personnel

C- Gestion des risques

Assurer le respect par tous les groupes de clients de toutes les procédures opérationnelles standard (POS) dans les activités liées à la planification des effectifs et au bien-être du personnel.
Maintenir un système de classement sûr et sécurisé pour les documents relatifs aux ressources humaines et administration.

D- Relations latérales

Assurer des relations de travail efficaces avec les collègues de l’unité RH et Administration à tous les niveaux dans la Région et au niveau du Secrétariat de Genève.
Autres:
Veiller au respect et à l’application des procédures administratives et RH de la Fédération

Éducation

Domaine pertinent du diplôme universitaire ou en sciences sociales,en Ressources Humaines, en Finance ,en gestion ou équivalent

Qualification professionnelle en RH et inscription auprès d’un organisme professionnel de RH
Une qualification de troisième cycle est un avantage supplémentaire
3 ans de pratique professionnelle pertinente en matière de RH et d’administration

Expérience

Expérience en matière de facilitation des processus de recrutement et d’embarquement
Expérience en matière de procédures d’achat
Expérience de travail pour la Croix-Rouge et le Croissant-Rouge
Expérience de travail avec des organisations gouvernementales et non gouvernementales internationales humanitaires, des autorités et des agences
Expérience du traitement des informations confidentielles
Expérience en matière de relations avec les employés
Expérience dans la préparation de la paie du personnel

Connaissances, compétences et langues

Capacité à travailler en toute intégrité et confidentialité
Capacité à communiquer avec les employés internes et les associés externes à tous les niveaux
Capacité à travailler dans un environnement interculturel, inter fonctionnel et multiculturel
Autonomie dans les ordinateurs (Windows, tableurs, etc.) et en informatique (Microsoft Office, base de données, courrier électronique, Outlook)
Excellentes compétences en matière d’organisation, de planification et d’influence
Compétences en matière de formation et de développement du personnel
Compétences diplomatiques
Savoir parler et écrire couramment le Français et l’Anglais
Connaissance des langues locales