L’organisation humanitaire mondiale ADRA recrute pour ces 03 postes (22 Juin 2024)

RÉSUMÉ

Fournit un soutien global à la mise en œuvre des programmes de conformité organisationnelle et d’audit interne de l’organisation et sert de soutien local pour les enquêtes internes, les examens de conformité et les activités d’audit interne. Supervise les enquêtes dans le pays et, le cas échéant, mène, coordonne et/ou collabore à des enquêtes avec des experts en la matière concernés dans d’autres unités commerciales. Fournit des conseils aux enquêteurs du pays et aux autres responsables locaux de la conformité (LCO), selon leur affectation. Dirige le processus d’identification et d’évaluation des risques d’ADRA RD Congo avec les principales parties prenantes. Soutient la mise en œuvre de contrôles de gestion et d’atténuation des risques pour garantir le respect des lois et réglementations internationales applicables ; les exigences des donateurs ; et Politiques, procédures et normes de conduite de l’organisation. Termine les programmes de tests de conformité et d’audit interne à ADRA RD Congo.

Résultats clés du poste :

Mise en œuvre du programme de conformité :  fournit un soutien global pour le développement et la mise en œuvre du programme de conformité de l’organisation, y compris la formation et les communications en matière de conformité, les rapports internes et l’intégration de la conformité dans les activités de l’organisation.

Tests de vérification de conformité en cours :  exécuter les vérifications de conformité assignées aux opérations d’ADRA RD Congo, aux organisations sous-récipiendaires/partenaires et à d’autres entités connexes, selon les besoins.

Enquêtes :  aide l’équipe de conformité à superviser et à mener des enquêtes susceptibles d’impliquer une mauvaise conduite de la part d’employés, de sous-bénéficiaires, d’agents ou de fournisseurs dans les bureaux de l’organisation en s’associant avec d’autres responsables du département, par exemple les ressources humaines, les programmes, etc. Met en œuvre les meilleures pratiques pour garantir que les enquêtes sont impartiales. en temps opportun et mené conformément à la politique et aux protocoles de l’organisation et aux normes de l’industrie.

Problèmes de conformité :  s’assure que le personnel connaît les canaux appropriés pour signaler les problèmes de conformité et se coordonne avec les responsables du ministère pour assurer un suivi approprié des problèmes de conformité et d’audit. Coordonne avec ADRA International, etc. pour mettre en œuvre des initiatives clés.

Évaluation  et atténuation des risques :  réalise des évaluations des risques et élabore des plans de gestion et d’atténuation des risques pour garantir le respect des lois et réglementations applicables ; les exigences des donateurs ; et Politiques, procédures et normes de conduite de l’organisation. Aide à la mise en œuvre des plans de gestion et d’atténuation des risques. Accompagne toutes les parties prenantes dans le processus d’identification des risques. Soutient l’élaboration d’un tableau de bord des risques au niveau national et régional, selon les besoins.

Assurance de la conformité :  fournit une formation et un soutien continus dans les domaines de la conformité, en garantissant que les règles et réglementations des donateurs sont intégrées. Soutenir l’assurance de conformité clé, y compris le déploiement de mécanismes efficaces et efficients pour prévenir, détecter, identifier et corriger le non-respect des lois et réglementations applicables, des exigences des donateurs et des politiques et normes de l’organisation.

Exécuter les activités d’audit interne.

un. Constatations, recommandations et suivi :  Coordonne avec le directeur financier les audits réguliers des transactions de l’organisation et des subventions des donateurs, le suivi par l’organisation du programme des sous-récipiendaires et des rapports financiers et le respect des exigences des donateurs, les registres comptables, les achats, la gestion des fournitures et des équipements, les sous-attributions, les bénéficiaires prévus et les participants à la formation, les dossiers RH, les listes de contrôle et les exercices de clôture des récompenses, ainsi que les systèmes de contrôle de la conformité aux principes et pratiques généralement acceptés, aux politiques de l’organisation et aux exigences des donateurs.

b.  Rapports : rend compte des conclusions et suit un rapport concis dans un format bien conçu et convivial ainsi qu’un plan d’actions correctives qui comprend les réponses de la direction, les mesures correctives prises/à prendre, la date limite pour les mesures correctives que la direction du bureau de pays doit signer.

c.  Audits des bureaux de pays et des sous-récipiendaires :  participe au processus d’audits externes des bureaux de pays et des sous-récipiendaires et aide au suivi et à la clôture des conclusions de l’audit.

*  Gestion de projet et participation :  dirige, gère ou participe à des équipes de projet interfonctionnelles.

Profil recherché :

Éducation, formation et expérience requises :

Baccalauréat et 5 à 10 ans d’expérience dans des fonctions de conformité ou d’audit, dont un minimum de 4 ans d’expérience dans la conduite d’enquêtes, d’examens de fraude ou d’enquêtes de conformité dans le secteur humanitaire ou privé.

5 ans d’expérience internationale dans le domaine des organisations à but non lucratif, y compris avec les exigences réglementaires et juridiques des subventions et des contrats financés par l’USAID et des fondations.

Doit parler couramment le français et l’anglais.

Préférer : Certified Fraud Examiner (CFE) ou équivalent du pays hôte préféré

Préférer : Expérience en gestion des risques d’entreprise (ERM)

Préférer : Auditeur interne certifié (CIA)

Compétences minimales requises pour l’emploi

Développement d’un programme de conformité : Connaissance fondamentale des éléments d’un programme de conformité efficace et capacité à opérer dans un contexte matriciel international.

Règlements et exigences de conformité : Connaissance fondamentale des lois, réglementations et politiques applicables aux ONG internationales travaillant dans le cadre de subventions et de contrats financés par l’USAID, d’autres gouvernements, des fondations et autres.

Supervision des enquêtes : Bonne connaissance des normes, principes et techniques d’enquête généralement reconnus. Capacité à fournir des orientations à d’autres agents de conformité et d’enquête et à interagir avec les clients internes et externes concernant les problèmes identifiés.

Capacités d’enquête : Capable d’identifier les problèmes, d’analyser les données, de résoudre des problèmes et de porter des jugements indépendants. Connaissance approfondie des techniques d’entretien et compétences avancées d’écoute active. Capacité à rédiger et finaliser des rapports écrits complets détaillant les résultats des enquêtes. Expérience dans la conduite d’enquêtes sur les médias sociaux et les sources publiques.

Planification et gestion de programmes et de projets : compétences intermédiaires en matière de gestion et de planification de programmes et de projets pour atteindre les objectifs de performance, y compris l’achèvement en temps opportun des enquêtes et de la gestion des risques connexes.

Formation et développement : Capacité à développer et à dispenser une formation à des petits et grands groupes de personnel.

Normes d’audit interne : Connaissance et compréhension de base des normes professionnelles d’audit interne définies par l’Institut des auditeurs internes (IIA) ainsi que du cadre de contrôle interne COSO.

Rapports d’audit : Capacité à élaborer des rapports d’audit conformément aux normes.

Règles et réglementations internationales du gouvernement américain, des donateurs et des organisations : connaissance avancée des règles et réglementations du gouvernement américain, notamment de l’USAID, du CDC, et connaissance avancée des règles d’autres donateurs.

Compétences organisationnelles minimales requises

Compétences analytiques, de communication et d’influence : capacité d’analyse avérée et compétences approfondies en communication écrite et orale, y compris la capacité de persuader les autres à tous les niveaux de l’organisation.

Compétences multitâches : Capacité à gérer plusieurs initiatives en même temps et à travailler en coopération avec plusieurs parties prenantes.

Autogestion et travail d’équipe : Capacité à travailler de manière indépendante et en tant que membre d’une équipe, capacité à prospérer dans une organisation matricielle, capacité à être minutieux et capacité à gérer efficacement le stress dans un environnement en évolution rapide.

Langues : Capacité avérée à écrire et à parler en français et en anglais

Confidentialité :  Capacité avérée à maintenir la confidentialité sur les questions liées au travail

Responsabilité humanitaire :

Assurez-vous du respect par les membres de l’équipe du code de conduite d’ADRA ainsi que du respect des Principes de Responsabilité Humanitaire et signalez-en immédiatement à votre superviseur, afin de dénoncer tout acte ou comportement répréhensible (Fraude, Viol, trafic d’influence, exploitation et abus sexuels… ) d’un partenaire ou agent d’ADRA.

ADRA garantit que les dénonciations et plaintes sont traitées en toute confidentialité.

Voyage

Déplacement requis (au moins 30%).

Exigences mentales/émotionnelles :

Doit être capable de travailler dans un environnement au rythme rapide et axé sur le service à la clientèle ; exécuter les tâches sous pression et respecter les délais en temps opportun ; travailler en équipe et réaliser des missions de manière indépendante ; recevoir les instructions des superviseurs ; exercer des compétences en résolution de problèmes ; et d’interagir avec les collègues, les superviseurs, les employés du réseau, les donateurs et le public de manière professionnelle et agréable.

Application

Exigences de candidature à un emploi :

Lettre de motivation adressée au Responsable des Ressources Humaines

Curriculum vitae)

Copies des diplômes et certificats de formation et d’éducation

Copies des certificats de travail

Copies des pièces d’identité

Les candidats intéressés et qualifiés doivent soumettre leur candidature au format PDF uniquement à l’adresse e-mail suivante : [email protected]

Tous les candidats DOIVENT indiquer le numéro d’annonce de poste pour lequel ils postulent dans l’objet de l’e-mail. Ex. ADRA RDC TDZ – Coordonnateur de la conformité du programme /36/RH/06-24

RESPONSABILITÉS

Support administratif général:

Apporter de manière professionnelle un soutien administratif en général au bureau principal du projet Tudienzele à Tshikapa et aux bureaux terrain notamment (KAMONIA, KANZALA, KAMWESHA, MUTENA),

Gérer les courriers de services (entrant et sortant) en accusant réception et les rediriger vers les départements intéressés ; et soutenir le classement, la saisie des données et la rédaction des correspondances suivant les instructions données, (maintenir à jour le classement des documents et les archives) ;

Assister à la bonne gestion des services du bureau (service de gardiennage et de ménagerie, cuisinière, gestion système de l’électricité/ de l’eau, système des heures de service etc.)

Assurer une relation continue avec les services de l’administration publique (CNSS, ONEM, SONAS, DGRKAS, Fournisseur de crédit de communication, etc) 

Gestion logistique :

Prendre les dispositions avec le service logistique pour les voyages de terrain (titres de voyage, ordre de mission, pick up aéroport), et pour les réunions internes (invitations, réservation de salles de conférence, repas, fournitures, liste de présences, etc.) en assurant le suivi d’exécution des bons de commandes avec les fournisseurs sélectionnés ;

Procéder aux différentes réservations (booking) internes de tout mouvement aérien auprès de UNHAS et même de vols commerciaux.

Procéder aux différentes réservations (booking) des hôtels pour les différents visiteurs.

Assurer le suivi avec la logistique des travaux exécutés par les prestataires des travaux de maintenance du bureau, l’approvisionnement permanent en eau potable et d’usage commun, ainsi que l’ordre du bureau ;

Suivre la consommation de l’eau aux bureaux et alerter en cas de diminution du stock en vue du réapprovisionnement à temps ;

Assurer la disponibilité et la gestion des stocks des consommables du bureau et (y compris le classement hebdomadaire des fiches d’utilisation journalière)

Faire des demandes de besoin (réquisition) dans le cadre des activités rentrant dans les termes de l’Administration

Gestion administrative et financière :

Assister dans les acquisitions tout en servant de point d’entrée du processus d’achat des biens et services (réception des réquisitions/demandes d’achat avec documentation de support pour collecte des signatures et approbations requises, collecte des cotations),

Gérer efficacement le tableau de bord de suivi des différents contrats de bail et de services (nettoyage et entretien bureaux, gardiennage, soins médicaux, gestions des assets ….), prévenir leurs dates d’expiration et préparer leur renouvèlement ;

Préparer les déclarations de l’IRL, les faire signer et les déposer auprès de l’administration fiscale provinciale pour les notes de perception à présenter au service des finances pour le paiement. Et une fois payées, les faire apurer et ensuite, classer les éléments dans le dossier y afférent ;

Coordonner avec le service des finances la soumission des déclarations trimestrielles des sommes versées aux tiers du bureau ;

Suivre de soins médicaux du personnel du projet,

Appui aux ressources humaines :

Mettre mensuellement à jour le contact list de staff avec les infirmations de base (noms, fonctions, adresse email professionnel, numéro de téléphone, etc) afin de communiquer cela a l’ensemble du personnel du projet

Participer à l’établissement des différents états de lieux (d’entrée et de sortie) des différents sous bureaux ;

Assurer la gestion mensuelle des crédits de communication et Internet du staff avec les différents fournisseurs.

Santé et bien-être du personnel :

Effectuer les évaluations périodiques nécessaires pour garantir que l’organisation offre un environnement sain et sûr à tous les employés, y compris les équipes d’enquête,

Assurer à faire des propositions des bonne politiques /pratiques sur le bien-être du personnel du projet sur les conditions générales du travail et la gestion de stress

Effectuer toute autre tâche assignée par la hiérarchie

Profil recherché :

QUALIFICATION MINIMALE REQUIS :

Diplôme minimum de Licence (BAC+5) en Sciences de Gestion et de l’Administration.

EXPÉRIENCE MINIMALE, COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS PRÉFÉRÉES

 Minimum 3 ans d’expérience en gestion administrative, préférable dans les ONG internationales ;

Compréhension approfondie des procédures de gestion du bureau,

Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles ; capacité à respecter la confidentialité et à fournir et recevoir des retours constructifs ;

Connaissances informatiques avec des compétences préférables dans Microsoft Word, Excel, Outlook et PowerPoint ;

Excellente compétence en analyse et résolution de problèmes ;

Capacité à maintenir un haut niveau d’exactitude et de confidentialité concernant les dossiers de l’organisation ;

Capacité à fonctionner de manière autonome ; axé sur les résultats ; soucieux des détails

Solides compétences organisationnelles et analytiques, bonne attention aux détails

Compétences très organisées et efficaces en matière de gestion du temps et des tâches

Flexible, honnête et digne de confiance avec un solide éthique de travail

Doit être proactif, efficace et assidu dans le travail

Avoir une attitude professionnelle positive et à l’intérieur et même à l’extérieur de son lieu de travail afin de valoriser la mission, la vision et les valeurs du programme

Excellente capacité en français et bon niveau d’anglais (parlé et écrit)

COMMENT POSTULER

  Le dossier doit contenir :

Lettre de motivation adressée au Responsable des Ressources Humaines

Curriculum vitae

Copies des diplômes et attestations des formations et études

Copie des certificats de travail

Copie des pièces d’identité

Les candidats intéressés et qualifiés doivent soumettre leur candidature en version PDF, uniquement à l’adresse électronique ci-après : [email protected]

Tous les candidats DOIVENT indiquer le numéro de l’avis de vacance pour lequel, ils/elles soumettent leur demande d’emploi à l’objet de l’email.

Ex. ADRA RDC TDZ – Officier Administrateur/35/RH/06-24

RESUMÉ DU POSTE

Le commis aux finances est chargé d’organiser les documents physiques et les dossiers, en veillant à l’efficacité de l’accès, du stockage et de la préservation de l’information. Il gère efficacement la numérisation, l’étiquetage et l’archivage des documents et dossiers financiers, en veillant à ce qu’ils soient exacts et complets, conformément aux procédures de l’organisation.RESPONSABILITÉS

Numéroter et étiqueter de manière séquentielle les dossiers des boîtes de pièces justificatives pour en faciliter la consultation et la recherche.

Organiser et maintenir les archives des pièces justificatives du département des finances en établissant des projets et en classant les références.

Scanner, copier et classer mensuellement toutes les transactions financières et les documents justificatifs, en assurant l’archivage électronique sur le serveur d’ADRA ou tout autre endroit demandé.

Apposer le cachet « PAID » sur les documents pertinents avant de les scanner et de les archiver.

Aider à la préparation, à la récupération et à la numérisation/à la fourniture d’échantillons d’audit pour l’examen des auditeurs.

Envoyer des mémos à Administration.

Examiner les feuilles de temps et veiller à ce qu’elles soient complètes en assurant le suivi des signatures manquantes.

Fournir un soutien administratif au département financier, notamment en matière de classement, de photocopie et de saisie de données.

Collaborer avec les membres de l’équipe pour garantir le respect des politiques et procédures financières.

Effectuer toute autre tâche liée aux finances et à l’administration confiée par le superviseur.

AUTRES TÂCHES :

Participer à la préparation des demandes de paiement et à l’émission des chèques.

Gérer la petite caisse et la réapprovisionner si nécessaire.

Aider le bureau des ressources humaines à numériser les documents sur demande

Profil recherché :

PROFIL – EXIGENCE ET QUALIFICATION DU POSTE

Diplôme en finance, comptabilité ou dans un domaine connexe. Une certification en gestion de bureau, en archivage ou des qualifications professionnell

QUALITÉS ET COMPETENCE

Souci du détail et capacité à maintenir la précision dans la numérisation et l’organisation des documents.

Compétences informatiques de base, notamment en matière de gestion de fichiers et de saisie de données.

Capacité à travailler de manière indépendante et efficace avec un minimum de supervision.

Solides compétences en matière d’organisation et de gestion du temps.

Respect de la confidentialité et discrétion lors de la manipulation d’informations sensibles endurance physique et capacité à soulever et à déplacer des boîtes de documents, le cas échéant.

Aptitude à communiquer efficacement et à travailler en équipe.

Volonté d’apprendre et de s’adapter à de nouvelles tâches et responsabilités.

COMMENT POSTULER

Le dossier doit contenir :

Lettre de motivation adressée au Responsable des Ressources Humaines

Curriculum Vitae

Copies des diplômes et attestations des formations et études

Copies des certificats de travail

Copie des pièces d’identité

Les candidats intéressés et qualifiés doivent soumettre leur candidature uniquement Au bureau de ADRA/Tshikapa : Quartier Kamalenga, Blv Lumumba (Réf à 200m du parquet de Tshikapa)

Tous les candidats DOIVENT indiquer le numéro de l’avis de vacance pour lequel, ils/elles soumettent leur demande d’emploi sur l’enveloppe

Ex. ADRA DRC TDZ – Finance Clerck /33/RH/06-24