L’organisation humanitaire MERCY CORPS recrute pour ces 03 postes (21 Décembre 2023)

Les fonctions essentielles de ce poste : 

Sous les conseils et la supervision du Manager logistique, le/la Assets and Property Controller sera responsable de :

• S’assurer que toutes les activités de gestion des assets et documentations sont en conformité avec les procédures, règles, politiques, formulaires de Mercy Corps ;
• Organiser et coordonner les réceptions/livraisons, assurer les vérifications, encodages et enregistrements de tous les bien nouvellement acquis dans la base de données ;
• Organiser, ranger et étiqueter tous les biens et équipements dans les entrepôts ;
• Suivre et enregistrer systématiquement tous les mouvements des biens dans les registres et mettre à jour les étiquetages physiques dans les entrepôts et mettre à jour quotidiennement la base de données de la gestion du patrimoine de Mercy Corps RD Congo ;
• Effectuer des inventaires, vérifications et comptage physiques périodiques et faire des réconciliations pour garantir la conformité des informations contenues dans la base de données et les réalités physiques ;
• Centraliser les données et Compiler les rapports hebdomadaires, mensuel et trimestriels des assets, corrige les rapports de réception, les statuts et partage avec sa hiérarchie.
• Effectuer des inventaires physiques périodiques (mensuel, annuel, circonstanciel, etc.) produire des rapports d’inventaires et de gestion de bonne qualité et dans le délai ;
• S’assurer que tout mouvement d’assets sont systématiquement enregistrés, documenté et approuvés par les personnes autorisées.
• S’assure que les documents sont archivés selon les procédures Mercy Corps.
• S’assurer que tous les formulaires liés à la gestion des assets sont mis en place et sont à jour.
• S’assurer de la sécurisation du matériel et équipements;
• Mettre à jour la base de données électronique tous les mois et fournir une copie électronique au superviseur ; une copie papier est imprimée, signée et classée dans le dossier des actifs ;
• Conseille ses collègues sur les directives d’utilisation des équipements de Mercy Corps.

Profil requis:

• Avoir un diplôme d’études supérieures de niveau d’au moins bac + 3 en gestion logistique, gestion financière ou comptable, administration des affaires, gestion des entreprises ;
• Avoir au moins 3 ans d’expérience en gestion logistique, la gestion des ressources/gestion du patrimoine ou de gestion des actifs ou la gestion financière et comptable en milieu des ONG ou organisations internationales ;
• Avoir une bonne connaissance de la réglementation des bailleurs de fonds internationaux, notamment de l’USAID en matière des assets et des ressources ;
• Avoir une très bonne maitrise de MS Office (Word, Excel, Explorer, Outlook, etc.) et de la gestion de bases de données ;
• Avoir une très bonne connaissance du français parlé et écrit, une bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit est un atout ;
• Être organisé (e), méthodique et rigoureux.

Facteurs de succès

• Une compréhension claire de l’éthique des achats ainsi que la volonté et la capacité de se conformer à la politique de Mercy Corps et des donateurs ;
• Un haut niveau d’intégrité personnelle, honnêteté et transparence dans toutes les opérations;
• Une capacité démontrée de travailler rapidement avec précision et de s’adapter au changement des activités des programmes ;
• Un esprit créatif, de proposition et de proactivité ;
• De fortes capacités organisationnelles.

 Liens hiérarchiques :

• Sous la supervision directe du Manager logistique ;
• Superviseur direct de l’Officier Assets et l’Officier Magasin de Goma ;
• Collabore au quotidien avec tous les logisticiens de Mercy RDC des différentes bases, les chefs de bases, l’équipe sécurité, l’équipe finance, les équipes programmes et l’équipe Ethique & Compliance.
• Collaborer directement avec l’équipe Approvisionnements pour les vérifications, contrôles de qualités et les recépions/livraisons des nouvelles acquisitions.

Gestion administrative et opérationnelle des véhicules

• S’assurer que tous les véhicules de Mercy Corps disposent des documents administratifs afférents à leur mise en circulations (carte grise, assurance, visites techniques, taxes et cartes de sorties/entrées pour les véhicules traversant au Rwanda, etc.), veiller à leur mise à jour régulière ;
• Coordonner, organiser, planifier et gérer la répartition et les affectations des véhicules sur toute la mission de façon à répondre au mieux possible aux besoins des mouvements des différents départements et différentes bases ;
• Coordonner l’évaluation des besoins en chauffeurs, le développement de leurs plannings de travail et en assurer le suivi de leur mise en œuvre ;
• S’assurer que les chauffeurs comprennent bien les politiques de Mercy Corps en matière de conduite et d’utilisation des véhicules ;
• S’assurer que les chauffeurs utilisent correctement les outils et documents de bord des véhicules, qu’il remplissement correctement les Log Sheets et tous les différents formulaires de bord ;
• S’assurer que les chauffeurs comprennent et respectent le système d’enregistrement des mouvement et d’encodage des Log sheets des véhicules ;
• Centraliser, vérifier et compiler les données encodées et les soumettre à son superviseur dans le délai pour le rapportage mensuel ;
• Faire le suivi de consommation de carburants, lubrifiants, des réparations et entretiens de chaque véhicule et encoder systématiquement les données ;
• Coordonner et communiquer efficacement avec le personnel et les chauffeurs pour assurer la mise en œuvre effective du système de réservation et de mise à disposition des véhicules via l’application Podio ;
• Organiser, classer, archiver et gérer toute la documentation de la flotte ;
• Assurer la gestion des chauffeurs de Goma, renforcer leurs capacités en connaissance et maîtrise des politiques et procédures de Mercy Corps, créer et maintenir un environnement de travail de respect mutuel et épanouissant pour les chauffeurs ;
• Compiler les données et élaborer le rapport de la gestion de la flotte, effectuer une analyse technique et économique des données de la flotte et faire des recommandations pour des actions correctives nécessaires et cas de surconsommations et de surcoûts opérationnels.

Il/elle suit et analyse les consommations de carburant et supervise les réparations.

Il analyse les rapports de suivi des bases, les synthétise et les transmet au chef d’équipe logistique.

• Assurer le suivi de la technique et de conduite des véhicules des chauffeurs en contrôlant la vitesse des véhicules ;
• Mettre en place un plan de suivi des entretiens et réparations de routines, y compris des systèmes électriques, froid et climatisation de tous les véhicules ;
• Faire les diagnostiques des pannes mécaniques et électriques et effectuer directement les travaux de petites réparations et les services A des véhicules ;
• Faire la contre contrexpertise des diagnostiques et des devis des garages pour les réparations et recommander des actions appropriées à prendre ;
• Faire le suivi des réparations des véhicules auprès des garages et approuver tous travaux de réparations des véhicules avant les paiements des factures des prestataires ;
• Vérifier la validité de tous les documents de véhicules, y compris la date d’expiration de l’assurance et d’autres documents administratifs réglementaires ;
• Faire les services A et les petites réparations.
• Programmer les rendez-vous d’entretien et de réparation et servir de point focal avec les garages sur les questions d’entretiens et de réparations des véhicules ;

PROFIL REQUIS

• Avoir un diplôme d’études supérieures en mécanique automobile ou tout autre domaine pertinent ;
• Avoir au moins 5 ans d’expérience professionnelle comme mécanicien automobile en milieu des ONG/organisations internationales ou avoir travaillé pendant au moins 5 ans en tant que mécanicien auto, dans un grand garage de renommée nationale ou internationale ;
• Avoir une excellente connaissance théorique et pratique des composants mécaniques, électriques et électroniques et des systèmes et méthodes de diagnostic des véhicules 4X4 ;
• Avoir une aptitude physique pour effectuer le travail de mécanicien, y compris le manœuvre des outils et équipements lourds de travail mécanique ;
• Avoir une bonne expérience dans la planification et la gestion des entretiens et le suivi des réparations ;
• Avoir une très bonne connaissance des règles de conduite, de sécurité routière et des règles de sécurité générale ;
• Avoir une très bonne capacité et des aptitudes solides pour gérer une grande équipe de chauffeurs ;
• Avoir une bonne connaissance des outils de communication de sécurité (Track 24, GPS, radio HF, VHF) ;
• Avoir une expérience d’au moins 3 ans dans la gestion d’un parc automobile de plus de 10 véhicules;
• Avoir une bonne connaissance du MS Office (Excel, Word, Outlook, power point, etc.) ;
• Avoir une excellente maîtrise du français parlé et écrit. La connaissance de l’anglais parlé et écrit est un avantage ;
• Au moins cinq ans d’expérience en tant que chauffeur pour une organisation internationale.
• Avoir le permis de conduire valide et une bonne expérience de la conduite de véhicules 4WD en terrain et zones difficiles.

FONCTIONS ESSENTIELLES :

• Appuyer dans le suivi maintenance et réparation du parc automobile et générateurs ;
• Appuyer le suivi et la gestion des mouvements des véhicules ;
• Appuyer dans la production des rapports mensuel de consommation carburant véhicule et générateur;
• Appuyer dans l’élaboration le rapport mensuel maintenance et réparation véhicules et générateurs;
• Assurer la gestion des archives de la flotte (rapports, dossiers achats véhicules et générateurs, documents d’assurance, docs véhicules, docs du chauffeurs …);
• Assurer l’approvisionnement en carburant des véhicules et générateurs;
• S’assure que le logsheet des véhicules et générateurs sont en place, bien renseignés suivis (systématiquement renseignés) et bien archivés.
• S’assurer que les documents administratifs et autres documents de bord du véhicule sont à jour et bien suivis (assurance, vignette, carte grise, attestation de visite technique,)
• S’assurer que les équipements de secours du véhicule sont en place (roue de secours, first aid, triangle de signalisation, trousse de clés secours,)
• S’assurer que tous les documents du véhicule sont au complet et bien gérés, bien rangés
• Il/elle s’assurera que la politiques et SOP en matière de gestion des assets/actifs de Mercy Corps soient correctement mises en application. Il/elle s’assurera du respect des règles des bailleurs en matière de gestion des assets/actifs.
• Former toute l’équipe sous sa supervision sur le cycle de vie des actifs
• Suivre le mouvement des assets ;
• Enregistrer et étiqueter tous les assets ;
• Archiver les documents de gestion des assets (fiches de mouvement des assets, Assets registers, waybills, Fiche de remise et d’affectation d’équipement, rapports assets, rapport d’inventaire physique des assets) ;
• Assurer le suivi et la mise en application de la politique des pertes et endommagement des actifs;
• S’assurer que toutes les nouvelles politiques et SOP sur la gestion des assets soient diffusées et expliquées au personnel en charge de gérer les actifs;
• Appuyer à la consolidation et préparation des rapports de gestion des actifs de fin fiscale;
• Assister les programmes à la préparation des rapports de gestion des assets des programmes qui ferment;
• Assurer l’inventaire physique périodique des assets (une fois chaque trois mois);
• Assurer l’inventaire annuel en collaboration avec le contrôleur des assets et les finances,
• Appuyer les processus de disposition des assets dans le respect des règles des bailleurs et de la législation locale—Donation, transfère –déclassement et ventes aux enchères des assets/actifs,
• Appuyer dans la préparation des rapports mensuels des assets,
• Appuyer dans l’élaboration du rapport mensuel de gestion des Assets.

Gestion des stocks / magasins

• Assurer la sécurité des biens entreposés,
• Effectuer des vérifications et inventaires périodiques des biens en magasin,
• Assurer les réceptions/ sorties de stock,
• Assurer le rangement du stock,
• Assurer la tenu ajours des outils de gestion de stock (fiche de stock, registre de stock, bon de sortie…),
• Elaborer le rapport mensuel de gestion de stock.

Supervision

• Préparer et tenir à jour des descriptions des postes des supervisés,
• Superviser les chauffeurs, les orienter dans leur travail, définir leur priorité et les évaluer conformément à leur plan annuel de travail;
• Apporter un appui technique au personnel chargé de la gestion administrative et au besoin aux organisations partenaires locales;
• Appuyer dans la gestion des performances du personnel et tenir des formations à leur endroit le cas échéant;
• Promouvoir le respect des valeurs de MC et du code de conduite au sein de l’équipe
• Se conduit professionnellement et personnellement de manière à apporter honneur et crédibilité à Mercy Corps et à ne pas compromettre sa mission humanitaire;
• Être redevable vis-à-vis des bénéficiaires ;
• Toutes autres responsabilités qui sont assignées selon les besoins.

RESPONSABILITE DE SUPERVISION : N/A

RAPPORTE DIRECTEMENT AU : Charge Logistique

Expérience et qualifications :

QUALIFICATIONS :

• Avoir une licence ou équivalent en Administration, logistique, Transport, Transit ou informatique de gestion ;
• Avoir au minimum 2 années d’expérience a un poste similaire
• Être capable de travailler en coordination avec plusieurs unités ;
• Avoir une bonne connaissance de l’informatique ;
• Être capable d’organisation et d’assumer plusieurs tâches à la fois ;
• Avoir les capacités à apprendre vite les principes et les procédures ;
• Être capable de prendre des initiatives et de travailler indépendamment ;
• Bien parler et écrire le français ; l’anglais est souhaité.

FACTEURS DE SUCCÈS :

• Faire preuve d’une bonne capacité d’anticipation ;
• Être capable de travailler avec des informations confidentielles sans les divulguer;
• Rester calme et courtois, garder de bonnes relations professionnelles avec les collègues ;
• Savoir faire respecter son travail et expliquer ses difficultés, mais rester attentif et capable de changer ses priorités si la situation l’exige ;
• Être force de proposition pour améliorer son espace de travail et sa performance;
• Faire preuve d’intégrité, de rigueur et de transparence et être capable de demander conseils ou validation quand nécessaire ;
• Connaitre les procédures internes pour les respecter ;
• Avoir des talents variés et une habilité prouvée d’organiser et de prioriser les taches ;
• Proactivité, flexibilité, sens de l’initiative;
• Avoir la capacité de communiquer efficacement avec les membres de l’équipe ;
• Avoir la capacité d’apprendre vite, de prendre des initiatives et de rendre compte des résultats;
• Être capable d’évoluer dans un environnement multiculturel de développement international.

Date de prise de service : Février 2024

Le dossier de candidature doit comporter :

• Un CV actualisé ;
• Une lettre de motivation ;
• La copie des diplômes et des attestations de travail ;
• Un casier judiciaire en cours de validité. (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste);
• Les noms et contacts de trois personnes de référence (superviseurs directs) dont celui du dernier emploi.